Личная карточка учета выдачи инструмента — это первичный документ, предназначенный для контроля использования сотрудниками средств труда. Ее заполняют отдельно на каждого работника, которому выдают инвентарь.
В малом бизнесе все чаще нанимают работников со своими машинами, материалами, инвентарем. На крупных предприятиях дело обстоит иначе. Работодатель способен обеспечить персонал всем необходимым. Но ему необходимо держать под контролем, кто, чем и в какое время пользуется. Для этого и существует карточка инструмента.
к приказу Минсельхоза РФ
от 16 мая 2003 г. N 750
Специализированные формы первичной учетной документации, согласованные с Госкомстатом России
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Открыть документ
Получить бесплатный доступ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
С целью учета выдачи (отпуска/возврата) хозяйственных принадлежностей и инвентаря на предприятии ведется ведомость по форме 422-АПК.
Документ утвержден приказом Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750. В нем ведется учет хозяйственного инвентаря со сроком полезного использования до 12 месяцев (исходя из принятой учетной политики) в пределах предварительно утвержденных норм.
Акт является оправдательным документом для принятых или отпущенных материальных ценностей со склада предприятия, или отнесения их на затраты предприятия, компании и учреждения.
Все фиксируемые в форме хозяйственные принадлежности традиционно делят на группы. Классификация позволяет правильно организовать учет инвентаря и материальных ценностей на предприятии.
Классификация хозяйственных принадлежностей:
• материальные ценности для организации лимита на предприятии (списываются в качестве расходов производства);• хозяйственные принадлежности для многократного индивидуального использования (списываются в качестве расходов);• инвентарь повторного пользования (списываются по уменьшенной стоимости их нормативной эксплуатации);• материалы сезонного использования (списываются на затраты по стоимости, расчет которой осуществляется на основании остатка времени эксплуатации предмета в отчетном году).
При любых передвижениях материальных ценностей, зафиксированных формой 422-АПК, рекомендуется в оперативном порядке выполнять контроль.
Ведомость составляется в нескольких экземплярах для получателя и отправителя (завсклада). В сроки, прописанные нормами документооборота на предприятии, акт сдается в отдел бухгалтерии, после чего прилагается к отчетам о движении материальных ценностей на предприятии.
Поясненияк специализированным формам первичной учетной документации
«Акт на оприходование земельных угодий»(форма 401-АПК)
Акт предназначен для оприходования, постановки на учет земельных угодий.
В акте отражаются следующие сведения: количество, вид угодий, качество земель, балансовая стоимость принимаемого на учет объекта.
Указывается расположение земельного участка, его местное название; номер и дата распоряжения принимающей стороны на основании которого произведено оприходование объекта.
При передаче земельного участка к документу прилагается ксерокопия экспликации и план границ участка, дается ссылка на них в акте. На основании визуального обследования земельных угодий комиссия дает заключение о состоянии и направлении использования земельных угодий.
Акт составляет комиссия в двух экземплярах для принимающей и передающей стороны.
Формирование комиссии для составления акта рекомендуется в следующем составе: юрист, как лицо, владеющее юридической информацией о правовом статусе земель, или экономист, при отсутствии юрист-консульта; бухгалтер, осуществляющий учет земель сельскохозяйственного пользования; главный агроном, как руководитель подразделения по производству продукции растениеводства; агроном — материально ответственное лицо. Кроме того желательно присутствие представителя Комитета по земельным ресурсам и землеустройству, осуществляющего от имени органов исполнительной власти контроль за правильностью использования земель.
На основании акта, после его утверждения руководителем и передачи в бухгалтерию, делаются соответствующие учетные записи.
«Акт оприходования земель (земельной доли)»(форма N 402-АПК)
Предназначен для отражения в бухгалтерском учете поступления земельных участков (земельных долей), находящихся в собственности, аренде и пользовании, в том числе и от физических лиц.
В акте отражаются следующие сведения: наименование, дается полная характеристика вида угодий и их категорий, первоначальная стоимость принимаемого на учет объекта.
При приеме-передаче земельного участка необходимо отразить балл бонитета участка, номер поля и севооборота. В случае приема-передачи земельной доли эти данные не приводятся,# Указывается расположение земельного участка, его местное название; номер и дата (распоряжения) принимающей стороны, на основании которого произведено приемка объекта.
Если оприходуются несколько объектов, вписываемые строки акта должны быть продлены для возможности отражения характеристик по всем передаваемым объектам.
