Анализ отчетности закупок

Журнал «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11/2017

Законодательством РФ предусмотрены составление и размещение в единой информационной системе некоторых форм отчетности в сфере закупок товаров, работ, услуг. О том, что следует учесть при их заполнении, рассказал эксперт журнала.

Положениями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе) предусмотрены составление и размещение в единой информационной системе (ЕИС) некоторой отчетности, о которой мы и поговорим в данной статье.

Закон о контрактной системе предусматривает составление и размещение в ЕИС следующих отчетов:

  • об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций;
  • о невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика при осуществлении закупки у единственного поставщика, подрядчика, исполнителя;
  • об исполнении контракта или его отдельного этапа.

Далее рассмотрим порядок составления указанной отчетности.

Содержание
  1. Отчет об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства.
  2. Отчет при осуществлении закупки у единственного поставщика.
  3. Отчет об исполнении контракта или его отдельного этапа.
  4. Реестр контрактов на приобретение товаров, работ, услуг.
  5. * * *
  6. Контроль закупок силами специалистов отдела
  7. Контроль закупок силами руководителя отдела закупок
  8. Руководитель отдела закупок должен контролировать
  9. Контроль закупок на уровне высшего руководства
  10. Показатели, по которым высшему руководству следует контролировать закупки, следующие
  11. Помимо этого, объективные данные о работе отдела закупок должны систематически предоставлять
  12. Основные задачи деятельности закупок
  13. 1) Уровень удовлетворенности клиента (внешнего и внутреннего)
  14. 2) Оценка управления поставщиками
  15. 3) Доходная часть предприятия
  16. 4) Расходы предприятия
  17. Этапы создания системы оценки эффективности деятельности закупок
  18. «Какие методики применить?»
  19. «С чем сравниваем?»
  20. «Что делаем с полученными данными?»
  21. «Что получаем в итоге?»
  22. СБАЛАНСИРОВАННАЯ ОЦЕНОЧНАЯ КАРТА ЗАКУПОК
  23. Аналитический блок в закупках
  24. Основы закупочной аналитики
  25. Аналитические отчеты в отделе закупок
  26. Правильный отчет «ABC-анализ»
  27. Эффект от внедрения данного отчета
  28. Работа по автоматизации аналитического блока в закупках
  29. Обязательный ежемесячный отчет
  30. Особенности составления ежемесячного отчета
  31. А что на практике?
  32. Отчеты, требуемые от отдельных категорий заказчиков
Дополнительный анализ:  Сведения о производительности труда по предприятиям сектора нефинансовых

В соответствии со ст. 30 Закона о контрактной системе учреждения силовых ведомств обязаны осуществлять закупки у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций в объеме не менее 15% совокупного годового объема закупок путем:

  • проведения открытых конкурсов, конкурсов с ограниченным участием, двухэтапных конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений, в которых участниками закупок являются только субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации. При этом начальная (максимальная) цена контракта не должна превышать 20 млн руб.;
  • осуществления закупок с учетом положений ч. 5 ст. 30 Закона о контрактной системе.

В силу ч. 1.2 ст. 30 Закона о контрактной системе по итогам года заказчик обязан составить отчет об объеме закупок у социально ориентированных некоммерческих организаций и до 1 апреля года, следующего за отчетным, разместить его в ЕИС. В названный отчет заказчик включает информацию о заключенных с социально ориентированными некоммерческими организациями контрактах, а также о несостоявшемся определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с участием данных организаций.

Правила подготовки отчета, его размещения в ЕИС, форма отчета определены Постановлением Правительства РФ от 17.03.2015 № 238 (далее – Правила № 238).

В соответствии с п. 4 Правил № 238 отчет по итогам отчетного года в форме электронного документа подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица бюджетного учреждения и размещается в ЕИС до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Обязанность формировать отчет об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций сохраняется у заказчика даже в случае неосуществления им закупок у таких организаций. В данном случае в отчете необходимо отражать нулевые показатели (письма Минэкономразвития РФ от 29.07.2016 № ОГ-Д28-9405, от 06.05.2016 № ОГ-Д28-6288).

Отчет состоит из трех разделов.

Раздел I «Сведения о заказчике». В данном разделе приводятся сведения о заказчике – учреждении силовых ведомств.

Раздел II «Информация об объеме закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, о несостоявшемся определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с участием субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций». При заполнении разд. 2 все показатели следует приводить в тыс. руб. В нем отражаются:

1) по строке 1 – совокупный годовой объем закупок заказчика за отчетный год. Как мы уже отметили, под ним понимается утвержденный на соответствующий финансовый год общий объем финансового обеспечения для осуществления заказчиком закупок согласно Закону о контрактной системе, в том числе для оплаты контрактов, заключенных до начала финансового года и подлежащих оплате в указанном финансовом году. Необходимо отметить, что по этой строке не отражается объем закупок, сведения о которых составляют государственную тайну;

2) по строке 2 – общий объем финансового обеспечения для оплаты контрактов в отчетном году в рамках осуществления закупок, предусмотренных ч. 1.1 ст. 30 Закона о контрактной системе, рассчитываемый как сумма объемов финансового обеспечения для оплаты в отчетном году контрактов, заключаемых:

