Как создать свой отчет в business studio

• Что представляет собой цифровая бизнес-аналитика
• Отличительные особенности цифровой бизнес-аналитики
• Плюсы и минусы цифровой бизнес-аналитики

Рассказали, что представляет собой современная цифровая бизнес-аналитика, каковы особенности сервиса.

Что представляет собой цифровая бизнес-аналитика

Цифровая бизнес-аналитика — это использование цифровых технологий и инструментов для сбора, хранения, обработки и анализа данных о бизнес-процессах компании. Она позволяет компаниям получать более точные и своевременные данные, а также быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде.

Хотите освоить
сквозную аналитику?

Посетите регулярный мастер-класс
по аналитике от Roistat

Цифровая бизнес-аналитика включает в себя использование таких инструментов, как аналитика сайта, социальных сетей, электронной почты, мобильных приложений и других цифровых каналов коммуникации с клиентами. Она помогает компаниям лучше понимать своих клиентов, улучшать качество продуктов и услуг, оптимизировать затраты и повышать прибыльность.

Отличительные особенности цифровой бизнес-аналитики

Цифровая бизнес-аналитика отличается от традиционной аналитики тем, что она использует цифровые технологии и инструменты для сбора, хранения, обработки и анализа данных. Она также позволяет получать данные почти в режиме реального времени и использовать их для принятия оперативных решений. Кроме того, цифровая бизнес-аналитика позволяет компаниям лучше понимать потребности своих клиентов и улучшать качество продуктов и услуг, что может привести к повышению прибыльности. Однако, для внедрения цифровой бизнес-аналитики необходимы высококвалифицированные специалисты и инвестиции в технологии и обучение персонала.

Подключите сквозную аналитику Roistat

Получайте больше клиентов, не увеличивая рекламный бюджет

Плюсы и минусы цифровой бизнес-аналитики

Преимущества цифровой бизнес-аналитики

• Более точные данные. Цифровая бизнес-аналитика позволяет получать более точные данные о бизнес-процессах компании, что помогает принимать более обоснованные решения.
• Своевременная информация. Цифровая бизнес-аналитика позволяет получать информацию почти в режиме реального времени, что помогает быстро реагировать на изменения в бизнес-среде.
• Улучшение качества продуктов и услуг. Цифровая бизнес-аналитика позволяет компаниям лучше понимать потребности своих клиентов и улучшать качество продуктов и услуг.
• Оптимизация затрат. Цифровая бизнес-аналитика позволяет оптимизировать затраты на маркетинг, рекламу и другие области деятельности компании.
• Повышение прибыльности. Цифровая бизнес-аналитика помогает компаниям повышать прибыльность за счет оптимизации затрат и улучшения качества продуктов и услуг.

Недостатки цифровой бизнес-аналитики

• Сложность. Цифровая бизнес-аналитика может быть сложной и требует высокой квалификации специалистов.
• Необходимость инвестиций. Для внедрения цифровой бизнес-аналитики необходимы инвестиции в технологии и обучение персонала.
• Риск утечки данных. При использовании цифровых технологий существует риск утечки конфиденциальных данных компании.
• Необходимость анализа большого объема данных. Цифровая бизнес-аналитика позволяет анализировать большой объем данных, что может быть сложным и требует времени и ресурсов.
• Ограниченность данных. Цифровая бизнес-аналитика может быть ограничена доступностью данных или их качеством.

Сегодня я покажу, как создать свой собственный отчет в системе бизнес-моделирования Business Studio, чтобы провалидировать модель бизнес-процесса с экспертами предметной области. Пошаговое руководство по настройке сложных привязок с практическим примером.

Зачем создавать свой отчет в Business Studio: постановка задачи

Будучи сертифицированным специалистом и практикующим консультантом по Business Studio, я довольно часто сталкиваюсь с вопросом, как создать в системе свой собственный отчет. Чтобы продемонстрировать возможности этого замечательного инструмента бизнес-моделирования, который позволяет спроектировать комплексную архитектуру предприятия, в этой статье я покажу практический кейс, как сформировать нетиповой шаблон отчета. Заказчик на текущем проекте показал форму таблицы, которую его аналитики заполняют вручную, чтобы валидировать с клиентами созданные модели бизнес-процессов. В этой таблице отображаются все действия и участники бизнес-процесса, используемые программные средства, а также входящие и исходящие документы. Поскольку Business Studio позволяет формировать регламентирующую документацию по всем сохраненным объектам, целесообразно воспользоваться этой возможностью.

Однако, при всем многообразии предустановленных шаблонов, иногда они не покрывают потребностей пользователей. Например, типовые отчеты по процессам (Регламент, Описание, Документооборот) выводят запрошенные моими клиентами данные частично, но не полностью. В частности, необходимо отдельно показывать исполнителя каждого действия, в т.ч. даже если оно выполняется автоматически, т.е. каким-то программным обеспечением, а не организационной единицей. Также клиенту важно отобразить расширенное текстовое описание и всех участников каждого действия бизнес-процесса, в т.ч. тех, которые не показаны на диаграмме, маркировав степень его вовлечения.

Таким образом, структура отчета будет следующая:

1. Название процесса (с идентификатором)
2. Диаграмма
3. Таблица с параметрами действиями процесса следующего вида

Поэтому было решено создать свой шаблон отчета, используя Мастер отчетов. Как это сделать, я расскажу далее.