Акт составляет комиссия в двух экземплярах для принимающей и передающей стороны. Если передающей стороной является физическое лицо, то оно обязательно участвует в процессе приема-передачи. Если же это юридическое лицо, то ее представители также входят в состав комиссии.
Формирование комиссии для составления акта рекомендуется в следующем составе: юрист как лицо, владеющее юридической информацией о правовом статусе земель, или экономист при отсутствии юристконсульта#; бухгалтер, осуществляющий учет земель сельскохозяйственного пользования; главный агроном как руководитель подразделения по производству продукции растениеводства; агроном — материально-ответственное лицо. Кроме того, желательно присутствие представителя Комитета по земельным ресурсам и землеустройству, осуществляющего от имени органов исполнительной власти контроль за правильностью использования земель.
«Акт приема-передачи земель (долей) во временное пользование»(форма N 403-АПК)
Применяется для оформления операций по реализации посевов и приема-передаче земель (долей) во временное пользование, на время выращивания и уборки сельхозпродукции.
Форма заполняется в двух экземплярах специальной комиссией из представителей принимающей и передающей сторон на основании документа (государственного акта), подтверждающего право пользования землей.
В лицевой части документа указываются наименование объекта, его площадь, наименование выращиваемых культур, срок использования, корреспонденция счетов, основание для приема-передачи.
На оборотной стороне акта отражают краткую характеристику объекта, сельхозкультур принимающей стороны, особые условия, предъявляющие при возврате земли.
Полностью заполненный акт, подписанный главным бухгалтером и утвержденный руководителем организации, представляется в бухгалтерию ответственному лицу для записи в бухгалтерские регистры.
«Акт приема многолетних насаждений»(форма N 404-АПК)
Форма 404-АПК используется для оформления приема выращиванных# многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию как по плодовым насаждениям (после наступления плодоношения), так и по защитным насаждениям (после смыкания крон, в возрасте не менее 5 лет).
Акт подписывают все члены комиссии, утверждает руководитель организации. Затем техническая документация передается в службу главного агронома.
«Акт на списание многолетних насаждений»(форма N 405-АПК)
Форма 405-АПК предназначена для оформления списания многолетних насаждений при утрате ими производственного значения (как правило, после истечения периода биологического плодоношения) или нецелесообразности их дальнейшей эксплуатации (изреженности свыше 70% растений на 1 га, стихийные бедствия и т.п.). Акт составляется комиссией, в состав которой должен входить бригадир садоводческой бригады (при ликвидации сада) или агролесомелиоратор (при ликвидации полезащитной полосы или иных насаждении#).
В акте фиксируется: название насаждений, инвентарный номер, порода и сорт, площадь, год посадки, количество деревьев (кустарников) по данным последней инвентаризации, наличие пригодных деревьев (кустарников), процент изреженности, балансовая стоимость насаждений, сумма амортизации, заключение комиссии о раскорчевке.
На оборотной стороне акта указываются результаты раскорчевки: произведенные затраты (по статьям со ссылкой на документы), поступления от раскорчевки (виды ценностей; их количество, сумма, ссылка на документы).
Акт подписывают члены комиссии, утверждает руководитель организации, после чего он поступает в бухгалтерию для отражения операций по списанию насаждений и оприходованию ценностей по счетам бухгалтерского учета. Списание с баланса многолетних насаждений производится только после полной их раскорчевки.
«Акт на выбраковку животного из основного стада»(форма N 406-АПК)
Форма 406-АПК применяется для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота животного при утрате им хозяйственно-полезных качеств: значительном понижении продуктивности и способности к воспроизводству, работоспособности, вследствие неизлечимых болезней, травматических повреждений, пороков, старости и т.п. с передачей его на убой, постановку на откорм или реализацию.
Акт составляется комиссией, в которую обязательно должны входить главный (старший) ветврач, а при необходимости — зоотехник-селекционер хозяйства, управляющий (заведующий) и зоотехник отделения, фермы.
В акте указывается живая масса (кг) животного при выбраковке, первоначальная стоимость, причины выбраковки (диагноз болезни). При убое животного непосредственно после выбраковки в акте указывается полученная продукция и ее дальнейшее назначение (использование). Форма 406-АПК, используется также для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота, нескольких животных (единовременно) при утрате ими хозяйственно-полезных качеств, либо при обновлении стада.
Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации и после этого является основанием для записи в регистры бухгалтерского учета на списание с баланса соответствующего животного.