  • для обеспечения обороны страны и безопасности государства;
  • на оказание услуг по предоставлению кредитов;
  • с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) исходя из ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе;
  • на выполнение работ в области использования атомной энергии;
  • по результатам закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей);

3) по строке 3 – совокупный годовой объем закупок, рассчитываемый как разница между совокупным годовым объемом закупок заказчика за отчетный год, указанным по строке 1, и общим объемом финансового обеспечения для оплаты контрактов в отчетном году, обозначенным по строке 2, за вычетом закупок, предусмотренных ч. 1.1 ст. 30 Закона о контрактной системе;

4) по строке 4 – объем закупок, которые бюджетное учреждение обязано осуществить у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций в отчетном году;

5) по строке 5 – объем закупок, рассчитываемый как сумма денежных средств, подлежащих уплате в отчетном финансовом году, по контрактам, заключенным в отчетном финансовом году, а также до его начала по результатам состоявшихся процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя), в извещении об осуществлении которых было установлено ограничение в отношении участников закупок, которыми могли быть только субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации;

6) по строке 6 – сумма денежных средств, подлежащих уплате поставщиками (подрядчиками, исполнителями) в отчетном финансовом году субподрядчикам (соисполнителям) из числа субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, привлеченным к исполнению контрактов, заключенных в отчетном финансовом году, а также до его начала по результатам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в извещениях об осуществлении которых было установлено требование к поставщику (подрядчику, исполнителю), не являющемуся субъектом малого предпринимательства или социально ориентированной некоммерческой организацией, о привлечении к исполнению контракта субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций. В этой позиции учитываются только объемы фактического привлечения в отчетном году к исполнению контрактов субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, но не более объема, установленного условиями контракта в виде процента от его цены. Если поставщик (подрядчик, исполнитель), с которым заключен контракт в соответствии с ч. 5 ст. 30 Закона о контрактной системе, является субъектом малого предпринимательства или социально ориентированной некоммерческой организацией, в данной строке учитывается объем, установленный условиями контракта в виде процента от его цены;

7) по строке 7 – объем закупок, которые бюджетное учреждение осуществило у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций в отчетном году, рассчитанный как сумма значений объемов закупок, указанных по строкам 5 и 6;

8) по строке 8 – доля закупок, которые бюджетное учреждение совершило у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций в отчетном году, исчисленная как процентная доля объема закупок, обозначенного по строке 7, по отношению к совокупному годовому объему закупок, рассчитанному с учетом ч. 1.1 ст. 30 Закона о контрактной системе и указанному по строке 3. Сведения приводятся в процентах;

9) по строке 9 – информация о несостоявшемся определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) с участием субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций. В частности, здесь необходимо отразить общую сумму начальных (максимальных) цен контрактов несостоявшихся процедур закупок (открытых конкурсов, конкурсов с ограниченным участием, двухэтапных конкурсов, повторных конкурсов, аукционов в электронной форме, запросов котировок, запросов предложений), в которых было установлено ограничение в отношении участников закупок, которыми могли быть только субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации, и по результатам проведения которых контракт не заключен либо заключен по основаниям, предусмотренным п. 25 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе.

Раздел III «Информация о заключенных контрактах». При заполнении данного раздела необходимо указать:

  • по строке 1 – уникальные номера реестровых записей контрактов, заключенных с субъектами малого предпринимательства и социально ориентированными некоммерческими организациями, из реестра контрактов, заключенных учреждением;
  • по строке 2 – уникальные номера реестровых записей из реестра контрактов, заключенных учреждением, в отношении контрактов, содержащих условие о привлечении к исполнению контрактов субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций;
  • по строке 3 – уникальные номера реестровых записей контрактов, заключенных по основаниям, предусмотренным ч. 1.1 ст. 30 Закона о контрактной системе, из реестра контрактов, заключенных учреждением.

Датой составления отчета является дата его размещения в ЕИС (на официальном сайте). При этом информация, содержащая государственную тайну, не отражается в отчете и не размещается в ЕИС (на официальном сайте).

Отчет хранится в ЕИС (на официальном сайте) в течение срока, установленного законодательством РФ об архивном деле.

Отчет при осуществлении закупки у единственного поставщика.

В силу ч. 3 ст. 93 Закона о контрактной системе в случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) для заключения контракта заказчик обязан обосновать в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену и другие существенные условия контракта. Данное требование не распространяется на случаи осуществления закупки у единственного поставщика, предусмотренные п. 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19 – 21, 24 – 26, 28, 29, 33, 36, 42, 44, 45, 47 – 48, 50 – 52 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе.

Поскольку положения настоящего закона не содержат требований к форме такого отчета, он может быть составлен в произвольной форме. При этом указанный отчет должен содержать:

  • обоснование невозможности (нецелесообразности) использования иных способов определения поставщика. Заметим, что Законом о контрактной системе не установлены критерии невозможности или нецелесообразности использования других способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя). При этом заказчик должен обосновать необходимость выбора именно неконкурентного способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
  • цену и иные существенные условия контракта. Отметим, что расчет и обоснование цены контракта должны содержаться непосредственно в тексте контракта либо быть оформлены как неотъемлемое приложение к нему, подписаны и скреплены печатями всех сторон контракта, за исключением случаев осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), при которых документальное оформление отчета, предусмотренного ч. 3 ст. 93 Закона о контрактной системе, не требуется. Напомним, что при обосновании цены контракта следует руководствоваться Методическими рекомендациями по применению методов определения НМЦК, утвержденными Приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567.