Пример создания нетипового отчета

Первым шагом является запуск Мастера отчетов и выбор формата итогового документа. Поскольку цель отчета – валидация бизнес-процесса, целесообразно включить в него файл диаграммы. Поэтому для улучшения читаемости я выбрала текстовый документ (MS Word):

Далее нужно выбрать класс, по объектам которого будет запускаться отчет. В нашем случае исследуется бизнес-процесс, входящие в него действия, документы, участники и ПО. Поэтому в объектной модели выбирается класс Деятельность.

Далее в открывшейся заготовке текстового шаблона отчета следует добавить привязки – переменные, значения которых будут заполнены данными конкретного объекта.

Business Studio позволяет работать с переменными различных типов, т.е. выбор привязки зависит от того, какие данные нужно вывести. Например, для отображения значений простых типов (строка, текст, число и пр.) используется привязка Объект. А для вывода диаграммы в отчете – привязка Файл.

Согласно ранее приведенной структуре отчета, придется использовать привязки следующих типов:

Поскольку отчет нужно вызывать от любого процесса, нужна динамическая привязка к источнику данных.

Далее из всех атрибутов класса Деятельность выберем нужные параметры объекта, согласно структуре отчета. Для вывода названия нужен параметр Название.

Поскольку рекомендуется именовать переменные семантически понятно, следует сразу называть привязки так, чтобы было ясно их назначение. Например, 1-ая привязка в моем случае отображает название бизнес-процесса, поэтому целесообразно ее так и назвать.

Созданная привязка отобразится в шаблоне документа как переменная.

Затем аналогичным образом надо добавить привязку типа Файл для вывода диаграммы бизнес-процесса в отчет. Теперь перейдем к самому интересному – формированию привязок типа список для отображения в отчете характеристик каждого действия бизнес-процесса в следующем виде:

Поскольку сейчас нас интересуют все действия бизнес-процесса, по отношению к самому процессу они будут дочерними элементами. Этот параметр и нужно выбирать в объектной модели.

Далее следует настроить вывод интересующих данных, переместив необходимые параметры в дополнительные привязки. В нашем случае каждое действие бизнес-процесса, т.е. Единица деятельности, имеет название и описание, что нужно выводить в отчете согласно постановке задачи.

Затем нужно снова добавить новую привязку, нажав соответствующую кнопку в этом же окне в области Дополнительные привязки. Снова выбираем привязку типа Список, а в параметрах объекта – Исполнители всех типов, т.к. действие может выполняться автоматически, т.е. с помощью программного обеспечения, без участия человека, как сервисная задача в BPMN. Исполнители ручных и пользовательских задач также входят в категорию Исполнители всех типов.

У исполнителей нужны названия этих объектов, что и является единственно возможным для выбора параметром.

После нажатия кнопки Далее, чтобы вернуться к перечню созданных привязок, нужно добавить еще одну привязку типа Список для вывода других участников бизнес-процесса, которые не являются исполнителями.

Из объектной модели выбираем параметр Прочие участники.

Затем снова добавляем привязку типа список для вывода ПО, используемого при выполнении действия бизнес-процесса.

Для этого у объекта Единица деятельности следует выбрать параметр Программные продукты.

Наконец, нужно добавить еще одну привязку типа список для вывода входных и выходных объектов для каждого действия бизнес-процесса.

Для этого выбираем параметр Входы и выходы по функциональным объектам, к которым относятся Документы, ТМЦ, Информация и прочие функциональные объекты, используемые на диаграмме процесса.

Поскольку в постановке задаче было сказано о необходимости маркировать входы и выходы, помимо названия функционального объекта нужно еще перенести в область Дополнительных привязок параметр Класс стрелки.

После этого все столбцы требуемой таблицы сопоставлены с привязками.

Также все созданные привязки отображаются в заготовке шаблона. Если необходимо, можно изменить порядок их вывода или переименовать, как в навигаторе привязок (слева), так и в рабочей области (справа). Также для улучшения читаемости можно поработать с форматированием документа. Например, я вставила разрыв разделов и изменила ориентацию на альбомную для страницы, на которой будет выводиться таблица. Также по желанию можно добавить колонтитулы, чтобы выводить название компании или другие метаданные на полях документа.

Наконец, нужно сохранить сформированный шаблон и, при необходимости, настроить возможность его запуска из интерфейса, пакетного формирования отчетов и использования в HTML-публикации. Запустить отчет по созданному шаблону можно прямо из Мастера отчетов или сразу из контекстного меню бизнес-процесса в Навигаторе системы.

В результате сформируется отчет в виде файла MS Word, содержащий название бизнес-процесса с идентификатором, его диаграмму и характеристика каждого действия. Пример полученного отчета по сформированному шаблону смотрите здесь.

В заключение отмечу, что ценность любому отчету дают данные, которые в нем выводятся. Поэтому для получения информативного и полезного регламентирующего документа по бизнес-процессу необходимо не только описать его в виде диаграммы, но и внести дополнительные сведения в свойства как самого отчета, так и его элементов. Как это сделать, чтобы максимально эффективно использовать возможности Business Studio, вы узнаете на моем специализированном курсе «Моделирование корпоративной деятельности в системе BUSINESS STUDIO» в Школе прикладного бизнес-анализа на базе лицензированного учебного центра для обучения и повышения квалификации аналитиков, менеджеров и ИТ-специалистов в Москве.