«Акт переоценки внеоборотных активов»(форма N 407-АПК)
Является документом по оформлению итогов переоценки внеоборотных активов, проведенной организацией.
Акт составляется в одном экземпляре в том случае, если организация принимает добровольное решение не чаще одного раза в год (на 1 января отчетного года) переоценивать полностью или частично объекты внеоборотных активов, по восстановительной стоимости путем индексации (с применением индекса дефлятора) или прямого пересчета по документально подтвержденным рыночным ценам. Если организация принимает такое решение, то в последующем группы однородных объектов внеоборотных активов, по текущей (восстановительной) стоимости переоцениваются регулярно.
В документе дается полная характеристика переоцениваемых объектов: их наименование и назначение# присвоенный инвентарный номер, первоначальная стоимость, сумма накопленной амортизации, год выпуска (постройки), дата о вводе в эксплуатацию. Указывается местонахождение и подразделение, за которым закреплено имущество, дата приказа (распоряжения) руководителя организации о переоценке, применяемые при этом методы переоценки.
Здесь же на лицевой стороне приводятся данные о восстановительной и остаточной стоимости объектов после переоценки, делается отметка о дате следующей переоценки.
Оборотная сторона акта содержит информацию о техническом состоянии актива, степени его пригодности для дальнейшей эксплуатации или списания, приводится ссылка о факте подтверждения его рыночной цены.
Акт подписывает главный бухгалтер организации, после чего на лицевой части составляются бухгалтерские записи о результатах переоценки — суммы дооценки или уценки объекта внеоборотных активов.
«Учетный лист труда и выполненных работ» (форма N 410-АПК)
Форма используется для учета ручных работ и с применением гужевого транспорта, выполненных группой работников (звено, бригада). Документ рассчитан на ведение в течение одного дня или нескольких дней при ограниченном количестве выполняемых работ.
В документе записывается каждый работник, участвовавший в выполнении тех или иных работ в течение рабочего дня, его табельный номер, наименование работы и под какую культуру, отработано часов, объем выполненной работы, начислено основной и дополнительной оплаты.
В случае если в течение одного рабочего дня работающий выполнял несколько видов работ и под разные культуры, то эта# фиксируется в отдельных графах, расположенных рядом. В конце документа (с правой стороны) по каждому работнику выводится общее отработанное время и общая сумма начисленной оплаты труда.
Внизу выводятся общие итоги по всей группе работников, принимавших участие в работах.
Сведения об объемах выполненных работ записываются к# учетный лист только на основании данных обмера обработанных площадей, подсчета или взвешивания продукции. Работа, выполненная недоброкачественно и подлежащая переделке, не принимается и в учетный лист не записывается.
Учетный лист подписывает агроном и бригадир.
«Учетный лист тракториста-машиниста»(форма N 411-АПК)
Форма применяется для учета механизированных работ, выполняемых тракторами, комбайнами, самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов).
Документ открывается на каждого тракториста-машиниста и рассчитан на учет выполняемых работ на срок до 25 дней. В документе по каждой строке фиксируются все данные о выполняемых в течение дня работах: N поля, название культуры и выполненной работы, состав агрегата, агротехнические условия выполнения работы, бригада-заказчик, по какому счету учитывается работа, единица измерения, отработано часов, норма выработки, расценка, сменная эталонная выработка, фактически выполненная работа, начисленная оплата труда (основная, дополнительная, всего), оплата прицепщика (если на данной работе использовался прицепщик), расход горючего по норме и фактически.
Внизу документа приводятся общие итоги об отработанном времени, объеме выполненных работ, начисленной оплате труда и расходе горючего, количестве отработанных машино-дней и машино-смен. Кроме того, приводятся общие данные о движении горючего: остаток на дату выдачи учетного листа, получено (заправлено), остаток горючего на дату сдачи учетного листа. Разница (т.е. количество израсходованного горючего) должна сходиться с общим итогом по графе «Расход горючего (фактически)».
Документ подписывают тракторист-машинист, агроном, бригадир. Заполненный учетный лист утверждает руководитель подразделения, после чего в бухгалтерии основные данные из него переносятся в накопительную ведомость, ведомость учета затрат.
По работам, выполненным комбайнами, к учетным листам тракториста-машиниста прилагаются экземпляры реестров, путевок, талонов на отправку зерна для сверки с данными материального учета и начисления оплаты за полученную продукцию.