Что же касается существенных условий контракта, Закон о контрактной системе как не раскрывает понятие данного термина, так и не содержит перечень этих условий. Вместе с тем, по нашему мнению, в данном случае можно использовать положения ст. 432 ГК РФ, в силу которой существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Таким образом, конкретный перечень существенных условий, который должен быть отражен и обоснован в отчете, будет определяться в каждом конкретном случае. При этом заказчик должен быть готов аргументировать отсутствие необходимости обосновывать те или иные условия контракта.

Отчет должен быть составлен и утвержден до даты заключения контракта.

Необходимо отметить, что Закон о контрактной системе не содержит требования о размещении отчета, обосновывающего закупку у единственного поставщика, в ЕИС.

Отчет об исполнении контракта или его отдельного этапа.

В соответствии с ч. 9 ст. 94 Закона о контрактной системе результаты отдельного этапа исполнения контракта, информация о поставленном товаре, выполненной работе или оказанной услуге (за исключением контракта, заключенного согласно п. 4, 5, 23, 42, 44, 46 или 52 ч. 1 ст. 93 закона) отражаются заказчиком в отчете, размещаемом в ЕИС и содержащем информацию:

  • об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта;
  • о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или неисполнении контракта и санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением;
  • об изменении или расторжении контракта в ходе его исполнения.

К отчету должны быть приложены заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (в случае привлечения заказчиком для проведения экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги экспертов, экспертных организаций) и документ о приеме таких результатов либо иной определенный законодательством РФ документ.

Требование о приложении иных документов к отчету Законом о контрактной системе не установлено (Письмо Минфина РФ от 07.07.2014 № 02-02-06/32616).

Указанные отчет и документы размещаются в единой системе в виде файлов, обеспечивающих возможность их сохранения на технических средствах пользователей и допускающих после их сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (в электронном виде), или файлов с графическим образом оригинала документа (в графическом виде). При этом такие файлы должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика.

Необходимо отметить, что отчеты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не размещаются в единой системе.

Порядок и сроки подготовки, размещения отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта или результатах отдельного этапа его исполнения в ЕИС установлены положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1093 (далее – Положение № 1093).

Порядок заполнения отчета изложен в разд. II Положения № 1093. Отчет подготавливается уполномоченными работниками контрактной службы или контрактным управляющим учреждения по форме согласно приложению к Постановлению Правительства РФ № 1093. Отчет формируется с использованием информации, размещенной работниками контрактной службы или контрактным управляющим заказчика в ЕИС: отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) результатах отдельного этапа его исполнения, а также информации, содержащейся в реестрах, классификаторах и справочниках единой системы и иных информационных системах.

В соответствии с п. 6 Положения № 1093 отчет в форме электронного документа подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика и размещается в единой системе.

Датой составления отчета является дата его размещения в единой системе.

Для отчета, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, датой составления является дата подписания отчета руководителем контрактной службы или контрактным управляющим заказчика.

При формировании отчета о результатах исполнения отдельного этапа контракта информация заполняется в соответствующих графах отчета нарастающим итогом с начала года, в котором исполняется отдельный этап контракта, на дату исполнения этого этапа.

Если срок исполнения контракта превышает финансовый год, информация об исполнении контракта в целом заполняется в соответствующих графах отчета за весь срок его исполнения (по годам).

Согласно п. 3 Положения № 1093 отчет размещается заказчиком в единой системе в течение семи рабочих дней:

  • со дня оплаты заказчиком обязательств и подписания им документа о приеме результатов исполнения контракта и (или) его отдельного этапа, а в случае создания приемочной комиссии – со дня подписания такого документа всеми членами приемочной комиссии и утверждения его заказчиком по отдельному этапу исполнения контракта;
  • со дня оплаты заказчиком обязательств по контракту и подписания документа о приеме поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а в случае создания приемочной комиссии – со дня подписания названного документа всеми членами приемочной комиссии и утверждения его заказчиком;
  • со дня расторжения контракта, то есть дня, определенного соглашением сторон о расторжении контракта, дня вступления в законную силу решения суда о расторжении контракта или дня вступления в силу решения поставщика, подрядчика или исполнителя либо заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта.

Отметим, что отчет размещается заказчиком в ЕИС в течение семи рабочих дней со дня последнего из совершенных им действий (Письмо Минэкономразвития РФ от 29.07.2015 № Д28и-2214):

  • оплаты заказчиком обязательств;
  • подписания документа о приеме поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

Исходя из требований п. 10 Положения № 1093 отчет и приложенные к нему документы могут быть размещены в ЕИС в виде:

  • либо файлов, обеспечивающих возможность их сохранения на технических средствах пользователей и допускающих после их сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (электронный вид);
  • либо файлов с графическим образом оригинала документа (графический вид). При этом такие файлы должны быть подписаны электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика.

Реестр контрактов на приобретение товаров, работ, услуг.