Начинающие аналитики часто спрашивают, какие документы и другие материализованные представления результатов анализа ожидают от них участники команды реализации и бизнеса. В этой статье я делаю краткий обзор таких объектов поставки, а также привожу техники, которые используются при их разработке.

5 главных документов аналитика

На практике аналитик создает очень много документов, особенно, если эта роль совмещается с обязанностями технического писателя, который отвечает за разработку эксплуатационной документации, такой как Руководство пользователя, Руководство программиста и пр. При всей важности этой работы и подобных документов, в этой статье рассмотрим только те объекты поставки, которые создаются именно на этапе анализа в рамках классического жизненного цикла программного обеспечения. По моему опыту, наиболее важными документами, необходимыми для реализации решения, здесь являются следующие:

• Документ бизнес-требований (BRD, Business Requirements Document);
• ТЭО (Технико-Экономическое обоснование, бизнес-кейс);
• Спецификация требований к решению (ТЗ, Техническое задание);
• Проект решения;
• Программа и методика испытаний (ПМИ).

Рассмотрим, что представляет собой каждый из этих документов, кто его разрабатывает (системный или бизнес-аналитик), для кого создается этот артефакт, на каком этапе проекта, что он должен включать, и какие техники используются для его разработки.

Документ бизнес-требований

Основное назначение этого документа — описать бизнес-потребность, особенности контекста, включая ограничения и всех вовлеченных лиц (стейкхолдеров), сформулировать бизнес-требования и требования стейкхолдеров, определить границы и содержание проекта (scope).

Обычно BRD (Business Requirements Document) разрабатывает бизнес-аналитик, а основными потребителями изложенной в нем информации являются Заказчик, Менеджер проекта и Системный аналитик. Этот документ создается в самом начале любого проекта или даже на стадии предпроектного обследования (discovery) и содержит как минимум следующие пункты:

• Краткое описание проекта;
• Цели проекта;
• Бизнес-контекст текущей ситуации (as is);
• Вернеуровневое видение желаемой ситуации (as to be), включая видение решения;
• Границы и содержание проекта (scope);
• Бизнес-требования;
• Ключевые стейкхолдеры;
• Главные требования стейкхолдеров;
• Ограничения проекта.

При разработке документа пригодятся следующие техники бизнес-анализа:

• BACCM (Business Analysis Core Concept Model) – модель базовых понятий бизнес-анализа, которая позволяет определить границы и содержание проекта, ответив ответы на 6 вопросов: что включает Изменение, какова Потребность, какое будет Решение, кто Стейкхолдеры, какова ожидаемая Ценность, каков Контекст.
• Канва бизнес-модели и цепочка создания ценности;
• CATWOE;
• Анализ стейкхолдеров;
• Бенчмаркинг и анализ рынка;
• Причинно-следственный анализ (диаграмма Исикавы, метод 5Why);
• Нотации моделирования бизнес-процессов (IDEF0, BPMN, EPC);
• Анализ бизнес-правил, в т.ч. DMN-модели.

Технико-экономическое обоснование (ТЭО)

Документ технико-экономического обоснования или бизнес-кейс нужен, чтобы подтвердить целесообразность проекта, обосновать его необходимость с точки зрения бизнес-контекста, оценить экономическую выгоду от реализации и дать исходную информацию для старта. Бизнес-аналитик разрабатывает такой документ для Заказчика, Менеджера проекта и Спонсор или других ключевых лиц, принимающих решения (ЛПР) о старте проекта. Обычно такой документ создается в начале проекта или на стадии предпроектного обследования (discovery). ТЭО особенно необходимо, если проект является крупной инициативой, предполагает существенные инвестиции ресурсов (время, деньги, люди) и включает много компонентов (процессов, организационных структур и информационных систем). ТЭО должно включать следующие пункты:

• Описание бизнес-потребности;
• Анализ текущей ситуации;
• Описание будущей ситуации с точки зрения финансов и рисков;
• Варианты решения (альтернативы);
• Критерии выбора решения;
• Сравнение альтернатив, включая финансовые показатели и риски;
• Выбор наиболее оптимальной альтернативы;
• Необходимые для реализации ресурсы;
• План реализации (ключевые этапы проекта, зависимости, роли и задачи участников).

Подробнее о том, что именно представляет собой этот документ я писала здесь. Чтобы не повторяться, перечислю техники, которые используются при разработке ТЭО:

Спецификация требований или техническое задание (ТЗ)

ТЗ необходимо, чтобы описать функциональные и нефункциональные требования к решению с детализацией, достаточной для его проектирования и реализации. Обычно такой документ составляет системный аналитик на основании BRD или концепции решения от бизнес-аналитика. Основной целевой аудиторий документа ТЗ являются эксперты доменной области, представители Заказчика и члены команды реализации (Архитектор, Разработчик, Тестировщик, Специалист по внедрению).

Разработку технического задания можно начать после одобрения документа бизнес-требований и ТЭО. Точный состав спецификации требований регламентируется стандартом, которому она должна соответствовать, например, ГОСТ 34.602-2020, ГОСТ 19781-90, SRS по IEEE 830-1998, ISO IEEE 29148-2011 или внутренний шаблон ТЗ. В любом случае, этот документ должен включать следующие разделы:

• цели и назначение решения;
• характеристика объектов внедрения, например, краткое описание текущих бизнес-процессов (as is) и информационных систем;
• функциональные требования;
• модели данных (концептуальные или инфологические);
• нефункциональные требования, включая ограничения;
• переходные требования, т.е. как подготовить объект внедрения к вводу решения;
• требования к документированию.

