Анализ кадровой отчетности

Для успешного ведения бизнеса необходимы удобные инструменты управления. «1С:ERP» 2.5 содержит большое количество отчетов и набор инструментов для настройки и адаптации любого отчета для решения конкретной задачи управления. Рассмотрим подробнее отчеты для удобной работы с кадрами, а именно со штатным расписанием.

Аналитические отчеты при работе со штатным расписанием относятся к оперативным и строятся на основе операционных данных.

Работать с данными штатного расписания можно из раздела Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание.

Рисунок 1 — Путь к аналитическими отчетам для работы со штатным расписанием

Разберем подробнее возможности и пользу каждого отчета.

Анализ штатного расписания

Этот аналитический отчет показывает позиции штатного расписания. Количество запланированных ставок по должностям в штатном расписании и сколько фактически занято. В отчете видно, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием и фактически используемый объем фонда оплаты труда. Плановый оклад указывается в карточке позиции штатного расписания, а используемый ФОТ берется из документа приема на работу. Выбираем дату, организацию и подразделение при необходимости. Перед формированием отчета можно сделать отбор по состоянию позиций:

• занята;
• временно занята;

Рисунок 2 — Отчет Анализ штатного расписания — отбор по статусам позиций

Рисунок 3 — Аналитический отчет Анализ штатного расписания

Заполненность штатного расписания

В этом отчете отражаются временно освобожденные ставки. Этих данных нет в Анализе штатного расписания. В отчете дана полная информация о занятых и свободных ставках. В отчете видна аналитическая информация по вакансиям. В этом отчете учтены временно освободившиеся ставки.

Рисунок 4 — Отчет по заполненности штатного расписания и наличии не закрытых позиций

Изменение штатного расписания

Данный отчет отражает изменения состава штатных единиц. Выбираем период, за который надо проанализировать изменения штатного расписания, организацию, подразделение при необходимости и нажимаем Сформировать. В Настройках можно сделать отбор по конкретным должностям.

Рисунок 5 — Настройки отчета Изменения штатного расписания, настройки сортировки по должностям

Начисление позиций штатного расписания

Отчет показывает начисления ФОТ по позициям штатного расписания. Под позицией понимается строка штатного расписания – определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. В каждой позиции указывается плановая ставка и % надбавки.

До формирования отчета можно установить отбор по должности, подразделению и по статье финансового учета.

Рисунок 6 — Настройки отчета Начисление позиций штатного расписания

Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

В этом отчете штатное расписание представлено в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок В колонках указан месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также % надбавки, составляющий этот показатель.

Рисунок 7 — Отчет Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

Соблюдение штатного расписания

Этот отчет показывает информацию, сколько ставок обозначено в штатном расписании и сколько в итоге фактически занято.

Отчет очень полезен для кадровой службы при контроле исполнения утвержденного штатного расписания. Данная информация доступна как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически программа формирует вывод текущей ситуации, например, «Превышена штатная численность».

Рисунок 8 — Пример отчета по соблюдению штатного расписания

Штатная расстановка

Данный отчет имеет информацию в разрезе сотрудников. Есть плановые данные и фактические. Аналитика ведется в разрезе — Подразделение, Позиция, Сотрудник и Состояние позиции.

Рисунок 9 — Отчет Штатная расстановка

Штатное расписание

Этот отчет есть в двух модификациях:

• штатное расписание (Т-3);
• штатное расписание на подпись.

Это не аналитические отчеты. Они необходимы для утверждения штатного расписания и соблюдения кадровой дисциплины. Отчет показывает, сколько всего ставок запланировано и какой ФОТ предусмотрен – как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей.

Рисунок 10 — Пример отчета Штатное расписание, унифицированная форма

Отчет штатное расписание на подпись имеет дополнительную колонку Описание, которая заполняется из поля Краткое описание карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Рисунок 11 — Пример отчета Штатное расписание на подпись

Аналитические отчеты существенно упрощают работу не только кадровой службы. Аналогичные отчеты есть в каждом блоке учета. Начиная от продаж и заканчивая финансами.