Перечень документов и информации, подлежащих включению в реестр, определен в ч. 2 ст. 103 Закона о контрактной системе. Реестр контрактов ведется в электронном виде в ЕИС и заполняется Федеральным казначейством на основании сведений, поданных заказчиком (п. 6 Порядка ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1084 (далее – Порядок № 1084)).

Бюджетные учреждения обязаны направлять сведения и документы, подлежащие включению в реестр контрактов, в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения, изменения, исполнения или расторжения контракта (п. 12 Порядка № 1084).

* * *

В заключение напомним, что несоблюдение требований Закона о контрактной системе по размещению информации о закупках в ЕИС является административным правонарушением, ответственность за совершение которого предусмотрена ч. 1.4, 3, 11 ст. 7.30 КоАП РФ.

Анализ отчетности закупок

Анализ отчетности закупок

Контроль закупок должен осуществляться на всех уровнях:

  • Сами менеджеры по закупкам
  • Руководитель отдела закупок
  • Руководство предприятия (собственными силами и силами смежных подразделений)

Контроль закупок силами специалистов отдела

Анализ отчетности закупок

Менеджеры отдела закупок должны регулярно контролировать все показатели своей деятельности с помощью отчетов, аналитических систем и сверок плановых значений всех показателей деятельности с фактическими.Соответственно, менеджеры отдела закупок должны «на зубок» знать нормативы показателей деятельности (KPI), разрешенные диапазоны отклонений/допусков по разным показателям деятельности, плановые показатели, внутренние регламенты отдела закупок.Большинство точек контроля, касающихся тактической деятельности закупок, я подробно освещаю на моём семинаре-тренинге «Точные закупки». Также в программе этого тренинга подробно разбирается кто и какие показатели для отдела закупок рассчитывает, порядок их утверждения и как они должны влиять на мотивацию сотрудников.Разумеется, что любой менеджер закупок должен периодически отчитываться перед своим непосредственным руководителем.

Контроль закупок силами руководителя отдела закупок

Анализ отчетности закупок

На втором уровне контроля руководитель закупок кроме отчетов своих подчинённых должен контролировать выполнение показателей отдела в целом.Как правило, руководитель отдела закупок руководствуется (использует в работе) теми же отчётами, аналитических блоками, план-фактовыми анализами, что и менеджеры закупок. Но он дополнительно к этому контролирует данные по отделу целиком и с иной периодичностью, чем менеджеры.Соответственно, во всех отчетах должны быть аккуратно настроены права доступа (это точка контроля ИТ-службы и отдела безопасности).Разумеется, у начальника отдела закупок могут и должны быть «свои» отчеты. Всё зависит от уровня его полномочий и обязанностей.Очень подробно об отчетах отдела закупок и тех. заданиях к ним я рассказываю на тренинге «Точные закупки».

Руководитель отдела закупок должен контролировать

Анализ отчетности закупок

Контроль закупок на уровне высшего руководства

Анализ отчетности закупок

Следующий уровень контроля – высший руководитель. Это может быть коммерческий директор, исполнительный директор или Генеральный директор. Все зависит от структуры конкретного предприятия.На данном уровне очень важно системно контролировать выполнение основных показателей деятельности предприятия в разрезе каждого подразделения, в т.ч. отдела закупок.

Показатели, по которым высшему руководству следует контролировать закупки, следующие

  • Маржинальность товаров (в динамике)
  • Выполнение запланированных показателей (выручка, оборачиваемость товарных запасов, суммы бонусов поставщиков) и в случае отклонений – разобраться с причинами возникновения
  • Удельный вес неудовлетворенного спроса клиентов
  • Динамика объемов закупок по каждому из ТОП20% поставщиков
  • Удельный вес товарных неликвидов
  • % претензий поставщикам относительно закупочного товарооборота
  • % логистических расходов на входящий грузопоток (в динамике)
  • Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами (=другими подразделениями предприятия)
  • Степень загруженности сотрудников отдела закупок
  • Эффективность системы мотивации сотрудников и руководителя отдела закупок

Руководитель предприятия должен иметь соответствующую отчетную базу для самостоятельного использования.

Помимо этого, объективные данные о работе отдела закупок должны систематически предоставлять

  • Финансово-экономический отдел
  • Отдел продаж (или магазины)
  • Склад предприятия
  • Отдел маркетинга
  • Возможно, служба безопасности

Форма предоставления – сводные отчеты или справки установленной формы.

Важным источником информации являются внешние контрагенты – поставщики. Руководитель предприятия, как уже говорилось, должен владеть подробной информацией о ТОП20% поставщиков. Еще лучше, если руководитель будет непосредственно знаком с руководством этих поставщиков и поддерживать с ними отношения. Информацию о многих точках контроля закупок на уровне специалистов и руководителя отдела я даю на моём тренинге «Точные закупки».

Для любого предприятия я готова провести аудит для определения достаточности систем контроля на всех уровнях с выдачей письменных рекомендаций и, при необходимости, технических заданий и описания системы KPI и системы материальной мотивации персонала отдела закупок.На моем однодневном семинаре «Контроль закупок (семинар для первых лиц)» я даю подробную практическую информацию о том, что руководители предприятий должны всегда знать об отделе закупок и как влиять на его развитие.