Помимо вышеперечисленных практик и подходов, для разработки ТЗ используются следующие техники системного и бизнес-анализа:

Проект решения

Как я недавно отмечала здесь, одних только требований, упакованных в полное и консистентное ТЗ, недостаточно для реалиазации. Необходимо материализованное представление дизайна решения, которое будет удовлетворять этим требованиям. Проект должен описывать компоненты логической и физической архитектуры решения, включая рекомендуемый стек технологий. Обычно такой документ составляет Архитектор или Системный аналитик, обладающий необходимыми для этого компетенциями. Именно проект решения лежит в основе постановок задач на реализацию, т.е. потребителями информации, изложенной в этом документе являются Разработчик и Тестировщик. Причем роль Разработчик относится не только к программисту, но и к UI/UX-дизайнеру.

Разработать проект решения можно после после одобрения ТЗ, отразив точки зрения на архитектуру решения, указанные в ГОСТ Р 57193-2016, SEBoK, ГОСТ Р 57100-2016/ISO/IEC/IEEE 42010:2011. Для этого документ должен как минимум содержать следующие пункты:

• контекст проектируемой ИС;
• архитектурная категория;
• структура элементов системы;
• взаимодействие элементов архитектуры между собой и реакции в ответ на внешние события;
• протоколы сетевого и межсистемного взаимодействия, в т.ч. по веб-API;
• форматы и схемы данных;
• стек технологий;
• физические схемы моделей баз данных для выбранных СУБД;
• ограничения и подходящие конфигурации настройки компонентов системы;
• порядок реализации спроектированной архитектуры, основанный на технических зависимостях одних компонентов от других.

При разработке проекта решения пригодятся следующие техники:

• Прототипирование;
• UML-диаграммы и схемы С4;
• Документирование структуры данных и системных вызовов, например, в виде спецификации OpenAPI для REST API или AsyncAPI для асинхронной интеграции.

Подробнее о том, что может входить в каждый пункт, я писала в отдельной статье. А пример подобного проектирования в нотации C4 рассматриваю здесь.

Программа и методика испытаний (ПМИ)

Этот документ содержит одну или несколько методик испытаний объекта поставки, включая перечень проверок и допустимых результатов, чтобы показать, насколько результат отвечает требованиям ТЗ. Обычно ПМИ совместно разрабатывается бизнес-аналитиком и системным аналитиком, если эти роли разделены между разными людьми. Потребителями изложенной в ПМИ информации являются Заказчик, Менеджер проекта и Тестировщик. Очень важно, чтобы ПМИ была согласована с представителем Заказчика, который отвечает за приемку, чтобы во время приемочных испытаний не возникло желания проверить работу решения в ранее неизвестных условиях, т.к. подобный тест не пройдет в 99% случаях .

Составление ПМИ можно начать после одобрения ТЗ и дополнять его по мере выполнения модульного, интеграционного и нагрузочного тестирования. Помимо проверки соответствия реализованной информационной системы функциональным и нефункциональным требованиям, изложенным в ТЗ, также проверяется комплектность и качество документации.

По ГОСТ Р 59795-2021 состав ПМИ для автоматизированной системы включает следующие пункты:

• краткое описание объекта испытаний (наименование системы и ее компонентный состав);
• цель испытаний (цели и задачи, которые должны быть достигнуты и решены в процессе испытаний);
• общие положения (регламенты, место и время испытаний; организации, участники, результаты предыдущих испытаний);
• объем испытаний (этапы испытаний и проверок, нормативные количественные и качественные значения показателей, последовательность проведения и режима испытаний, работ по завершении испытаний и порядок их проведения);
• условия и порядок проведения испытаний, включая меры обеспечения безопасности и требования к участникам испытаний;
• материально-техническое обеспечение испытаний, включая задачи и обязанности участников по их поставке и подготовке. Например, для приемочного тестирования ИС в этом пункте может быть указано, на чьей стороне (Заказчика или Исполнителя) разворачивается тестовый стенд и кто отвечает за его работоспособность.
• метрологическое обеспечение испытаний, включая задачи и обязанности участников по их поставке и подготовке. К примеру, для ИС в этом разделе ПМИ можно указать, какой бенчмаркинговый тест будет использоваться для оценки производительности, а также какими инструментами будут логироваться и оцениваться результаты.
• отчетность — список отчетных документов, включая перечисление участников, которые должны их разработать, согласовать и утвердить, а также сроки их оформления. Обычно отчетными документами являются акт и отчет о результатах испытаний, акт технического состояния системы после испытаний.
• приложения – методики испытаний, математические и прочие модели для оценки качества объекта испытаний.

Для наглядности, зачем нужен каждый из рассмотренных документов, и что он включает я составила таблицу, которую можно использовать в качестве шпаргалки для начинающего аналитика. Скачивайте и пользуйтесь на здоровье!)