«Путевой лист трактора»(форма N 412-АПК)
Форма используется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах. Выпуск трактора из гаража на транспортные работы без путевого листа не допускается.
Все путевые листы строго регистрируются и каждый имеет свой порядковый номер (с 1 января и до конца года).
На лицевой части путевого листа указывается задание: в чье распоряжение направляется машина, откуда взять груз, куда его доставить, расстояние, название и класс груза, число ездок с грузом, количество груза. Здесь же механик (бригадир) удостоверяет техническую исправность трактора, подписывает разрешение на выезд, тракторист расписывается, что принял машину в исправном состоянии.
На оборотной стороне документа фиксируются данные о выполнении задания: откуда и куда перевезен груз, его название, класс, время отправления, время прибытия, бригада заказчика, шифр синтетического и аналитического учета работы, единица измерения, шифр основной оплаты, отработано часов, перевезено груза, сделано тонно-километров, начисленная оплата, выполнено нормо-смен, в переводе на условные эталонные гектары, пробег, в том числе без груза, расход горючего по норме и фактически.
В отдельном разделе документа приводятся данные о движении горючего: остаток при выезде, выдано (заправлено), остаток при возвращении. При возвращении в гараж фиксируются данные о начале и конце работы, о сдаче трактора трактористом, его исправности (неисправности) и приемке механиком.
Данные из путевых листов переносятся в накопительную ведомость учета затрат.
«Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства»(форма N 413-АПК)
Форма предназначена для расчета оплаты труда работникам животноводства, исходя из объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки.
В документе по каждому работнику фермы указывается его должность, табельный номер, отработанное время, объем выполненной работы (полученной продукции) и исходя из установленных расценок делается начисление оплаты труда.
В документе можно одновременно вести учет по ферме, бригаде и различным видам выполняемых работ (получения продукции) — за счет выделенных для этого граф. В последней графе по каждому работнику выводятся итоги отработанного времени и начисленной оплаты труда.
На оборотной стороне документа по каждой графе выводятся общие итоги, указывается количество отработанных коне-дней гужевого транспорта. Документ подписывается зоотехником, бригадиром и бухгалтером, принявшим его для обработки.
Данные из документа переносятся в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.
«Наряд на сдельную работу»(форма N 414-АПК)
Форма используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой работников (бригадой, звеном и т.п.).
Документ выписывается перед началом работ сроком до одного месяца. На лицевой стороне ежедневно или на определенный период записывается задание, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ. Здесь же после выполнения задания отражается количество принятых годных изделий или выполненных работ, указывается отработанное время, общая сумма оплаты труда и процент доплаты.
На оборотной стороне документа заполняется табель, в котором учитывается время, отработанное каждым работником. Заработок каждого определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам.
Наряд утверждается руководителем подразделения и используется в бухгалтерии для записей в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.
Форма может применяться не на группу, а на индивидуальных работников в строительстве, вспомогательных, обслуживающих и прочих производствах.
На лицевой и оборотной стороне наряда ежедневно записывается задание работнику. Здесь же фиксируется количество принятой работы (изделий), затраченное время (норматив и фактически), начисленная сумма основной оплаты, процент доплаты.
Выдачу задания в наряде подписывает прораб или заведующий мастерской, приемку работ — руководитель соответствующего подразделения, для которого выполнялись работы. Правильность расчетов в наряде удостоверяет нормировщик.
Наряд утверждает руководитель подразделения, после чего он поступает в бухгалтерию для записи сумм в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.
«Ведомость выдачи натуральной оплаты»(форма N 415-АПК)
Применяется для систематического отпуска продукции (молоко, яйцо, мясо и т.п.) в счет оплаты труда. Она является оправдательным документом для списания готовой продукции с фермы, склада и других мест хранения. Выписывается в одном экземпляре на одно наименование продукции.
По ведомости натуральной оплаты производится определение стоимости выданной продукции в счет оплаты труда, исходя из установленных отпускных цен. Ведомость сдается в бухгалтерию в конце месяца.
«Ведомость на выдачу арендной платы за земельные доли»(форма N 416-АПК)
Применяется для оформления выдачи денежных средств и готовой продукции в счет арендной платы за земельные доли. Ведомость выписывается в одном экземпляре и сдается на склад. Отпуск готовой продукции производится с тех складов, которые в ней обозначены. Получатель (собственник земельной доли) при получении продукции расписывается непосредственно в ведомости. Она является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Ведомости сдаются в бухгалтерию после окончания выдачи материальных ценностей. Если к установленному сроку ряд лиц не получили натуроплату за земельные доли, то в графе «Подпись получателя» делают отметку «Не получено».
«Акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений»(форма N 420-АПК)
Акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений используется для списания с подотчета в расход на затраты соответствующих производств и культур минеральных, органических, бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов.
Документ составляется агрономом по окончании внесения удобрений и ядохимикатов в почву или после опрыскивания соответствующих культур, подписывается агрономом и утверждается руководителем организации.
К акту прилагаются лимитно-заборные карты, накладные и другие документы, по которым оформлялась доставка удобрений и ядохимикатов со складов к местам их использования.
Утвержденный акт передается в бухгалтерию, где он проверяется и используется для списания соответствующих ценностей с подотчета лица, ответственного за их сохранность на затраты соответствующих производств и культур.
«Акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей»(форма N 421-АПК)
Акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей предназначен для оформления списания мелкого инвентаря и других хозяйственных принадлежностей при полной или частичной их ликвидации вследствие износа и утраты ими потребительных свойств, либо по истечении установленных сроков службы и нецелесообразности (экономической, физической и т.п.) их дальнейшего использования.
Этот же документ служит основанием для оприходования полученных при ликвидации инвентаря и хозяйственных принадлежностей возвратных отходов или предметов для утилизации (металлолом, ветошь, дрова, инструмент и другие пришедшие в негодность предметы и т.п.).
Акт составляет комиссия на каждый случай пришедших в негодность производственного и хозяйственного инвентаря и других хозяйственных принадлежностей по соответствующим местам их эксплуатации (отделениям, фермам, бригадам, цехам и т.д.).
В состав комиссии включается руководитель внутрихозяйственного подразделения, материально-ответственное лицо и другие работники, связанные с эксплуатацией этих предметов. В акте должны быть указаны полные названия выбывших предметов, количество, цена, сумма, причины выбытия и способы уничтожения названных предметов с тем, чтобы при повторной инвентаризации их не предъявляли взамен новых предметов. На обороте акта приводится расчет результатов от ликвидации списанных предметов. При этом возвратные отходы (металлолом, дрова, ветошь и т.п.) подлежат оприходованию как полученные материальные ценности от ликвидации соответствующих объектов инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Акт проверяет главный бухгалтер (особенно с позиций правомерности списания предметов и оприходования возвратных отходов) и утверждает руководитель хозяйства, после чего бухгалтерия производит на основании документа все необходимые записи по бухгалтерским счетам.
«Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей»(форма N 422-АПК)
Предназначена для учета отпуска инвентаря, инструментов и хозяйственных принадлежностей со сроком полезного использования до 12 месяцев (исходя из принятой учетной политики) в пределах предварительно утвержденных норм. Служит оправдательным документом для отпущенных и полученных материальных ценностей со склада и отнесения их на затраты производства.
Для правильной организации учета и решения вопроса о моменте погашения стоимости при передаче инвентаря и принадлежностей в эксплуатацию в учетной политике целесообразно определить их виды (группы), которые можно классифицировать следующим образом:
— хозяйственные принадлежности (по которым организация утверждает лимит, например, до 100 руб. за единицу и списывает их в полном размере как расходы);
— предметы многократного и индивидуального использования (списываются в полной стоимости как расходы);
— предметы повторного использования (списываются по стоимости, уменьшенной на стоимость их нормативного возможного использования);
— предметы сезонного использования (списываются на затраты по стоимости, рассчитываемой исходя из оставшегося времени их использования в отчетном году).
После передачи инвентаря и хозяйственных принадлежностей со склада в эксплуатацию контроль за их наличием, движением и соблюдением сроков их использования, рекомендуется осуществлять в оперативном порядке.
Ведомость выписывается на одно или несколько наименований в бухгалтерии в двух экземплярах, из которых один остается у получателя ценностей с распиской об отпуске заведующим складом (кладовщиком), а второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя о приеме ценностей.
В сроки, установленные документооборотом, ведомости сдаются в бухгалтерию в составе документов, прилагаемых к Отчетам о движении материальных ценностей.
«Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей»(форма N 423-АПК)
Предназначена для обособленного учета приобретенного имущества в составе основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев и стоимостью не выше 2000 рублей за единицу. Такие объекты выступают в организации как своеобразные средства труда, сохраняющие в процессе использования свою натуральную форму и участвующие в нескольких операционных циклах, постепенно теряя свои технические качества.