Как показывает практика, оптимизация деятельности отдела закупок в сочетании с чёткой системой позволяет максимизировать чистую прибыль предприятия на 10% — 60%.

Я предлагаю свои услуги: консультации, практические сессии или полное ведение проекта, направленного на разработку качественной системы контроля для отдела закупок предприятия. Позвоните или напишите мне для обсуждения вашей ситуации.

Рекомендую прочитать мои статьи:

Анализ отчетности закупок

Онлайн,  09 ноября — 21 декабря 2022г.

Анализ отчетности закупок

Онлайн, 31 января — 16 марта 2023г.

Анализ отчетности закупок

Онлайн, 02 — 30 июня 2023г.

Анализ отчетности закупок

Онлайн, 05 сентября — 12 октября 2023г.

Анализ отчетности закупок

Москва,  20-22 октября 2023г.

Анализ отчетности закупок

Точные закупки ®

Максимизация прибыли компании через точное управление ассортиментом, запасами, поставщиками и персоналом в закупках.

поделиться в соц.сетях:

Анализ отчетности закупок

Анализ отчетности закупок

Существует достаточное количество методик, позволяющих оценить эффективность отдельных направлений деятельности закупок. Но построение измеримой и прозрачной системы оценки производительности закупок на базе разрозненных методик – это уже нетривиальная задача. В данной статье я покажу, как это можно сделать.

Основные задачи деятельности закупок

В этом разделе перечислены основные задачи деятельности отдела закупок, эффективность которых можно легко измерить:

1) Уровень удовлетворенности клиента (внешнего и внутреннего)

Здесь мы можем измерить коэффициент удовлетворенного спроса, процент повторных обращений, количество товарных наименований в чеке или заявке клиента, динамика суммы среднего чека или одной заявки. Важным показателем является выполнение заказа к определенному сроку (% своевременно выполненных заказов) или время выполнения клиентского заказа.Хорошим интегрированными показателями могут быть увеличение покупательского потока или динамика покупательского трафика.

2) Оценка управления поставщиками

Сюда входят такие показатели как:

  • % договоров заключенных в соответствии с типовыми требованиями своего предприятия;
  • Уровень претензий (как по сумме, так и по количеству единиц товара), выявленных при поставках товара, период «закрытия» претензий, процент компенсированных претензий поставщиками;
  • Время реагирования поставщиков на любые запросы специалистов по закупкам;
  • Обратный отклик поставщиков о взаимодействии со специалистом закупок (оценка поставщиком квалификации специалиста по закупкам);
  • Коэффициент обеспечения заказов (как по товарам, так и по сумме).

3) Доходная часть предприятия

  • План-фактовые сравнения выручки и показателей наценки$
  • Уровень и сумма наценки;
  • Динамика выручки, наценки;
  • Суммы от бонусных программ поставщиков;
  • Экономическая эффективность промо-акций;
  • Эффективность установочной площади торгового оборудования в рознице.

4) Расходы предприятия

Обычно используют показатели:

  • общий уровень и динамика закупочных цен;
  • оборачиваемость товарных запасов;
  • уровень дефицита и неликвидов;
  • коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности;
  • удельный уровень транспортных и прочих накладных расходов;
  • Объем уценок товаров по причинам устаревания, несвоевременного замещения товаров.

Этапы создания системы оценки эффективности деятельности закупок

Рекомендую всегда начинать процесс с вопросов: «Для чего я это делаю?» и «Для чего это нужно?».Здесь самым эффективным является постановка целей по технологии SMART:

Не менее важным моментом является соответствие целей создания системы оценки корпоративным целям и стратегиям. Если не привести эти цели в соответствие, поставленные закупкам задачи не дадут ожидаемого улучшения показателей деятельности даже при максимально приложенных усилиях.

«Какие методики применить?»

Этот вопрос не относится к риторическим, так как методик проведения оценок и анализов великое множество. В данном разделе я предлагаю подходы и параметры для выбора эффективной методики проведения анализа эффективности деятельности закупок:

  • легко определяются и выбираются объект (кто, что) и параметры (по каким признакам) в соответствии с целями (см. этап 1);
  • результаты демонстрируют прогресс, отставание или отклонения, например, от плана или желаемых показателей;
  • алгоритмы методики исключают возможность манипуляций;
  • количество параметров, измеряемых в методиках, не должно быть чрезмерным.

«С чем сравниваем?»

Сравнивать данные, полученные с использованием методик, можно:

  • с данными, накопленными на предприятии в процессе деятельности;
  • с референтными значениями (диапазоны нормативов, допусков и так далее);
  • с данными успешных конкурентов;
  • с лидерами отрасли.

«Что делаем с полученными данными?»

Важным этапом в проведении любого анализа или оценки является принятие решений на основании сформированных выводов. Перечень возможных решений я предлагаю в текущем разделе:

  • разрабатываем перечень необходимых изменений в управлении закупками и план их внедрения;
  • разрабатываем матрицу ответственности специалистов закупок и смежных подразделений, если изменения выходят за рамки отдела закупок;
  • контролируем выполнение (ход) изменений;
  • непрерывно фиксируем достижения, неудачи и отклонения от плана;
  • мониторим прогресс на этапе изменений и после внедрения изменений, то есть поддерживаем экологичность деятельности закупок;
  • изменения, которые дали прогресс, переводим в стандарты работы закупок.