А научиться составлять все рассмотренные и другие артефакты, включая полезные техники вам помогут мои курсы в Школе прикладного бизнес-анализа на базе лицензированного учебного центра обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

25 рабочих гипотез для увеличения конверсии на 40%

О чем речь? Инструменты бизнес-аналитики предоставляют возможность не только наглядно увидеть, что было с бизнесом в прошлом, но и сделать прогноз на будущее, выявить изменения и пути развития.

На что обратить внимание? Инструменты бизнес-аналитики можно условно разделить на базовые и продвинутые. К первым относятся программы и сервисы, выполняющие одну или несколько функций, например Excel, ко вторым – системы Business Intelligence (BI).

Задачи инструментов бизнес-аналитики

Бизнес-аналитика (Business Intelligence, BI) представляет собой важнейший процесс, с помощью которого компании могут обнаруживать различные проблемы, оптимизировать свою деятельность и принимать более взвешенные решения. Бизнес-аналитики исследуют данные, процессы и системы, чтобы выявить слабые места организации и затем создать решения, которые повысят эффективность предприятия. Эта деятельность помогает решить следующие задачи:

• Снижение расходов. Низкая эффективность, ошибки, лишние траты – всего этого можно избежать при использовании методов бизнес-аналитики.
• Поиск новых возможностей. Проводя своевременный анализ, компания может найти выгодные рынки, продукты и услуги, чтобы повысить доходность предприятия.
• Совершенствование процесса принятия решений. С помощью инструментов бизнес-аналитики компания может оперативно отслеживать важную информацию. Это помогает руководству принимать более взвешенные решения.
• Управление рисками. Бизнес-анализ помогает выявлять потенциальные риски и разрабатывать стратегии их снижения.
• Увеличение операционной эффективности. Данная деятельность позволяет выявлять узкие места, избыточность и неэффективность процессов.

Таким образом, бизнес-анализ дает компании возможность сохранить конкурентоспособность, принимать взвешенные решения и оптимизировать свою деятельность.

Отличия инструментов бизнес-аналитики от анализа данных

Бизнес-аналитика включает в себя исследование данных и прочие функции отчетности. Благодаря такому анализу компания может принимать обоснованные решения на основе временных данных.

Ключевые инструменты бизнес-аналитики оснащены новейшими технологиями, которые позволяют упростить процесс изучения информации. Эти сервисы и программы позволяют исследовать и подготавливать данные, а также обмениваться ими между несколькими источниками. Все это помогает компании оптимизировать различные процессы на основе сформированной отчетности.

Анализ данных – это важнейший элемент бизнес-аналитики, который больше ориентирован на алгоритмы для определения основных отношений между несколькими наборами данных. В отличие от BI, аналитические инструменты позволяют компании прогнозировать будущие события. Бизнес-аналитика используется для принятия взвешенных решений, которые основываются на информации, полученной с помощью исследования прошлых данных.

Базовые инструменты бизнес-аналитики

Excel

Один из ключевых инструментов бизнес-аналитики, который применяется для формирования базовых расчетов, а также работы с таблицами и диаграммами.

Наиболее важными являются такие функции как ВПР, СУММЕСЛИ, СРЗНАЧ, СЧЁТ. Кроме того, необходимо уметь пользоваться сводными таблицами, фильтрами и графиками.

Рассмотрим еще несколько важных функций Excel:

• «Удалить дубликаты», «Текст по столбцам», «Найти и заменить». С их помощью можно очистить и обработать массив данных, чтобы привести их к требуемому виду.
• Сводная диаграмма, Условное форматирование, Проверка данных и спарклайны (диаграммы, встроенные в ячейку Excel). Они помогают обеспечить гибкость в процессе разработки отчётности или финансовых и математических моделей.
• Горячие клавиши Ctrl+F/H, Ctrl + PgDn / PgUp и пр. С помощью различных комбинаций на клавиатуре специалист может снизить затраты времени на работу с инструментом.
• Надстройки Power Query и Power Pivot. Позволяют подключать данные из базы напрямую в Excel.

Немаловажной является надстройка VBA. С ее помощью можно писать макросы для автоматизации действий в программе. Например, надстройка позволяет запустить последовательность расчётов для обновления модели, которая будет осуществлять сбор информации из нескольких файлов, выгружать их с сайта. После этого данные будут обрабатываться в модели.

На данный момент VBA применяется довольно редко. Чаще используются такие инструменты, как R, Python, а также программы, с помощью которых можно парсить данные или настраивать интеграцию без применения кода.

У Excel есть множество других полезных функций, однако их целесообразно изучать лишь при необходимости. Альтернативы данного инструмента – Google-таблицы, Airtable, таблицы в Notion. Они отличаются между собой по количеству функций, интеграции с различными онлайн-сервисами и нюансам интерфейса.

С помощью Excel компания может решить следующие задачи:

• сформировать финансовые модели и составить бюджетирование;
• выполнить анализ воронки продаж или лидов;
• собрать данные о клиентах и рынке и структурировать их;
• отследить задачи, связанные с проектом, вести клиентов или составлять анкеты с вопросами.

PowerPoint или Keynote

Презентации – это часть базового инструментария, который использует бизнес-аналитик. При этом важно не только научиться работать с программой, но и понять, как создавать качественные презентации. Речь идет о структурировании документа, разработке композиции данных на слайде, подборе цветов, картинок и иконок.

Чтобы научиться пользоваться PowerPoint или Keynote, можно просмотреть видео и курсы от студий разработки презентаций Esprezo, Метаформы, Presium. Насмотренность – важный навык, который можно получить в процессе поиска качественных примеров (в особенности из консалтинга).