Порядок отнесения малоценных средств труда к основным средствам# их состав и списание регулируются внутренними нормативными документами в зависимости от принятой учетной политики организации.
Карточка открывается на однотипные объекты имущества, имеющие одно и то же производственное или хозяйственное назначение и одинаковую стоимость. С этой целью их рекомендуется объединять по следующим однородным видам (группам):
— инструменты и приспособления общего назначения (режущий, слесарно-монтажный, универсальные измерительные приборы и приспособления и т.п.);
— специальные инструменты и приспособления (инструменты, прессформы# и т.п.);
— производственный инвентарь (рабочие столы, верстаки, стеллажи, шкафы, тумбочки и т.п.);
— хозяйственные принадлежности (конторская мебель — столы, стулья, шкафы, и т.п.), телефонные аппараты, противопожарный инвентарь и т.д.;
— прочий инвентарь (столовая посуда и приборы, инвентарь для культмассовых мероприятий, спортивный инвентарь и др.).
На лицевой стороне карточки указывают наименование, инвентарные номера объектов, их местонахождение, срок полезного использования, первоначальную стоимость в момент передачи в эксплуатацию.
В целях обеспечения сохранности инвентаря и хозяйственных принадлежностей организуется оперативный учет их наличия и движения по местам использования и материально ответственным лицам на забалансовом счете 013 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности на ответственном использовании».
Карточку заполняют в одном экземпляре на основе первичных документов на поступление (приобретение) и перемещение (выбытие).
На оборотной стороне карточки указываются операции по списанию объектов и отражению ценностей, полученных от ликвидации по счетам бухгалтерского учета.
«Карточка N учета работы шин»(форма N 424-АПК)
Используется для оформления движения автомобильных шин в эксплуатации (находящихся на ходовых колесах автомобиля и на запасном колесе) с целью наиболее полного использования их ресурса.
Заводится в одном экземпляре технической службой автотранспортного подразделения организации на каждую шину установленную на автомобиль (новую, восстановленную, или с углубленным рисунком протектора) при ее комплектации или во время эксплуатации. Ведется до выхода шины из строя.
Каждая находящаяся в эксплуатации автомобильная шина закрепляется за автомобилем, прицепом, полуприцепом и работающими на них водителями. Эти сведения фиксируются в карточке.
Шины учитываются по названиям колес автомобиля (записи производят сокращенно), порядковым номерам, дате изготовления и фирме — изготовителю шин.
В карточке учета работы указываются техническое состояние шины, находящейся на автомобиле (дефекты, характер и размер повреждений). Для шин, бывших в эксплуатации при установке на другой автомобиль записывается ее предыдущий пробег.
После ремонта местных повреждений учет работы шины продолжается по той же карточке.
Ежемесячно в каждую карточку учета работы шины вносится фактический пробег.
При замене шины на ходовых колесах запасной шиной водитель обязан сообщить ответственному за учет работы шин дату замены шины и номер шины, снятой и установленной. Эти данные отражаются в карточках учета работы заменяемой и запасной шин.
Шины не должны сниматься с эксплуатации и сдаваться в утиль или на восстановление, если они по своему техническому состоянию пригодны к дальнейшей эксплуатации.
При направлении шины на восстановление, углубление рисунка протектора или в утиль, карточка учета подписывается членами комиссии. В данном случае она является актом списания шины.
На шины, поступившие после восстановления, заводятся новые карточки учета их работы.
Пробег шины с углубленным рисунком протектора нарезкой начинается с нуля в ранее заведенной карточке учета, а при обезличенной нарезке заводится новая карточка.
Заполненные карточки учета шин хранят по номерам автомобилей и закрывают при списании шины в утиль с обязательным указанием результатов осмотра и заключением комиссии.
Пробег шины, установленный эксплуатационными нормами, не может служить основанием для ее замены на автомобиле или списания, если шина по своему техническому состоянию пригодна для дальнейшей эксплуатации, ремонта или восстановления.
«Реестр карточек N учета работы шин»(форма N 425-АПК)
Применяется для систематизации сведений о фактических пробегах автомобильных шин, зарегистрированных в карточках учета работы шин.
Составляется ответственным лицом за учет работы шин автотранспортных средств организации в одном экземпляре и ежемесячно в сроки, установленные документооборотом, представляется в бухгалтерию.
Зачем нужна форма МБ-2
Это межотраслевой типовой бланк, который применяют для контроля за малоценными и быстроизнашивающимися объектами. К таким объектам относятся предметы с ограниченным периодом использования, к примеру, мешки, перчатки, канцелярия, средства для уборки и т. д.
Чтобы проконтролировать, куда, для чего и сколько выдали инструментов, сведения о них вносят в карточку учета, а сотрудник подтверждает их получение подписью. Затем указывают информацию о том, когда и в каком количестве их вернули. Это необходимо, чтобы вести учет активов и производить списание изношенного имущества.
Заполняет карточку ответственный сотрудник (обычно кладовщик, завхоз или секретарь). В ней две таблички. В первой — дата составления и сведения об организации (структурное подразделение, вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя).
Карточку учета МБ-2 составляют в одном экземпляре на каждого работника. В связи с этим в отдельной строке указывают полностью фамилию, имя и отчество, должность, профессию работника, который получил на руки предметы.
Затем уже заполняют вторую таблицу. В нее вносят следующие сведения, касающиеся выданных предметов:
- их наименование, марка, размер;
- номенклатурный номер;
- когда и сколько выдано;
- когда и сколько возвращено;
- акт выбытия (номер и дата, срок службы, номер паспорта).
Рядом с информацией о выдаче предметов ставит подпись работник, который их получил, а рядом с информацией о возврате — кладовщик.
На оборотную сторону при заполнении переходят тогда, когда не хватает строк на лицевой стороне. Затем ответственный работник подписывает карточку и ставит дату заполнения.
Форма 423-АПК
Такую карточку заполняют по аналогии с МБ-2, но ее формируют только для группы имущественных активов. Лицевую сторону карточки подписывает ответственный сотрудник. Обратную сторону 423-АПК следует заполнять только тогда, когда приходит время списывать средство производства. Исходные данные следует брать из заключения специально собранной комиссии.
Так выглядит заполненная карточка 423-АПК:
Используя типовые образцы, есть возможность составить и ведомость учета инструмента в организации. Бланк такой ведомости № 422-АПК предусмотрен в Приказе Минсельхоза № 750, который есть возможность взять за основу. Или составьте журнал, ориентируясь на форму МБ-2. Иногда крупные предприятия используют личную карточку учета по форме 131. Ее вы аналогично вправе взять за основу.
Как заполнять форму МБ-2
Обычно ее заполняет кладовщик, в одном экземпляре на каждого сотрудника. Типовая карточка учета и выдачи инструмента имеет две стороны. На лицевой (после названия организации и структурного подразделения) следует заполнить небольшую табличку. В ней указывают дату составления, структурное подразделение (еще раз), вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя. Ниже в отдельной строке пишем Ф.И.О., профессию и должность сотрудника, получившего инструмент.
Бланк МБ-2 ведут отдельно по конкретному сотруднику. В связи с этим его Ф.И.О. и должность там фигурируют изначально над таблицей.
Затем заполняем основную таблицу. В ней размещаем информацию о выдаваемом инвентаре:
- его название;
- номенклатурный номер;
- дату выдачи и их количество;
- затем дату и количество возврата;
- срок службы материальных ценностей;
- номер и дату акта выбытия (если во время использования актив выбыл).
Сотрудник, получивший инвентарь, ставит подпись в специальной графе в блоке «Выдано», а кладовщик — в блоке «Возвращено». Оборотную сторону заполняют, когда заканчиваются строки на лицевой стороне. Внизу на оборотной стороне ставится подпись сотрудника, заполнившего бумагу, и дата заполнения.
Зачем нужна форма 131
При помощи этого бланка крупные предприятия ведут контроль за малоценными предметами (спецодеждой, инструментами, инвентарем в эксплуатации). Как и остальные документы по первичному учету, бланк под номером 131 не обязателен. Но есть возможность использовать его для разработки собственных бланков, дополнив их в соответствии со спецификой деятельности компании и утвердив во внутренних ЛНА.
Инструменты группируют по типам или стоимости, в таблице заполняют:
- номенклатурный № предмета;
- название;
- дату выдачи;
- количество выданных предметов;
- срок, на который они выданы;
- процент износа при выдаче;
- дату возвращения;
- количество возвращенных предметов;
- степень износа при возврате.
Сотрудник расписывается в карточке два раза — при получении и при сдаче активов.
Дополнительно: какие нужны на предприятии знаки безопасности по охране труда
Образец
Вот заполненный образец карточки МБ-2:
Образец заполнения формы 131
Об авторе статьи
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Образец заполнения формы МБ-2
Документальный учет инструмента и инвентаря
Если в мелких фирмах сотрудники часто пользуются собственными инструментами для работы, то в крупных компаниях всеми необходимыми хозяйственными средствами их обеспечивает работодатель. Это инструментарий для уборки, мелкого ремонта, канцелярские принадлежности, хозтовары, осветительные приборы и т. д. Для контроля за их сохранностью ведут учетные документы — журнал или табель учета выдачи инструмента и карточки, которые заполняют на каждого работника.
Есть несколько унифицированных бланков, утвержденных или согласованных Госкомстатом, которые вправе использовать в компаниях:
- типовая межотраслевая МБ-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997, — для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов;
- форма учета инвентаря и хозпринадлежностей 423-АПК, утвержденная Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003 и согласованная с Госкомстатом, — для первичного учета на сельхозпредприятиях;
- типовая форма 131 — используют крупные предприятия для контроля за выданной спецодеждой, инструментарием и инвентарем в эксплуатации.
С 2013 года закон не обязывает использовать типовые бланки для первичных документов. Работодатель вправе самостоятельно решать, выбрать типовые бланки или разработать собственный вариант. Допустимо вносить и дополнительные пункты в унифицированные образцы. Решение следует утвердить в учетной политике предприятия распоряжением руководителя.
Не забывайте: если разрабатываете собственный вариант первичного учетного документа, необходимо проверить, чтобы он содержал все обязательные реквизиты. Их перечень приведен в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011.
Один из документов, который часто используют, — бланк 423-АПК. Но учтите, что Приказ Минсельхоза РФ № 750, в котором она закреплена, отменен Приказом Минсельхоза № 480 от 14.08.2020. Этот унифицированный документ напрямую использовать нельзя, но вы вправе взять его за основу при составлении собственной карточки.
Обычно этот документ ведут по однотипным объектам, одинаковой стоимости, например, для слесарного, производственного, земледельческого оборудования. На лицевой стороне заполняют сведения о выданных средствах, на оборотной — о списанных.
Вот как выглядит карточка, разработанная на основе бланка 423-АПК:
Если требуется составить ведомость выданного инвентаря, то допустимо разработать ее на основе бланка 422-АПК, закрепленного в том же отмененном Приказе Минсельхоза № 750. Никто не запрещает использовать удобный бланк в работе, приспособив его под собственные нужды.
Дополнительно: как обеспечить охрану труда на производстве
Что относится к малоценным ОС
Для ответа на этот вопрос необходимо сверяться с балансом и амортизационными группами. Чаще всего средства, учитываемые таким способом, имеют срок полезного использования до года и нуждаются в постоянной замене (ФСБУ 5/2019). Например, различные запчасти, перчатки, мешки, канцелярские предметы, хозинвентарь и др.
К примеру, посмотрим, нужна ли карточка выдачи электроинструмента. Обычно он служит дольше года, и есть возможность отнести его хотя бы к первой амортизационной группе. Тогда этот документ не нужен. Но если стоимость электроинструмента ниже предела, установленного учетной политикой, то вы вправе посчитать его за МПЗ. Тогда потребуется карточка учета инвентаря, выданного сотруднику.
Законодательная база
Перечень инвентаря и материальных ценностей предприятие составляет самостоятельно. Обычно к ним относят и различные инструменты для работы, осветительные приборы, канцелярские принадлежности, хозяйственных товары и другое.
Для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов обычно используют межотраслевую форму № МБ-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997. Она простая, удобная и персонифицированная.
Личные карточки для выдачи инструмента рассчитаны на контроль материальных запасов с небольшой балансовой стоимостью. До 2003 года даже действовало ограничение — не дороже 2000 рублей. Теперь это правило не действует. Лимиты каждое предприятие вправе установить свои, в соответствии с учетной политикой.
Еще один вариант, который часто рекомендуют к использованию, — специализированный бланк № 423-АПК, утвержденный Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003.
Необходимо помнить, что Приказ № 750 отменен Приказом Минсельхоза России от 14.08.2020 № 480. В связи с этим использовать как официальный этот бланк нельзя. Но компания вправе использовать его как основу для разработки собственных карточек учета инвентаря, хозяйственных товаров и инструмента.
Поскольку такие типовые документы относятся к первичной документации, они не являются обязательными. Работодатель вправе разработать бланк самостоятельно, включив в него обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).