«Что получаем в итоге?»

В итоге получаем сбалансированную оценочную карту, разработанную Капланом и Нортоном. Данная карта является визуальным инструментом оценки производительности закупок, отображением причинно-следственных связей между разными направлениями деятельности закупок.Эта же карта может быть средством планирования повышения эффективности деятельности закупок.

СБАЛАНСИРОВАННАЯ ОЦЕНОЧНАЯ КАРТА ЗАКУПОК

Анализ отчетности закупок

Аналитический блок в закупках

Мое глубокое убеждение, что на 98% закупки состоят из математики и на 2% из экспертных оценок. При такой пропорции закупки становятся точными и эффективными. Именно поэтому так важна настройка автоматизированной аналитики в закупках.Когда специалист (а тем более руководитель!) отдела закупок говорит: «это посчитать невозможно», то его нужно учить. Если не помогает – расставаться с ним. Грамотно построенная аналитика в закупках имеет первостепенную важность.

Анализ отчетности закупок

Основы закупочной аналитики

В основе аналитики закупок лежит статистика, оцифрованные тренды, прогнозы с использованием математических моделей, рейтинги и ранжирование. Большинство расчетов в закупках должно быть автоматизировано. Это повысит объективность данных и сэкономит ресурсы сотрудников.

Аналитические отчеты в отделе закупок

Анализ отчетности закупок

Если на предприятии есть продвинутый программист, а руководитель отдела закупок логик и математик, то база отчетов будет эффективной. От закупок потребуется проработанная концепция системы аналитических отчетов и качественные технические задания на каждый из отчетов. А от программиста – создание информативных и негромоздких отчетов.Важно, чтобы каждый аналитический отчет предоставлял информацию для решения сразу нескольких задач. Иначе отчетов становится слишком много, и их смысл во многом теряется.

Правильный отчет «ABC-анализ»

В соответствие с целями по оптимизации товарных запасов розничной сети был спроектирован и реализован отчет «ABC-анализ». Он предоставлял информацию о:

  • Выручка, маржинальность, сумма закупа товара за выбранный период в соответствующих ценах (по всем 25.000 SKU).
  • Товарный запас в днях продажи на дату отчета по каждому SKU.
  • Индексы по выручке и по прибыльности для каждого SKU (ABC-ABC).
  • Продажи и закупки за период в единицах измерения каждого товара (штуки, метры, квадратные метры, килограммы и т.д.).
  • Информация о том, сколько дней товар был в продаже в течение отчетного периода.

Отчет мог быть сформирован сотрудником закупок:

  • За любой период от 1 дня до 1 года.
  • По всему предприятию, либо по одному из торговых подразделений.
  • По всем менеджерам отдела закупок либо в разрезе любого из них.
  • По всем товарным категориям либо в разрезе выбранных.

Эффект от внедрения данного отчета

Анализ отчетности закупок

— Экономия около 30% рабочего времени менеджеров закупок за счет снижения трудоемкости аналитики.

— В течение полугода использования отчета:

Работа по автоматизации аналитического блока в закупках

Анализ отчетности закупок

Проектирование системы отчетов может быть задачей руководителя отдела закупок или коммерческого директора (если он готов разбираться в деталях закупок).

Если указанным специалистам что-то не позволяет сформировать полноценное техническое задание, то возможна совместная работа с внешним консультантом:

  • Я предлагаю открытый тренинг «Точные закупки», на котором подробно даю подходы к формированию аналитических блоков и несколько шаблонов технических заданий к конкретным отчетам.
  • Если у предприятия есть потребность в создании ряда отчетов и видение этих отчетов, но не хватает ресурсов для претворения их в жизнь, я предлагаю практическую сессию, на которой совместно с проектной группой из специалистов предприятия будет создан блок технических заданий.

Москва   Санкт-Петербург   Новосибирск   Екатеринбург   Нижний Новгород   Казань   Челябинск   Омск   Самара   Ростов-на-Дону   Уфа   Тюмень   Владивосток   Минск   Алматы

Отчеты по закупкам в 1С:Управление небольшой фирмой 8

В данной конфигурации реализовано много отчетов для анализа показателей закупок.

Для всех отчетов доступны настройки, в которых мы можем выбрать вариант отчета, вывести заголовок, добавить или отключить различные показатели, а также выводить графики и диаграммы для наглядности. (Рис.2).

Отчет Анализ закупок предназначен для анализа закупок номенклатуры. Здесь отражается информация о количестве и сумме закупок, группировка происходит по номенклатуре и заказам. (Рис.3).

При необходимости мы можем добавить колонку, например сумма НДС, для этого переходим в Настройки и в настройках строк устанавливаем флажок Сумма с НДС. (Рис.4).

Рассмотрим следующий отчет График движения запасов. Он показывает плановые поступления и отгрузки товаров по заказам. Отчет строиться в количественном выражении за определенный период. (Рис.5).

Отчет Движение товаров, отражает приход, расход и остаток на конец товаров в количественном выражении и в разрезе мест хранения. (Рис.6).

Отчет Движение товаров, отражает информацию о начальном и конечном остатках, поступлении и отгрузке в количественном выражении. Данные группируются по складам. (Рис.7).