Есть некоторые полезные настройки и ресурсы, которые можно использовать в бизнес-аналитике:

• Think-cell – помогает рисовать популярные графики и элементы к ним, а также диаграммы.
• ai – сервис, с помощью которого можно быстро создавать слайды. Библиотека готовых шаблонов упрощает задачу. Если пользователь добавляет данные, то программа адаптирует дизайн слайда и расположение объектов.

Задачи, для выполнения которых необходима презентация:

• отчётность;
• прототипирование и некоторые другие графические задачи;
• структурирование данных для последующего обсуждения проектов.

Asana, Basecamp, Jira, Trello и прочие трекеры задач

С помощью трекеров аналитик может осуществлять постановку и синхронизацию задач. Кроме того, эти программы позволяют отслеживать дедлайны, хранить документы и переписку по проектам.

Первостепенное значение имеет не сам инструмент, а то, как именно он используется. Чтобы освоить любой трекер, необходимо изучить методы управления проектами и поработать с Asana или Jira.

Рассмотрим несколько задач, которые можно выполнить с помощью таск-менеджера:

• разработать планы на недельные спринты;
• сформировать список задач по консалтинговым проектам;
• применить шаблон OKR (к примеру, в Confluence) для квартальных целей;
• выполнить синхронизацию задач, связанных с маркетингом и продажами;
• обеспечить сохранность документов.

Инструменты, позволяющие работать с SQL

SQL представляет собой язык структурированных запросов, с помощью которого аналитик может работать с информационными базами. В программе Excel имеются ограничения по количеству строк. Кроме того, она не способна быстро обрабатывать большое количество операций. SQL является более производительным и универсальным вариантом.

Во многих технологических компаниях, банках, стартапах и крупном бизнесе в РФ и за рубежом для назначения на должность аналитика необходимо изучить этот язык программирования.

Примеры программ, в которых понадобится умение работать с SQL-запросами:

• mySQL Workbench;
• DBeaver.

SQL-запросы позволяют собирать информацию из целого ряда баз в одной выгрузке. Более того, с их помощью можно фильтровать требуемые значения. К примеру, выгрузить объём продаж аксессуаров для смартфонов в магазинах Санкт-Петербурга и за II квартал 2020 года.

Miro или Visio

Эти программы используются для формирования диаграмм, оргструктур, описания процессов.

Visio не включен в пакет Microsoft Office и при этом имеет большую популярность. С помощью Miro специалист может оперативно выполнять задачи в режиме онлайн. Кроме того, данная программа позволяет прототипировать интерфейсы.

Как правило, Miro применяется для разработки схем с описанием процессов, формирования инфографики, структурирования заметок по рабочему процессу.

Camscanner

Camscanner – это мобильное приложение, которое позволяет сканировать документы посредством камеры смартфона. С его помощью можно повысить скорость обмена документами. Приложение помогает обрезать фото. Если оно было сделано под небольшим углом, то Camscanner автоматически его выровняет.

Smallpdf

Данная программа используется для разделения pdf-файлов на части и последующей пересборки документа. Материал можно конвертировать в Excel, PowerPoint и некоторые другие программы.

В бизнес-аналитике этот инструмент применяется для перевода таблиц из публичных pdf-файлов в Excel. Кроме того, Smallpdf позволяет добавлять сканы подписанных страниц в pdf-документы.

Яндекс.Взгляд, SurveyMonkey, Google Формы или Typeform

Данные инструменты помогают аналитику проводить опросы и собирать информацию. Перечислим еще несколько задач, которые можно решить с помощью этих сервисов:

• внедрение анкеты в продукт (регистрация и т. д.),
• реклама и поиск респондентов для анкеты,
• создание программируемой анкеты с прописанным сценарием показа вопросов.

Яндекс.Взгляд – это инструмент бизнес-аналитики, с помощью которого осуществляется сбор ответов на короткие анкеты (поиск может выполняться по названию, спросу, а также предпочтению респондентов). Похожий функционал реализован в SurveyMonkey. Однако Яндекс.Взгляд может продвигать анкеты среди российской аудитории, что является существенным преимуществом данной платформы.

Задачи, которые можно выполнить с помощью таких сервисов:

• разработка брифа на заполнение для клиента или анкеты для проведения интервью с работниками организации компании;
• быстрый сбор информации о сделках, выполнении задач, количестве часов работников.

Notion

Аналитик, использующий данный инструмент, может быстро составлять заметки и делиться ими с другими сотрудниками. Notion позволяет с высокой скоростью открывать и обрабатывать документы (в сравнении с обычными Google-документами). Программа имеет широкий функционал: таблицы, канбан-доски, галерея, календарь, todo-листы, CRM. Причем все они просты в использовании.

Профессиональные инструменты BI

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI является популярным инструментом бизнес-аналитики. После его покупки компания получает доступ ко множеству программ и приложений. Power BI представлена на саммите Microsoft для бизнес-приложений.

Основное отличие данного ПО заключается в том, что оно не только имеет веб-портал, но и позволяет выполнять локальный запуск через сервер отчетов. Power BI является дорогостоящим инструментом. При этом компания может бесплатно использовать данную платформу в течение 60 дней.

Datapine

Это один из самых интерактивных инструментов бизнес-аналитики. С его помощью можно объединять информацию, полученную из нескольких источников. Расширенный функционал позволяет анализировать эти данные, чтобы затем принимать наиболее правильные решения.

Datapine полезен не только для крупного бизнеса, где специалисты работают с огромным количеством информации: опытные бизнесмены и аналитики могут задействовать стандартные функции.

Данное ПО очень просто использовать. Чтобы приступить к анализу и визуализации информации, необходимо лишь переместить нужные показатели эффективности в интерфейс. Затем программа объединит эти данные в структурированную информационную панель. При этом пользователю не нужно писать код и выполнять другие сложные операции.

В Datapine реализованы новейшие технологии ИИ, машинного обучения и проектирования шаблонов для поиска даже самых мелких событий, произошедших на предприятии. Благодаря этому компания может своевременно получить полезную информацию о росте, тенденциях и т.д.

Бизнес-аналитика SAS

Этот инструмент управления бизнесом применяется аналитиками данных, учеными, прогнозистами, создателями моделей оптимизации и другими специалистами, которые работают с информацией. В SAS реализован широкий функционал, позволяющий быстро находить точную информацию.

Данное ПО было разработано для профессиональных аналитиков и инженеров, однако в нем есть интерактивная панель отчетности и возможность анализа в реальном времени. Благодаря этому пользователи могут формировать точные отчеты для самообслуживания. При этом панель отчетности поддерживается мобильными операционными системами Android и iOS.

Бизнес-аналитика SAS может использоваться совместно с другими программами, предназначенными для изучения и визуализации информации. Например, с Microsoft Excel, Powerpoint и Word. В данном ПО реализованы новейшие технологии, связанные с искусственным интеллектом и машинным обучением. Все это совмещается с интерактивной визуализацией, которая позволяет компаниям быстро находить ответы на важные вопросы. К примеру, организация может понять, откуда приходят ее клиенты.

Рабочий стол Tableau

Данная программа используется для построения информационных диаграмм и простых графиков. Помимо этого, инструмент помогает визуализировать результаты проведенного анализа. Программой очень легко пользоваться: с помощью плавных кнопок перетаскивания можно оперативно обнаруживать изменения в данных. При этом специалисту не нужно писать код.

Аналоги данной программы стоят значительно дешевле, поэтому ее чаще всего применяют на корпоративном уровне.

Dundas

Это одна из самых старых платформ BI: Dundas была основана более 25 лет назад. Инструмент позволяет визуализировать и анализировать информацию из целого ряда источников. С его помощью специалист может упростить процесс изучения данных. Dundas позволяет работать с интерактивными информационными панелями, отчетами и визуальной аналитикой.

Отметим, что данный инструмент является браузерным. Он помогает преобразовывать необработанную информацию в полноценную визуальную аналитику с помощью интерактивной панели с кнопками перетаскивания.

Пользователи Dundas могут контролировать почти все элементы визуального дизайна. При этом в данном ПО есть настраиваемые представления данных и темы, которые поддерживаются мобильными устройствами.

Dundas полезен не только для опытных специалистов, но и для обычных пользователей, которые могут применять простые стили CSS или полные сценарии. Все это дает возможность встраивать ПО в свое приложение с помощью API Dundas.

Infor Birst

Облачный инструмент, при помощи которого пользователь может быстрее понимать и оптимизировать сложные процессы. В 2017 году Birst выкупила Infor. За несколько лет разработчики развили данное программное до комплексного инструмента управления бизнесом. В результате пользователи Infor Birst получили функционал, который упрощает процесс поиска, анализа и формирования отчетов.

Как уже ранее упоминалось, данный инструмент является облачным. Благодаря этому он может обеспечить гибкость, масштабируемость и безопасность данных для быстрой адаптации к переменчивой бизнес-среде. При этом ПО функционирует быстрее, чем стандартные инструменты бизнес-аналитики. Функция «укажи и щелкни» и возможность создания отчётов позволяют ускорить процесс принятия решений внутри компании.

SAP BusinessObjects

Это еще одна популярная система BI (более 170 млн. клиентов), с помощью которой пользователи могут делиться важной информацией внутри компании. SAP BusinessObjects применяется для точного поиска информации, формирования комплексной отчетности, аналитики и визуализации данных. Благодаря работе с системой специалисты могут ускорить процесс принятия бизнес-решений и предоставить доступ к нужным файлам другим сотрудникам предприятия.

На данный момент SAP BusinessObjects является одним из самых крупных поставщиков ПО. При помощи специальных запросов сотрудники могут совершенствовать общую стратегию предприятия. Система позволяет уменьшить нагрузку на работников компании и упростить процесс составления отчетов и анализа.

Всю собранную информацию можно быстро отправить заинтересованным сторонам и партнерам с помощью функции кросс-платформенного обмена. Кроме того, SAP BusinessObjects интегрируется с решениями Office, такими как Excel и Powerpoint.

Oracle NetSuite

Oracle NetSuite представляет собой платформу BI, которая используется в компаниях разных масштабов – от малых до самых крупных. В малом бизнесе данный инструмент полезен своими понятными и легкими в освоении информационными панелями. Небольшие компании могут использовать целый ряд важнейших функций. Например, ERP, PSA, CRM и электронную коммерцию.

В бизнесе среднего масштаба Oracle NetSuite может применяться для снижения затрат на ИТ (почти на 50%). Кроме того, данное ПО дает возможность уменьшить время финансовых расходов более чем на 20%. При этом время цикла расчетов до наличности сокращается на 50%.

В крупном бизнесе Oracle NetSuite часто используется для решения сложных-бизнес-задач. Например, при отраслевом и налоговом регулировании.

Бесплатные инструменты бизнес-аналитики

Orange

Система предназначена для визуализации данных. При этом она абсолютно бесплатна. Основные функции – первичная обработка, интеллектуальный анализ данных, статистические исследования и создание прогнозов с помощью наглядных виджетов (компоненты аналитической платформы).

ПО подходит для малого и среднего (до 250 человек) бизнесов. Чтобы начать пользоваться, необходимо установить программу с сайта разработчика себе на компьютер. Разработана Люблянским университетом (Польша), поэтому программа поддерживает только английский язык. Нет веб-версии и мобильного приложения.

Google Data Studio

Этот инструмент анализа данных отличается своей универсальностью. Он применяется не только в крупных, но и в мелких бизнес-проектах, которые не требуют изучения большого объема информации.

Платформа функционирует на основе системы коннекторов, связывающих сервис с источниками данных. Благодаря этому специалист может собирать информацию из таблиц, баз данных, сторонних сайтов и сервисов Google. При этом список коннекторов постоянно обновляется, что упрощает настройку системы под конкретную организацию. Практически всю текстовую информацию можно преобразовать в таблицу или SQL-базу, а затем загрузить в Google Data Studio.

Сервис позволяет визуализировать полученные данные в наглядной инфографике. Стоит учесть, что интерфейс Google Data Studio не русифицирован. Однако в интернете есть множество бесплатных видеоуроков, позволяющих освоить функционал платформы.

QlikView

QlikView является очень масштабируемым инструментом. Его можно использовать в малом, среднем и крупном бизнесе. Существует бесплатная версия программы, однако в ней есть не все функции (доступны импорт и экспорт данных, а также отчетность и аналитика). Платная версия позволяет объединить программу с инструментами, которые уже используются в компании (сайт, CRM).

На официальном веб-сайте QlikView нет информации о стоимости ПО. Программу можно использовать как в «облаке», так и в «коробке». Кроме того, есть приложение для мобильных устройств (QlikView mobile). Система была разработана американской компанией, однако она доступна на русском языке.

Yandex DataLens

Бесплатная платформа, в которой не предусмотрено никаких ограничений по количеству сотрудников и запросов. Сервис доступен только в облачном формате в браузере. Yandex DataLens может использоваться как в крупном, так и в малом бизнесе. Данный инструмент бизнес-аналитики можно совместить с уже имеющимися системами и локальными информационными базами для импорта данных.

Наглядные дашборды с графиками позволяют компании быстрее принимать решения, основываясь на результатах анализа. Благодаря функции создания учетных записей сотрудников и партнеров специалисты могут упростить процесс передачи данных для всех структур предприятия.

Сервис содержит пошаговые туториалы и образовательные проекты для обучения. У Yandex DataLens отсутствует коробочная версия. Кроме того, разработчики не стали выпускать мобильное приложение.

Маркетинговые инструменты бизнес-аналитики

Анализ посещаемости сайта

Сервисы BI, специализирующиеся на анализе посещаемости сайта, являются важнейшими инструментами, которые используются во многих современных предприятиях. В первую очередь это Яндекс.Метрика и Google Analytics. Данные платформы необходимы для успешного запуска рекламных кампаний.

Настроив сервисы аналитики посещаемости, специалист должен поставить внутри них конкретные цели. Речь идет о действиях пользователей на сайте, которые будут рассматриваться системой в качестве положительных. Рассмотрим типичные цели:

• провел на сайте более 5 минут;
• открыл более 3 страниц за 1 сеанс;
• оставил заявку на сайте;
• переместил товар в корзину;
• оформил заказ;
• оплатил заказ.

Такие цели помогут узнать, какое количество пользователей дошли до той или иной стадии воронки продаж. Кроме того, с их помощью можно спрогнозировать, сколько трафика потребуется на каждом из этапов для масштабирования бизнеса и повышения доходности предприятия.

Аналитика соцсетей

Сервисы аналитики публичных страниц и аккаунтов есть практически во всех современных социальных сетях. К примеру, инструменты от «ВКонтакте» позволяют отслеживать ключевые показатели: охват по аудитории группы, виральный охват, пол и возраст пользователей, их географию, статистику по используемым устройствам и т.д.

Анализируя каждую соцсеть компании, маркетолог может объединить важнейшие параметры в отчетность.

Аналитика для мобильных приложений (при необходимости)

Если компания занимается продвижением мобильного приложения для Android и iOS, то инструменты бизнес-аналитики также помогут принять оптимальные решения. Яркий пример –Firebase Analytics. Этот сервис часто называют Google Analytics для мобильных приложений, так как их интерфейс схож.

Еще один пример – Amplitude. С помощью этой платформы можно исследовать различные характеристики аудитории и ее поведение, чтобы отслеживать каждое произошедшее событие.

Нельзя также не упомянуть AppsFlyer. Данный сервис используется для анализа всех источников трафика на выпущенные мобильные приложения (платный трафик, органика, виральные и социальные сети). Единственный недостаток AppsFlyer заключается в том, что его интерфейс не русифицирован.