Анализ управленческой отчетности компании

Анализ в управленческом учете — это изучение прошлых, текущих и будущих показателей для оценки достигнутых результатов, расчет эффективности деятельности каждого подразделения, оперативного использования информации с целью выработки управленческих решений, учета и анализа управленческих расходов организации и перспектив дальнейшего развития компании в целом.

Рисунок 1. Виды управленческого анализа

Прогнозный (перспективный) анализ

Задачами прогнозного анализа в управленческом учете является моделирование ситуации, направленной на будущее. Разработка бюджетной модели, позволяющей прогнозировать финансовые результаты компании и возможные риски. Учет и анализ управленческих расходов организации помогает в выборе наиболее экономичного сценария развития компании с минимальными вложениями.

• Консолидированный бюджет компании;
• Прогнозный отчет доходов и расходов;
• Прогнозный (управленческий) баланс;
• Учет и анализ управленческих расходов организации;
• Отчет о движении денежных средств (косвенный метод) и т. д.

Рисунок 2. Консолидированные отчеты компании в системе «WA: Финансист»

Оперативный (текущий) анализ

Задачами оперативного (текущего) анализа является получение информации о хозяйственных процессах, выявление отклонений от запланированных показателей на ранних стадиях, принятие решений исходя из оценки влияния на ожидаемое выполнение результативных показателей. Взаимосвязь управленческого анализа и управленческого учета обеспечивают управленческую систему необходимыми аналитическими данными на ближайшую перспективу.

В рамках анализа исследуется:

• Анализ движения денежных средств;
• Анализ исполнения плана продаж;
• Анализ запасов;
• Анализ погашения дебиторской задолженности и т. д.;
• Анализ структуры денежных потоков на примере программного продукта WA: Финансист

Рисунок 3. Анализ структуры денежных потоков в системе «WA: Финансист»

Оценочный (ретроспективный) анализ

Задачами ретроспективного анализа является оценка эффективности деятельности компании за период. Сопоставление доходов и затрат в различных аналитических разрезах и временных интервалах.

• Исполнение бюджета движения денежных средств (cash flow);
• Отчет о прибылях и убытках (исполнение бюджета доходов и расходов);
• Отчет о движении капитала;
• Отчет о финансовом положении;
• Оценка инвестиционных проектов и новых направлений деятельности;
• Рентабельность продукции, товаров и услуг и т. д.

Рисунок 4. Отчет о прибылях и убытках, сформированный в системе «WA: Финансист»

Виды управленческого анализа можно классифицировать:

• По периодичности представления (годовой, квартальный, месячный, ежедневный);
• По форме содержания (полный анализ, анализ в рамках структурного подразделения, анализ отдельных бизнес-процессов);
• По методу исследования (комплексный, локальный, выборочный).

Рисунок 5. Классификация управленческого и финансового анализа.

Управленческий учет и анализ в управленческом учете, оценка эффективности показателей способствует оперативному управлению компанией на всех этапах и создает условия для принятия оптимальных управленческих решений.

Как в нем не разочароваться

Опираясь на практику наших клиентов, мы можем с уверенностью сказать, что внедрять и вести управленческий учет стоит тогда, когда в этом появилась потребность и есть понимание, зачем это нужно. Отвечаем на вопросы: что, как, зачем и почему.

К примеру, возникла необходимость понять, какие направления деятельности являются убыточными, а какие — наиболее прибыльными, есть ли возможность приобретения дорогостоящего оборудования в текущем месяце или стоит повременить с покупкой, какая сумма дивидендов подлежит к выплате.

В ином случае это будет «учет ради учета», который обернется напрасной потерей времени, средств и разочарованием в финансовых инструментах внутреннего учета.

Ошибочно полагать, что управленческий учет — это только набор показателей и таблиц, свод отчетов и графиков. Управленческий учет — система поддержки принятия решений. А таблицы и отчеты — это инструменты, благодаря которым может оцениваться бизнес.

В основе управленческого учета лежат «три кита» управленческой отчетности:

• отчет о движении денежных средств (ДДС) / cash flow;
• отчет о прибылях и убытках (ОПУ) / PL;
• управленческий баланс.

Почему важно рассматривать все три отчета вместе? Дело в том, что каждый из отчетов несет в себе различную информацию. А все вместе создают прозрачную систему контроля финансовых показателей.

Для обеспечения руководства компании качественной всесторонней информацией о текущем состоянии деятельности и динамике развития следует на постоянной основе формировать набор отчетов для операционного обозрения.

Три кита управленческой отчетности

Отчет ДДС используется для понимания финансовых потоков организации. Он показывает движение денежных средств и (спойлер) в отличии от двух других отчетов не может «приврать», так как в нем отсутствуют какие-либо допущения.

Учет ведется кассовым методом — в отчете отражаются фактические поступления и списания денежных средств, фиксируется остаток на начало и конец периода.

Как правило отчет ДДС строится из 3 крупных блоков: денежных потоков из операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Далее каждый из блоков следует детализировать по статьям.

Как работать с отчетом?

Прежде всего, необходимо провести общую оценку в разрезе трех категорий деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой. Итоговые показатели по каждому разделу уже могут натолкнуть на определенные выводы. Как правило, основным источником поступления денежных средств для компаний является операционная деятельность.

На примере видно, что имеется отрицательная динамика — операционные денежные потоки в минусе.

Если компания на текущий момент не ведет работы по расширению бизнеса и отладке производства — такое состояние операционной деятельности может говорить о нерациональном использовании средств и неспособности генерировать положительный операционный поток. Это тревожный сигнал для собственника — стоит проанализировать операционные поступления и списания.

Компания обладает денежными средствами и положительным денежным потоком на конец периода, но чистый денежный поток становится отрицательным в декабре — момент, сигнализирующий о возможности скорой нехватки средств для погашения обязательств.

В связи с тем, что операционный поток отрицателен, можно сделать вывод, что компания на текущий момент осуществляет деятельность за счет заемных средств. Необходима корректировка стратегии.

Если обратить внимание на отчет о прибылях и убытках, который мы рассмотрим ниже (рисунок 3), то мы заметим, что выручка имеет положительную тенденцию.

Несмотря на это, данные отчета о движении денежных средств указывают на нехватку поступлений от покупателей. Складывается ситуация, когда прибыль есть, а денежных средств нет — требуется проведение работ с дебиторской задолженностью.

Отчет ДДС очень полезен, особенно когда используется вместе с платежным календарем — инструментом, позволяющим предупредить кассовые разрывы.

В таком случае происходит не только фиксирование фактических движений денежных средств, но и появляется возможность проведения анализа план-факт. Ведь денежные средства — самый важный ресурс бизнеса.

Платежный календарь строится ежемесячно и предназначен для ежедневной актуализации информации по планируемым поступающим и исходящим платежам.

Что укажет на кассовый разрыв в платежном календаре? Отрицательный остаток денежных средств в какой-то из дней.

Денежные средства являются необходимыми для ведения любой деятельности.

Тем не менее ошибочно ориентироваться только на денежные средства в кассе или на расчетном счету. Ведь наличие средств еще не означает получение прибыли, а временное их отсутствие не говорит об убытках.

К примеру, на счет компании поступают авансы от покупателей. В таком случае, средства постоянно будут на расчетном счету, приходя каждый раз по новым заказам. А вот убытки могут быть не замечены. Ведь то, что пришло в кассу — это еще не прибыль.

Аналогично с временным отсутствием — средства могут содержаться в дебиторской задолженности, если вы совершили предоплату поставщикам или оформили сделку с покупателями на условиях постоплаты.

Увидеть убытки и доходы компании поможет отчет о прибылях и убытках.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)

Используется для понимания финансового результата деятельности. Признание доходов и расходов в отличие от ДДС происходит не на основании реального движения денежных средств, а методом начисления — на основании документов:

• сформирован акт об оказанных услугах или накладная — признана выручку.
• приняты к учету документы от поставщиков — признаны расходы.
• признаны расходы и доходы — можем рассчитать прибыль.

Главная цель отчета о прибылях и убытках заключается в том, чтобы показать эффективность работы компании. В этом отчете отражаются все доходы и расходы компании за период. В итоге отчета показана чистая прибыль за период.

Чтобы рассчитать чистую прибыль все доходные статьи отчета складываются и из них вычитаются все расходные статьи. Отчет ОПУ следует строить, опираясь на аналитический учет для обеспечения прозрачности себестоимости за счет выделения калькуляционных статей и детализации издержек по местам возникновения, центрам затрат, классификационным признакам и т. д.

В таком случае становится возможным видеть финансовый результат по каждому продукту, объекту, услуге или направлению деятельности. А значит можно следить за тем, чтобы расходы не превышали доходы.

Если расходы превышают доходы — следует начать работу по сравнению валовой рентабельности по отрасли, по анализу и оптимизации расходов, по анализу ценообразования на оказываемые покупателям услуги или поставляемые продукты.

Валовая рентабельность ниже рынка — это сигнал, указывающий на наличие проблем, а именно: в компании ведется ошибочное ценообразование (отпускная цена занижена и/или расходы неоправданно завышены). Таким образом, отрицательная валовая рентабельность в любом случае выступает сигналом о проблемах в деятельности.

Для удобства восприятия информации возможно формирование отчета по направлениям деятельности, по филиалам, по продуктам.

На основании данных отчета можно сделать выводы, что

• валовая рентабельность за 4 квартал составляет 32%, что говорит о том, что компания способна покрывать свои прямые обязательства;
• рентабельность по чистой прибыли за 4 квартал составляет 5% и указывает на получение прибыли;
• прямые расходы составляют 68% выручки компании;
• расходы на материалы составляют 35% прямых расходов и 24% от выручки и имеют резкий рост по Направлению 1;
• расходы на оплату труда производственных работников составляют 63% прямых расходов и 43% от выручки и имеют незначительное изменение между месяцами.

Тревожным сигналом для собственника является то, что с ноября 2021 валовая рентабельность Направления 1 снижается, а рентабельность по чистой прибыли стала отрицательной.

Несмотря на то, что выручка по Направлениям деятельности имеет положительную тенденцию, расходы на материалы по Направлению 1 сильно возросли. Следует обратить внимание на стоимость закупок и проанализировать цены поставщиков.

Увидеть ситуацию, когда в компании прибыли нет, а деньги есть или наоборот — можно через управленческий баланс.

Управленческий баланс

Используется для понимания финансового положения организации, и показывает сколько средств вложено в бизнес, их источники, величину заемного и собственного капитала и на что он тратится.

Какую информацию можно получить при анализе управленческого баланса?

• Величину и состав активов: сколько у организации в наличии денежных средств, стоимость материалов и запасов, величина средств, на текущий момент замороженная в дебиторской задолженности, состав и стоимость имущества компании.
• Величину привлеченных личных средств собственника и куда они направлены
• Величину кредиторской задолженности для ее контроля.
• Понимание, насколько финансово устойчива организация и за чей счет ведется ее деятельность

Управленческий баланс не имеет строгой единой формы. Его внешний вид и наполнение разрабатываются исходя из запросов и потребностей руководства.

Баланс — это два крупных блока (Активы и Пассивы). Активы делятся на необоротные и оборотные. Пассивы — на собственный капитал и заемный капитал.

Важно помнить, что активы — это ликвидная часть вашего бизнеса. Важно контролировать их состав и понимать, когда активы могут превратиться в денежные средства. Баланс собран корректно, если его валюта (сумма по активам и сумма по пассивам) совпадает.

Ориентиром может выступать форма бухгалтерского баланса, дополненная детализацией. Например, расшифровками дебиторской и кредиторской задолженности по контрагентам, денежных средств по кассам и расчетным счетам и т. д.

Опираясь на данные примера, можно сделать выводы, что:

• коэффициент текущей ликвидности превышает 100%, что говорит о том, что у компании достаточно оборотных средств для своевременного покрытия обязательств;
• благоприятным признаком является то, что большая часть пассивов состоит из собственного капитала. Это связано с тем, что капитал — это источник формирования активов и погашения обязательств. В ином случае можно было бы говорить о том, что компания имеет множество долговых обязательств;
• коэффициент автономии превышает общепринятые нормальные значения (0,5 и более в российской практике, 0,4 и более в мировой практике) и указывает, насколько компания независима от кредиторов. Увеличение коэффициента автономии свидетельствует о том, что компания все больше полагается на собственные источники финансирования.

Таким образом, полную картину деятельности о том, зарабатывает ли бизнес деньги, имеет ли он высокую стоимость и запас прочности, можно увидеть при формировании полного пакета отчетов: ДДС, ОПУ и управленческого баланса.

При отсутствии всех трех отчетов или анализа только одного из них может ошибочно казаться, что:

• Прибыль есть — денег нет.
• Деньги есть — прибыли нет.

Хотите разобраться убыточен ваш бизнес или нет? Регистрируйтесь на вебинар «7 фатальных ошибок для бизнеса в управленческом учете: как их не допустить. Главное для CEO и CFO», который пройдет 12 апреля.На вебинаре рассмотрим, какие ошибки в управленческом учете чаще всего допускают компании. К каким негативным последствиям это может привести и что нужно сделать прямо сейчас, чтобы все исправить. Ждем вас 12 апреля в 10.00

Этапы формирования и составления управленческой отчетности

Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры. Управленческая отчетность — это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности компании, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.

Информация в управленческой отчетности должна быть экономически интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса. Раскрытые в управленческой отчетности данные необходимы для анализа всей деятельности. Это помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией бизнеса, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, и пр.), которые до этого времени не использовались компанией.

Ниже представлены 7 этапов формирования и составления управленческой отчетности.

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Рисунок 1. Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности.

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

• Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
• Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
• Повышение системы контроля результатов деятельности;
• Обеспечение прозрачности денежных потоков;
• Усиление платежной дисциплины;
• Разработка системы мотивации сотрудников;
• Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
• Выявление внутренних ресурсов компании;
• Оценка рисков и т.д.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

• Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
• Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
• Отчет о прибылях и убытках;
• Прогнозный баланс (управленческий баланс);

Рисунок 2. Пример структуры управленческой отчетности.

Рисунок 3. Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета.

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая управленческая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Поэтому целесообразнее использовать информационные системы. Для этих целей можно применить систему «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Пример управленческой отчетности: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей).

Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Рисунок 4. Прогнозный баланс (управленческий баланс).

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Рисунок 5. Пример использования ключевых показателей компании.

Контроль и анализ управленческой отчетности и исполнения

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

• предварительный;
• текущий (оперативный);
• заключительный.

Цель предварительного контроля — это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля — согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета — не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Рисунок 6. Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности.

Шаг 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия — получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

• центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
• центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
• центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес — проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
• центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы. Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат).

Рисунок 7. Проектирование финансовой структуры компании.

Шаг 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Рисунок 8. Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Рисунок 9. Исполнение бюджета движения денежных средств (CF (БДДС)).

Шаг 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет -это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Далее остается переложить фазы планирования, выполнения и завершения на календарный план. Сформированный план — график будет являться регламентом бюджетирования предприятия.

Рисунок 10. Фазы планирования бюджетирования предприятия.

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления управленческой отчетности, бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.

Дата последнего обновления: 25.08.2016 16:07

Недавно проводила собеседование на должность экономиста отдела управленческой отчетности, на одном из собеседований меня начали убеждать, что баланс для управленческого учета вообще штука бесполезная, он нужен исключительно бухгалтерам, а для собственника и менеджмента он вообще ценности не несёт, аргументом было «даже в интернете так написано».

Для практикующего экономиста по управленческому учету — это звучит очень забавно, разумеется. Но, в интернете я всё-таки почитала и действительно много информации о том, что нужен отчет о финансовых результатах и отчет о движении денег, а баланс можно не использовать, так как там якобы нет информации для принятия управленческих решений. Почему-то часто возникают сложности в этой части и у специалистов и у собственников бизнеса, поэтому, давайте сегодня поговорим о трёх формах отчетности, для чего каждый отчет нужен и как они между собой увязываются.

Был у меня проект один. Производственная компания. Светлые планы на будущее, компания планировала значительно увеличить обороты и выйти на новый уровень, причем, производство было в нескольких городах-а значит, контрольная функция важна как никогда. Как и в большинстве своем, многие задумываются про управленческий учет на стадии роста, бизнес растет, процессов, людей, объемов работ становится все больше и на ряду с этим увеличиваются объемы информации, в голове держать всё невозможно.

Основная цель внедрения управленческого учета была связана с тем, что собственники бизнеса не видели куда идут, что с бизнесом происходит, в каком он сейчас состоянии, сколько компания прибыли генерирует. В штате был сотрудник, который вёл учет на коленке, но было подозрение, что отчетность не достоверная. Так и оказалось.

При принятии отчетности, как сейчас помню, управленческий баланс не бился на 1,3 млн рублей (равенство активов и пассивов не соблюдалось). На мой вопрос, почему мне предоставляют искаженную управленческую отчетность прилетел ответ: «это, вообще-то, управленческий баланс и в нём допускаются расхождения». У меня созрел логичный вопрос: а для целей бухгалтерского учета по такому же принципу составляется баланс?

— «Конечно нет, бухгалтерский учет ориентирован на государство, там так не допускается. А управленческий учет ориентирован на компанию и вообще тут плана счетов нету, поэтому я вам его и не смогу свести так, как баланс сводится в бухгалтерии».

Друзья, если вам подсовывают такой баланс, не важно управленческий это учет или бухгалтерский, бегите от таких специалистов. Никакой ясной картины они вам не предоставят.

Кстати, к слову, в управленческой конфигурации 1С управленческий баланс можно разработать и без бухгалтерского плана счетов, а в некоторых конфигурациях программ он есть уже встроенный, на самый крайний случай, его можно собирать в excel, если не хотите делать автоматизацию на 1С. Разница лишь в том, что в бухгалтерии ведётся всё по счетам учета, а управленческий учет всё фиксирует в регистрах накопления. Но принцип формирования идентичный.

Я конечно всё понимаю, правила ведения управленческого учета устанавливает предприятие, а не государство, только вот эти правила никак не могут влиять на то, что баланс имеет право расходиться.

Пожалуй, начнём с самых азов.

Принцип формирования управленческого баланса такой же, что и в бухгалтерии.

Каждый день в компании происходят различные процессы: реализации товаров, закуп материала, фиксируются расходы различные — всё это хозяйственные операции.

Баланс построен по принципу двойной записи, то есть операция одна, а части учета затрагивается две. Например, Коля дал вам в долг 50 рублей — это хоз. операция и она одна, а вот части учета затрагивается две.

Факт поступления денежных средств в компанию — это актив баланса, мы 50 рублей там отражаем, в разделе «денежные средства», но к нам не только деньги поступили, Коля же в долг дал, а значит у нас появилась задолженность перед Колей, мы ему должны 50 рублей. В пассивах, в разделе займов мы фиксируем этот долг. Тут всё просто. Как видите, без плана счетов можно проводки расписать.

Во-вторых, все формы управленческой отчетности между собой взаимосвязаны. И в определенных точках, они сходятся. Ключевое, почему баланс это круто и он обязательно нужен, так это то, что каждую строку баланса мы можем проверить и подтвердить, а вот отчет о финансовых результатах такой роскоши не имеет, проверить его достоверность можно только через баланс. Все остатки, которые в балансе, мы можем проинвентаризировать — товары и основные средства — пересчитаем. Задолженность сверим с помощью актов сверки, деньги сверим с банковскими выписками и кассами.

Давайте разберем одну операцию и разложим её на всей управленческой отчетности, заодно и состыкуем отчеты между собой. На практическом примере, гораздо понятнее, как это всё работает.

Для корректности примера, введем начальные остатки. Представим, что до момента свершения этой операции у нас на складе был товар на сумму 50 000 и мы взяли его в долг у поставщика (товары на балансе на сумму 50 000, и долг поставщику 50 000. Актив=Пассиву).

Сама операция, которая произошла:

Мы продаем товар за 70 000, его себестоимость составляет 20 000. На этой сделке мы заработали 50 000. Операция одна. Части учета 2 — товары и дебиторская задолженность, а 50 000 — это прибыль (то, что вы заработали).

Как это проходит по отчетности:

• Разберем первую строку баланса «Товарные запасы». У вас уменьшился товар на складе на сумму 20 000, вы его продали. Это себестоимость. Изначально на складе у вас товара было на 50 000, а осталось на 30 000. В балансе вы видите на какую сумму у вас товаров есть сейчас. В балансе происходит уменьшение актива, а в отчете о финансовых результатах эта цифра отражается по статье «Себестоимость реализованного товара». Эту строку баланса легко проверить на достоверность. Сколько по факту товаров в компании, столько и на балансе числится. Подтвердить мы это можем с помощью инвентаризации.
• В момент продажи у нас формируется дебиторская задолженность. Когда мы отгрузили товар покупателю, в этот момент у него перед нами возникает долг. Отгрузили товар на 70 000, отразили в дебиторской задолженности. Когда покупатель оплатит деньги, тогда задолженность закроется. Эту строку баланса тоже легко проверить, с помощью сверки взаиморасчетов с покупателем. В отчете о финансовых результатах — это выручка. (продали на 70 000).
• На этой сделке мы заработали 50 000. Отражаем в разделе прибыли. Как видно на примере, прибыль в балансе и прибыль в отчете о финансовых результатах совпадает. Это и есть та самая точка, в которой увязывается отчетность (отчет о финансовых результатах и баланс).

Еще есть отчет о движении денежных средств — он исключительно про деньги.

Деньги не равно прибыль. Очень многие этот отчет путают с отчетом о финансовых результатах. По сути, отчет о движении денег это всего лишь одна строка баланса (денежные средства). Остаток в балансе всегда сходится с остатком денежных средств в отчете.

В момент нашей первой операции — именно факт продажи, отчет ДДС не работает. В отчет ДДС попадёт эта информация только тогда, когда покупатель нам оплатит 70 000 и будет выглядеть это так:

• Факт самой оплаты (покупатель оплатил 70 000). Деньги поступили на расчетный счет, в балансе увеличились денежные средства компании. В отчете видно, что сейчас у нас в компании появились деньги. Эту строку баланса подтверждаем выпиской банка.
• Закрывается дебиторская задолженность. Покупатель оплатил и он нам больше не должен! В отчете мы видим, что задолженностей со стороны покупателей у нас больше нет.
• Остатки денежных средств в балансе и в отчете о движении денежных средств всегда совпадают.

Управленческий баланс отражает картину вашего бизнеса целостно. В отчете о финансовых результатах вы не увидите, на какую сумму у вас склад, на какую сумму основные средства, состояние задолженностей. Именно поэтому основных формы отчетности 3, одна дополняет другую.

Баланс это про общее положение дел компании, в нем же и прибыль видно. Но, для того, чтобы эту прибыль можно было разложить по статьям, проанализировать структуру доходов и расходов нужен отчет о финансовых результатах. А всеми любимый отчет о движении денежных средств не отражает прибыль компании — он отвечает за остатки и обороты денег, т.е. мы в разрезе статей ДДС можем проанализировать куда мы потратили деньги и сколько денег к нам поступило. С балансом он стыкуется в части остатков и оборотов денежных средств, они обязательно должны совпадать.

Когда бизнес растет, просто смотреть на прибыль уже недостаточно, нужно больше информации. И для принятия управленческих решений нужна информация, которая есть именно в балансе. Нам же важно понимать, что со складом? Сколько там денег заморожено? Мы эту строку баланса можем развернуть, анализ провести и определить сколько ликвидных товаров, а сколько неликвидных. Что с основными средствами, сколько денег на расчетных счетах и в кассах, хватает их для развития или кредитоваться надо? А задолженность какая, сколько дней просрочено, сколько денег нужно, чтобы её закрыть?

Это всё есть в балансе, поэтому он жизненно необходим. Иногда у собственников возникают вопросы, в отчете о финансовых результатах прибыль 5 рублей, а денег в компании 1 рубль. А где деньги? И ответ на этот вопрос также есть в балансе. Плюс ко всему, прибыль в нём и в отчете о финансовых результатах должна совпадать. Если всё совпадает и баланс достоверный, значит вы видите реальное положение дел.

Например, закрепить то, что баланс будет примерный или не будет сходиться — нельзя. Ибо принцип его формирования никак не связан с методологическими особенностями. Нельзя взять и отменить двойную запись. Но есть вещи, которые безусловно, можно делать на своё усмотрение. Знаете, какие преимущества у управленческого баланса над бухгалтерским? Аналитика и макет отчета, вот тут мы можем разгуляться. А что если, баланс вашей компании будет таким:

Аналитика может быть любой. Например, денежные средства мы можем разбить на виды денежных средств: наличные и безналичные, можно по расчетным счетам и кассам, можно по подразделениям, по филиалам и тд. Товарные запасы также, по номенклатурным группам, по складам, по направлениям бизнеса и тд. Задолженность по интервалам, по менеджерам, по торговым подразделениям. Аналитика встраивается индивидуально в таком разрезе, в каком необходима информация для принятия управленческих решений.

Нельзя просто взять и выкинуть какую-либо хозяйственную операцию из отчетности. Не сойдётся баланс. В этом и есть смысл, а если вы какую-то часть учитываете, а какую-то выкидываете — это вообще не про достоверность отчетности.

Не сойдётся баланс — нет уверенности, что прибыль в компании считается достоверно и что активы компании в сохранности. Если прибыль в балансе и прибыль в отчете о финансовых результатах не совпадает, значит что-то идет не так.

Например, в балансе прибыль может быть 5 000, а в финрезе 10 000. Начинаем разбираться, у нас активы в части дебиторской задолженности уменьшились, мы их списали, в балансе провели, а в финрезе не учли. Так не бывает. Это у вас когда-то Вася приобрел товар, но в долг. Время идет, а Вася как не платил деньги так и не платит. Если мы эту задолженность списываем — это убытки и они обязательно должны фигурировать в двух отчетах (баланс и финансовый результат). Банкет получился за свой счет.

Не пренебрегайте балансом. Поглядывайте на красные маячки в виде точек, где стыкуется отчетность и сверяйте прибыль в балансе и прибыль в отчете о финансовых результатах. Учет нужен вам для того, чтобы компанией возможно было управлять опираясь на цифры и реальное положение дел, если уж и внедрять учет — то целостным подходом со всем набором контрольных функций.