Мы можем настроить данный отчет в разрезе документов движения, для этого в настройках отчета в разделе Строки устанавливаем флажок Документ движения. (Рис.8).

Нажимаем Сформировать. В результате чего формируется отчет в разрезе документов регистраторов. (Рис.9).

Отчет Задолженность поставщика по срокам долга отображает суммы задолженности перед поставщиками. Мы дополнительно, в настройках установили флажок Документы, для того чтобы информация детализировалась до первичных документов. (Рис.10).

Отчет Поступление и оплата по заказам предназначен для анализа заказов поставщика в части оплаты и поступления.По оплате товаров по заказам отражаются показатели: Сумма документа, Оплачено и Осталось оплатить.По поступлению по заказам отражаются показатели: Заказано, Поступило, Осталось закупить и Размещено в заказах. (Рис.11).

Также есть много других отчетов, которые помогут нам оценить количество товаров переданных или принятых на переработку, или движение товаров по договорам комиссии.

В соответствии с федеральным законодательством часть своих закупок бюджетные учреждения (БУ) осуществляют в рамках Закона № 223-ФЗ – чаще всего это закупки за счет внебюджетных средств. Причем согласно данному федеральному закону перед ними возникает необходимость формировать и размещать в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) установленную отчетность о совершенных закупках.

Обязательный ежемесячный отчет

Отчет, который по Закону № 223-ФЗ требуется от всех заказчиков, – это ежемесячный отчет. Его необходимо размещать в ЕИС до 10-го числа текущего месяца, он должен содержать следующие сведения о договорах, заключенных заказчиком в предыдущем месяце:

1) количество и общая стоимость договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг (ТРУ);

2) количество и общая стоимость договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика, исполнителя, подрядчика (ЕП);

3) количество и общая стоимость договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты соответствующие решения Правительства РФ о неразмещении сведений о данных закупках в ЕИС;

4) количество и общая стоимость договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства (далее – субъекты МСП), с указанием сведений о количестве, об общей стоимости договоров, предусматривающих закупку конкретными заказчиками, определенными Правительством РФ, инновационной, высокотехнологичной продукции у таких субъектов в годовом объеме, определяемом в установленном порядке.

Для справки: перечень ТРУ в сфере изготовления банковских билетов, разменных монет, бланков документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ и за ее пределами, государственных ценных бумаг, акцизных и специальных марок, знаков почтовой оплаты, бланков документов строгого учета и отчетности, форма которых утверждается Президентом РФ, Правительством РФ или федеральными органами исполнительной власти, а также персонализации, хранения и обработки документов в интересах госорганов, сведения о закупках которых не составляют гостайну, но не подлежат размещению в ЕИС, утв. Распоряжением Правительства РФ от 27.09.2016 № 2027-р; Перечень ТРУ в сфере использования атомной энергии, сведения о закупках которых не составляют гостайну, но не подлежат размещению на официальном сайте, утв. Распоряжением Правительства РФ от 24.12.2015 № 2662-р; Перечень услуг в сфере страхования предпринимательских и (или) политических рисков, связанных с экспортным кредитованием и инвестициями, сведения о закупке которых не составляют гостайны, но не подлежат размещению на официальном сайте, утв. Распоряжением Правительства РФ от 23.04.2013 № 671-р; Перечень ТРУ в сфере космической деятельности, сведения о закупках которых не составляют гостайну, но не подлежат размещению в ЕИС, утв. Распоряжением Правительства РФ от 30.06.2015 № 1247-р.

Перечень конкретных юридических лиц, которые обязаны осуществить закупку инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, в том числе у субъектов МСП, утв. Распоряжением Правительства РФ от 21.03.2016 № 475-р (далее – Перечень № 475-р).

Особенности составления ежемесячного отчета

При формировании данного отчета следует учитывать некоторые важные моменты.

Во-первых, если учреждение вообще не заключало в конкретном месяце договоров по результатам закупок или не заключало какие-то отдельные виды договоров (например, договоры с ЕП, договоры «с гостайной», договоры по результатам целевых закупок у субъектов МСП и т. д.), то отчет все равно размещать нужно – с нулевыми значениями в соответствующих позициях (см. письма Минэкономразвития РФ от 22.11.2016 № Д28и-3099, от 09.07.2015 № Д28и-2082, № Д28и-2074 (далее – письма № Д28и-2082, Д28и-2074).

Во-вторых, согласно разъяснениям ФАС, данным в Письме от 22.04.2013 № АД/16179/13, в первую отчетную позицию должны входить сведения обо всех договорах, заключенных учреждением по результатам закупок в отчетном месяце, а остальные позиции относятся к этой позиции как частное к общему. Причем в данную позицию (и при необходимости в другие позиции тоже – например, если договор был заключен с ЕП) должны вноситься и сведения о договорах малого объема (не превышающих 100 тыс. или 500 тыс. руб. в зависимости от размера годовой выручки заказчика за предыдущий финансовый год).

В-третьих, в отчетные сведения должна входить информация о закупках, осуществленных за наличный расчет без заключения письменного договора – такие договоры считаются заключенными в устной форме (см. Письмо Минэкономразвития РФ от 22.06.2015 № Д28и-1832 (далее – Письмо № Д28и-1832)). Информация о них указывается в первой «общей» отчетной позиции и, как правило, в позиции, которая относится к договорам, заключенным с ЕП.