Кроме того, 1С:ERP позволяет самостоятельно создавать аналитические отчеты под собственные потребности.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно проанализировать зарплату сотрудников за разные периоды – в целом за период и помесячно. Для этого служат отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» и «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)», с помощью которых можно проанализировать задолженность на начало и конец периода, отработанное и неотработанное время, состав начислений, удержаний и выплат с разбивкой по подразделениям и сотрудникам. Отчеты можно сформировать как сводно, так и с расшифровкой.

Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)»

1.       Укажите период, за который необходимо сформировать отчет. Установите флажок и выберите организацию, по которой нужно сформировать отчет. Установите флажок Выводить отчет по сотрудникам, если необходимо сформировать отчет по подразделениям и по сотрудникам. Устанавливать флажок не нужно, если необходимо сформировать отчет только по подразделениям без расшифровки по сотрудникам. Установите флажок Разворачивать по начислениям и удержаниям, если необходимо уточнить начисления и удержания у сотрудников.

3.       Кнопка Сформировать или кнопка Закрыть и сформировать. Суммы общих начислений и удержаний можно расшифровывать двойным щелчком левой клавиши мыши по интересующей сумме. Самыми полезными расшифровками являются по регистратору. Если необходимо сформировать краткий отчет без указания отработанных и неотработанных дней и без конкретных начислений и удержаний, измените настройки отчета и выберите режим Расширенный. На закладке Структура снимите флажки Группа в группируемом поле в разделе Колонки. Снимите флажок Разворачивать по начислениям и удержаниям. Кнопка Закрыть и сформировать.

4.       Для того чтобы сформировать отчет без учета подразделений, измените настройки отчета и выберите режим Расширенный. В форме Настройки отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» нажмите на кнопку Еще – Настройки технического специалиста. При этом откроется форма Изменение варианта отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)». В поле Подразделение на конец периода щелкните правой кнопкой мыши и нажмите на кнопку Разгруппировать. Кнопка Завершить редактирование. Кнопка Сформировать.

5.       Для того чтобы сформировать отчет, измените настройки отчета и выберите режим Расширенный. В форме Настройки отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» нажмите на кнопку Еще – Настройки технического специалиста. При этом откроется форма Изменение варианта отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)». По полю Физическое лицо щелкните левой кнопкой мыши. Откроется форма Редактирование полей группировки. Из раздела Доступные поля выделите поле Таб. номер. Кнопка Выбрать. Кнопка ОК.

6.       В форме Изменение варианта отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» нажмите на кнопку Завершить редактирование. Кнопка Сформировать. Если в отчет были внесены изменения, его можно сохранить, чтобы каждый раз при формировании не делать настройку. Для этого нажмите на кнопку Выбрать другой вариант отчета или сохранить новый – Сохранить как или кнопку Еще – Вариант отчета – Сохранить как. В форме Сохранение варианта отчета в поле Наименование укажите новое название отчета и выберите, кому будет доступен такой вариант отчета – Только автору или Указанным пользователям. В поле Описание можно написать краткое описание отчета.

7.       По кнопке Далее можно разместить отчет в любом разделе программы для удобства, установив флажок. По умолчанию флажок установлен в том разделе, в котором был первоначальный отчет. Кнопка Сохранить. Кроме того, при необходимости можно сформировать отчет за определенный период сводно.

Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)»

1.       В отчете «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» начисления, удержания и выплаты по сотрудникам сгруппированы помесячно. Сальдо выводится на начало и на конец каждого месяца, включенного в период формирования отчета. Отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам (за период в целом)» и отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» имеют одну структуру.

2.       Если необходимо сформировать краткий отчет без указания отработанных и неотработанных дней и без конкретных начислений и удержаний, измените настройки отчета. Для того чтобы сформировать отчет, также измените настройки отчета. Для того чтобы сформировать отчет, также измените настройки отчета. Если в отчет внесены изменения, его можно сохранить, чтобы каждый раз при формировании не делать настройку.

Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Отчеты в течение года

Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.

Росстат

Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:

• Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
• Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
• Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
• Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.

Если соблюдаются условия, указанные в предыдущем пункте и организация является потребкооперативом; объединением КФХ; СРО; благотворительной организацией; относится к другой организационно-правовой форме, указанной в прил. 15 к приказу Росстата № 404 от 15/07/19 г. (Указания по заполнению формы П-4), то вместо П-4 каждый квартал они сдают один раз в год форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». За 2020 год используется форма, утвержденная приказом Росстата № 412 от 24/07/20. Помимо этого, если организация не входит в сферу малого бизнеса, средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый год, оборот более 800 млн руб., сдается форма № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.

ПФР

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

До конца года сдаются форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», форма №18 «Карточка учета организации», содержащая общие сведения об организации и количестве военнообязанных, форма № 19 «Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время». Во избежание недоразумений актуальные формы лучше попросить в военкомате.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

• о приеме, увольнении военнообязанного;
• об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
• об уклоняющихся от воинского учета.

Такая обязанность установлена рядом нормативных актов: ФЗ-61 от 31/05/96 «Об обороне», Методическими рекомендациями Генштаба от 11/07/17, правительственным Постановлением № 719 от 27/11/06 («Положение о воинском учете»).

«Особые» отчеты

Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.

В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.

Административная ответственность

За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.

Фонд оплаты труда включает в себя расходы, связанные с выплатой зарплат. Это одно из ключевых направлений расходования средств компании. Поэтому состояние фонда должно постоянно находиться в поле зрения руководства. Анализ расходования позволит оперативно выявлять проблемы, устранять их, оптимизировать все процессы.

Что входит в фонд оплаты труда?

Что собой представляет фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда – это совокупность средств, истраченных на выплату зарплат, премий, надбавок, доплат, отпускных, компенсационных переводов. Фонд включает в себя и средства, которые только планируются к трате.

Анализ расходов необходим для установления их структуры, пропорционального соотношения. К примеру, соотношения с показателем эффективности труда. На основании исследований можно выявить ожидаемые тенденции, построить эффективную систему оплаты труда.

Фонд оплаты труда работников строительно-монтажных организаций формируется на основе сметной документации, которая может составляться различными методами. Наибольшее распространение получили ресурсный и базисно-индексный методы определения сметной стоимости строительства.
Как провести сопоставительный анализ вариантов расчета фонда оплаты труда с использованием этих методов?
Посмотреть ответ

Задачи анализа фонда оплаты труда

Анализ ФОТ предполагает следующие цели и задачи:

• Выявление соотношения между текущим показателем фонда и прошлыми/плановыми показателями.
• Установление отклонений и определение причин их возникновения.
• Установление соотношения динамики роста продуктивности труда, роста производительности и размера фонда.
• Обнаружение резервов для выплат.
• Нахождение методов уменьшения расходов.
• Установление степени оправданности используемых форм и систем оплаты труда.
• Исследование динамики роста или уменьшения зарплат.
• Установление эффективности используемых схем премирования.
• Создание системы систематического контроля над мерой труда.
• Формирование путей для предупреждения отклонений от нормативных значений.

К СВЕДЕНИЮ! Анализ осуществляется на основании документации. К примеру, это может быть бухучет, статистическая отчетность и сведения из отдела кадров.

Кто занимается анализом фонда

Ответственность за анализ ФОТ может возлагаться на разных лиц. Если компания совсем небольшая, работой может заняться руководитель или главбух. Если это расширенное производство, деятельность может быть доверена этим сотрудникам:

• Экономисту.
• Аналитику.
• Специалисту по кадрам.

Контроль над деятельностью специалиста может быть доверен представителям бухгалтерского отдела.

Как провести анализ эффективности использования фонда оплаты труда?

Особенности определения ФОТ

Для определения размера фонда используются различные методы. Сначала необходимо установить фактический размер ФОТ. Для решения этой задачи можно использовать эти методы:

• Определение размера фонда за предыдущий период.
• Суммирование всех соответствующих показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности.

Значения, которые включаются в ФОТ, оговорены в статье 255 НК РФ. В частности, это четыре составляющих:

• Плата за отработанное время.
• Плата за неотработанное время (к примеру, отпускные, плата за период вынужденных простоев).
• Единовременные выплаты (премии).
• Переводы на питание, жилье, профессиональные расходы (к примеру, бензин).

В ФОТ включаются надбавки за переработку, компенсация за вредные условия работы, стоимость товара, который был предоставлен в качестве натуральной платы. Расходы на зарплату учитываются на счете 70. Сальдо его фиксируется в журнале-ордере №10.

Как осуществляется анализ ФОТ

Анализ исполняется по нескольким направлениям. Основными являются горизонтальный и вертикальный анализ.

Горизонтальный анализ

Горизонтальный анализ обеспечивает отслеживание трат на зарплату в динамике. При этом производится сравнение данных за прошедший и текущий период. Если нужна более обширная информация, имеет смысл сравнить текущий период с несколькими предыдущими периодами. Подобный анализ служит этим целям:

• Установление факторов, влияющих на увеличение или снижение трат на выплату зарплат.
• Сравнение реальных трат и расходов, которые заложены в смету.

Последняя задача актуальна для бюджетных субъектов.

Вертикальный анализ

При вертикальном анализе устанавливается соотношение ФОТ с другими показателями. Процедура позволяет решить эти задачи:

• Расчет зарплаты на одного сотрудника.
• Определение выручки от реализации продукции и услуг на рубль трат на оплату труда.
• Установление прибыли на рубль расходов на оплату труда.

Что и с чем нужно соотнести? Все зависит от конкретной задачи. К примеру, можно разделить совокупность средств ФОТ на количество сотрудников. Вертикальный анализ проводится в рамках одного отчетного периода.

Как выполняется анализ имеющихся отклонений

Первая задача при анализе ФОТ – установление отклонений. Нужно это по следующим причинам:

• Обнаружение причин расхождения с составленным планом.
• Устранение всех факторов, которые влияют на возникновение отклонений.

Для установления отклонений требуется соотнести текущие показатели ФОТ с предыдущими. Для расчетов используется эта формула: АО = ФФОТ – ПФОТ.

В формуле использованы эти значения:

• АО – абсолютный уровень отклонений.
• ФФОТ – фактический уровень ФОТ.
• ПФОТ – планируемое значение ФОТ.

Формула является универсальной, то есть она подходит и для всего юридического субъекта, и для подразделений. Для сопоставления зарплат и исполнения планов потребуется эта формула: ОО = ФФОТ – ПФОТ * К.

• К – коэффициент выполнения плана.
• ФФОТ – фактический показатель фонда.
• ПФОТ – планируемое значение.

Такие расчеты позволят соотнести отклонение с производительностью труда по субъекту.

Анализ трат на зарплаты с точки зрения эффективности

Существует формула для определения эффективности трат на мотивацию специалистов. В частности, работодателю нужно соотнести темпы роста ФОТ с ростом производительности труда. Для установления нужного значения требуется сделать ряд вычислений. Рассмотрим все их.

Сначала определяется темп увеличения оклада: ИЗ = СЗФ/СЗП.

В формуле применяются эти значения:

• СЗФ – фактический средний показатель окладов.
• СЗП – планируемое значение усредненного оклада.

Вычисляем индекс прироста производительности: ИП = ВПФ/ВПП.

В формуле используются эти значения:

• ВПФ – действительная выработка по организации.
• ВПП – планируемый показателя выработки.

Высчитывается коэффициент опережения: К = ИП/ИЗ.

В формуле фигурируют эти показатели:

• ИП – индекс прироста производительности.
• ИЗ – темп увеличения оклада.

То есть в последней формуле используются значения, найденные в результате предыдущих расчетов. В результате получаем коэффициент. Его также требуется анализировать. Оптимальным можно считать положение, при котором коэффициент превышает единицу. Это свидетельствует о том, что производительность труда растет быстрее, чем заработная плата. Если же полученное значение меньше единицы, это свидетельствует о перерасходе фонда оплаты. Это обозначает эти негативные моменты:

• Нерациональное увеличение себестоимости продукции.
• Сокращение объема чистой прибыли.

В ситуации с низким коэффициентом требуется искать способы увеличения эффективности, уменьшать оклады сотрудникам, сокращать персонал.

Дополнительная информация

Для анализа ФОТ важно правильно провести расчеты на основании данных, содержащихся в документах. Но не менее важно верно проанализировать результаты расчетов. Рекомендуется регулярно проводить анализ для отслеживания динамики. Необходимо сравнивать коэффициенты за текущий и предыдущий период.

Сегодня аналитика — настоящий тренд, причем не только в рекрутменте, но и в других областях — от маркетинга до производства. Согласно данным облачной CRM для рекрутмента Talantix, которая входит в экосистему hh.ru, большинство клиентов внедряют систему именно из-за аналитики. Буквально три года назад ситуация обстояла иначе: процент использования аналитики как одного из инструментов Talantix был довольно низким.

Что изменилось? В первую очередь, появилось понимание, что сбор данных, их анализ и составление отчетов для бизнеса — это не просто «для галочки», а инструмент, который позволяет находить и устранять слабые места в подборе.

ИТ-подразделение федеральной компании очень медленно искало разработчиков в команду. Это било по всем процессам: простои в работе негативно влияли на результаты других подразделений, добавлялись затраты на повторный поиск, когда не получалось найти «того самого» с первого раза, на линейного руководителя ложилась дополнительная нагрузка. В какой-то момент в компании подключили CRM-систему, в том числе начали использовать аналитику, и обнаружились такие проблемы:

• Часть кандидатов «отваливается» из-за промедления линейного руководителя: пока рекрутер ждет согласования по кандидату, соискатель успевает переключиться на другие предложения.
• Большой процент соискателей отказывается продолжать общение по вакансии на этапе выполнения тестового задания.

Вот что сделали:

• Рекрутер переговорил с линейным руководителем, и они вместе установили максимальный срок согласования кандидата. Договорились, что если руководитель медлит, можно без зазрения совести его дергать и слать напоминания.
• Решили перенести тестовое задание ниже по воронке — на этап собеседования с командой или даже после него (если остаются сомнения).

И получили такие результаты:

• Благодаря аналитике линейный увидел, что из-за 1–3 дней промедления может посыпаться весь процесс подбора. В итоге он стал серьезнее относиться к комментированию профилей кандидатов. Люди получали оперативные ответы и чаще приходили на собеседования, воронка стала шире, и вакансии стали закрываться быстрее и качественнее.
• Перенесение тестового дальше по этапам тоже сыграло на расширение воронки, а качество кандидатов при этом не ухудшилось. Часто специалисты не хотят тратить пару часов (и это в лучшем случае) на выполнение задания, если в другой компании их готовы принять и без него. Теперь в компании проверяют профессиональные навыки кандидатов прямо на собеседовании, предлагая кейсы из личной практики. Если остаются сомнения по кандидату, дают ему «домашнее задание» — после встречи с руководителем и командой кандидаты более мотивированы и охотнее соглашаются выполнить тест.

Кейс наглядно показывает, что аналитика — это не просто разрозненные цифры, а материал для корректировки процессов: что поменять, что выбросить, что добавить. Существует стереотип, что всё это крайне сложно и разобраться с кипой данных сможет математик-статистик или другой технарь, но точно не рекрутер. Если когда-то это и было правдой, то времена давно изменились: современная CRM-система — это дружелюбное пространство с уже готовыми графиками и таблицами.

Чтобы понять, как это работает, разберем, какие виды аналитики бывают в принципе:

• Операционная аналитика — это анализ собранных вручную данных для повседневных целей и задач. Например, если рекрутер самостоятельно вносит цифры в Excel, скажем, чтобы расписать воронку, он занимается операционной аналитикой. С Talantix такая работа становится ненужной: система сама собирает и обрабатывает данные, выводя их в виде отдельных графиков и готовых отчетов.
• Высокоуровневые данные — это когда из микроданных формируются данные более высокого уровня, то есть как раз те графики и отчеты, которые рекрутер получает в Talantix в готовом виде. Его задача тут — просмотреть цифры, найти закономерности, построить гипотезу, которую в дальнейшем можно подтвердить или опровергнуть.
• Стратегическая аналитика — аналитика очень высокого уровня, сопряженная с серьезными решениями. Такие отчеты специальные подразделения готовят для встреч с акционерами и инвесторами.

Можно догадаться, что миф про «сложную аналитику» вырос из историй про аналитику третьего уровня, но ведь от рекрутера никто не требует подготовки многостраничного отчета для акционеров. Для корректировки подбора вполне хватит работы с высокоуровневыми данными, где достаточно быть внимательным и иметь развитое логическое мышление.

Воронка подбора — основной инструмент для наладки найма: позволяет не только оценить каналы привлечения кандидатов по эффективности, но и в целом оптимизировать внутренние процессы.

Может показаться, что аналитика — это эффективно и даже не очень сложно, но нужно только большим компаниям и лидерам рынка. Зачем небольшому бизнесу из регионов прокачивать наем, если всё и так неплохо?

Дело в том, что подбор в России сильно изменился за последние два года — произошло то, что можно назвать «идеальным штормом» на рынке труда. Демографические изменения, пандемия, снижение внутренней миграции и спад безработицы — все эти факторы привели к тому, что интерес работодателей в новых людях и интерес самих соискателей находятся в противофазе.

По данным hh.ru, в 2021-м интерес в работе среди соискателей сопоставим с показателями предыдущих годов, а вот спрос среди работодателей рекордно поднялся вверх.

Демографические процессы — одни из самых прогнозируемых в экономике, и данные Росстата отчетливо показывают, что в ближайшие годы ситуация на рынке труда будет только ухудшаться. За последнее десятилетие существенно сократилось население в возрасте от 20 до 30 лет. Данные по возрастным когортам 10–14 и 15–19 лет не более утешительны, то есть в России постоянно сокращается общая численность населения и при этом снижается процент молодых людей, в которых больше всего заинтересованы работодатели. Чем меньше молодежи, тем больше потенциальных рабочих мест на одного человека, и соискатели могут выбирать.

Не все компании об этом знают, поэтому нередко предлагают зарплату ниже средней по отрасли, а сотрудники всё не находятся. Такую ситуацию подтверждает и статистика. Аналитики hh.ru и Talantix провели исследование причин отказов в принятии на работу по итогам собеседований. В рамках исследования были проанализированы обезличенные данные порядка полумиллиона причин отказов, которые рекрутеры самостоятельно указали при работе с кандидатами в системе Talantix с января по июнь 2021 года.

Как оказалось, в первом полугодии 2021 года причиной-лидером по количеству отказов стало несоответствие зарплатных ожиданий соискателей предлагаемой вакансии — 121,5 тыс. отказов, или почти каждая третья причина отказа. Это наглядная иллюстрация того, что аналитика и знание рынка нужны среднему и малому бизнесу в регионах так же, как и большим международным корпорациям.

Динамика последних лет с превышением числа умерших над числом родившихся дополнилась еще пандемийной статистикой. По данным видно, что компенсация численности населения России за счет мигрантов из других стран, которая имела место в течение последних нескольких лет, в прошлом году не произошла. Этой компенсации не будет и в 2021 году, судя по статистике первых месяцев текущего года.

По итогам 2020 года численность населения в стране уменьшилась примерно на 700 тысяч человек — это население большого города, например Тольятти. Что делать? В первую очередь, перестраивать подбор, анализировать данные, внедрять автоматизацию. Рынок диктует другие, более строгие правила — искать сотрудников «по наитию» уже не получится.

Также пора пересматривать свои убеждения, которые на самом деле могут быть предубеждениями. Нередко руководители хотят молодых сотрудников, но так ли уступают в профессиональном плане люди 40, 50 лет и старше? Или это лишь стереотип?

Эйджизм среди работодателей подтверждает и статистика hh.ru: доля приглашений после отклика на вакансию снижается в два и более раз для людей старше 40 лет.

При этом опрос от hh.ru, проведенный в 2020 году среди 11 тыс. респондентов, показал, что сотрудники-пенсионеры часто отлично справляются со своими задачами. Вот в процентном соотношении ответы на вопрос «Насколько хорошими работниками являются ваши коллеги пенсионного возраста?» (отвечали непенсионеры):

• Они даже более эффективны, чем все остальные — 13%
• Они менее эффективны, чем все остальные — 14%
• Бывает по-разному — 28%

К «идеальному шторму» добавляется еще один немаловажный фактор — удаленный и гибридный формат работы, который из-за пандемии стал нашей новой реальностью. Мир стремительно перешел в онлайн и не планирует оттуда возвращаться. Многие компании увидели массу преимуществ в таком режиме работы — экономия на аренде и прочих ресурсах, которых требовал живой офис, возможность собирать распределенные команды, а значит — нанимать людей из разных уголков не только России, но и мира.

Всё это повлияло на подбор — теперь вместо стопки распечатанных резюме руководитель получает документы электронной почтой. Вместо живой встречи с кандидатами — онлайн-встречи в Zoom, Skype, Microsoft Teams. Эти изменения требуют перенастройки процессов и прокачки рекрутерами новых навыков и компетенций.

С CRM-системой такой переход смягчается, ведь работа ведется в едином прозрачном онлайн-пространстве. Например, с Talantix не нужно лишний раз пересылать ворох резюме по почте: руководитель сам просмотрит их в системе или получит компактное уведомление.

Чтобы собеседование было удобным и без путаницы, прямо из системы можно назначить онлайн-встречу в Microsoft Teams. Ни работодателю, ни соискателю не нужно дополнительно скачивать приложения, покупать лицензию, авторизоваться. Встреча автоматически добавится в календарь, а накануне проведения все участники получат уведомления-напоминания.

Добавьте сюда то, что у директора по персоналу исчезают типичные проблемы «как распределить нагрузку между рекрутерами», «кто и что делает», «насколько эффективно идет поиск». В Talantix видно загрузку каждого из рекрутеров, можно посмотреть скорость закрытия вакансий, увидеть воронку и понять, на каких этапах было промедление и почему — может, это линейный застопорил процесс и рекрутер тут не при чем. Система позволяет удаленно выстроить прозрачный процесс без «перевода стрелок» и с видимыми результатами.

С помощью Talantix директор по персоналу наглядно видит, как идет работа рекрутеров, и может перераспределять нагрузку между ними.

Аналитика в рекрутменте — настоящий тренд, причем заслуженно: это не просто сбор данных и отчеты «для галочки», а инструмент, который позволяет:

• оценивать рынок труда в целом и рынок кандидатов в своей сфере, особенно если он узкоотраслевой или специфический;
• выстроить эффективный рекрутмент внутри компании — настроить каналы поиска, в том числе эффективно распределить бюджет между платными источниками откликов, собрать воронки под каждый тип вакансий, правильно распределить нагрузку между рекрутерами;
• развивать HR-бренд — качественный, быстрый и «цифровой» подбор сформирует нужное представление о компании и будет приводить таких же современных и амбициозных кандидатов.

Мир изменился, чтобы ему соответствовать, нужны новые инструменты и навыки. Talantix приглашает вас в мир современного рекрутмента — регистрируйтесь на демо и попробуйте нашу систему в течение 7 дней бесплатно.

↩ Назад к статьям

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Обязательные документы для проверки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие:

Устав организации

• полное и сокращённое название организации;
• место расположения организации;
• наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
• полномочия исполнительного органа организации;
• место хранения документов.

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

Трудовой договор

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель учёта рабочего времени

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

График сменности

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

Инструкции по охране труда

Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Личные карточки Т-2

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

Расчётный листок

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

Уведомления от работодателя

Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

Приказы работодателя

Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

Трудовая книжка

Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

Книги по трудовым книжкам

Сюда входит две книги:

• книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
• приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

• Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
• Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
• Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
• Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
• Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

* Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Редактор — Елизавета Кобрина