В-четвертых, для заполнения четвертой отчетной позиции в части количества и общей стоимости договоров, заключенных с субъектами МСП, учреждению в учетных целях необходимо выяснять, является ли поставщик (подрядчик, исполнитель) субъектом МСП. Для этого те заказчики, на которых распространяется требование об осуществлении целевых квотируемых закупок у субъектов МСП, должны предусматривать предоставление участниками таких закупок сведений о себе из единого реестра субъектов МСП (статья 4.1 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (далее – Закон № 209-ФЗ)) или декларирование их принадлежности к субъектам МСП (если сведений о вновь созданном или зарегистрированном участнике пока еще нет в реестре) – согласно п. 11 Положения № 1352. Кроме того, заказчики, в том числе те, на которых не распространяется данное требование (а это как раз подавляющее большинство БУ), в принципе могут самостоятельно в учетных целях пользоваться общедоступным единым реестром субъектов МСП – в силу ст. 4.1 Закона № 209-ФЗ. Хотя на практике учреждения зачастую «не заморачиваются» и просто ставят нулевые значения в соответствующей позиции отчета, хотя фактически закупки у субъектов МСП и осуществляют. Отметим, что такой подход в принципе является вполне возможным, поскольку согласно позиции Минэкономразвития заказчик, не подпадающий под требование осуществлять целевые квотируемые закупки у субъектов МСП, обязан размещать в ЕИС сведения о договорах, заключенных с субъектами МСП, либо при отсутствии этой информации данные сведения должны обозначаться цифровым значением «0» (Письмо Минэкономразвития РФ от 17.02.2016 № Д28и-336, письма № Д28и-2082, Д28и-2074).

А что на практике?

Вообще поскольку названные отчетные сведения не имеют какого-то установленного формата, на практике при составлении этих отчетов нередко имеет место ситуация «кто во что горазд». Например, в соответствующем отчете за май 2017 года одного из районных ГБУ здравоохранения (Оренбургская область) приведена таблица, содержащая перечень заключенных в данном периоде 18 договоров с указанием по каждому договору его реквизитов, наименования поставщика (исполнителя), предмета договора и суммы договора. Таким образом, в этом отчете присутствуют лишние сведения (например, наименования поставщиков и предмет договора) и отсутствуют необходимые данные – например, неясно, какие из договоров были заключены с ЕП. В отчете за июнь 2017 года государственного другого бюджетного профессионального образовательного учреждения (машиностроительного колледжа) видно, что с ЕП было заключено 50 договоров на сумму 898 тыс. руб., но в позиции «Общее число заключенных договоров и их общая сумма» почему-то стоит значение «0», а позиция «Количество и общая стоимость договоров, заключенных по результатам закупки у субъектов МСП» в отчете отсутствует вовсе.

Но приведем и правильный пример из реальной практики. В отчете за июнь 2017 года государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Новосибирский центр профессионального обучения № 1» приведено четыре установленные позиции:

Обратим внимание, что в этом примере учреждение вполне обоснованно исключило из четвертой отчетной позиции указание сведений о количестве, об общей стоимости договоров, предусматривающих закупку конкретными заказчиками, определенными Правительством РФ, инновационной, высокотехнологичной продукции, поскольку в Перечне № 475-р данного учреждения нет.

Отчеты, требуемые от отдельных категорий заказчиков

Существуют отчеты, которые требуются только от отдельных категорий заказчиков.

Первый такой отчет – это годовой отчет о закупке ТРУ у субъектов МСП, который отдельные категории заказчиков должны размещать в ЕИС не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным (п. 2 ч. 8 ст. 3, ч. 21 ст. 4 Закона № 223-ФЗ, пп. «б» п. 34 Положения № 1352).

К сведению: в Письме Минэкономразвития РФ № Д28и-1507 речь идет о старой редакции Положения № 1352, где требование о размещении отчета распространялось на заказчиков, суммарный объем выручки которых от продажи товаров, продукции, выполнения (оказания) работ (услуг), а также от прочих доходов по данным бухгалтерской (финансовой) отчетности за предшествующий календарный год превышало 1 млрд руб. Но сути дела это не меняет – размещать названный отчет в ЕИС согласно обозначенному документу должны только те заказчики, в отношении которых действует вышеуказанное постановление.

В общем виде представление сведений о заключенных заказчиками договорах в тех или иных отчетах, предусмотренные Законом № 223-ФЗ, можно представить следующим образом:

* Пункт 2 Положения № 1352.

** Пункт 2 Постановления № 1442.

В заключение отметим, что за нарушение установленных сроков размещения отчетности по закупкам в рамках Закона № 223-ФЗ в настоящий момент ч. 4 ст. 7.32.3 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность только в отношении сроков, указанных в самом Законе № 223-ФЗ. Поэтому, как следует из ч. 19 ст. 4 данного закона, такая ответственность имеет место только в отношении сроков размещения ежемесячных отчетов (сроки размещения других отчетов установлены в соответствующих подзаконных нормативных правовых актах). И практика административных наказаний за указанные нарушения есть. См., например, Постановление ФАС РФ от 31.03.2017 по делу № АК210-17.

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий