Топ 10 СЭД-систем для электронного документооборота 2020 года

Топ 10 СЭД-систем для электронного документооборота 2020 года Аналитика

Вендоры

В проектах СЭД мы строили решения как на западных, так и на отечественных платформах. Из западных ECM есть положительный опыт с EMC Documentum и с Alfresco. Первое — большая коммерческая платформа от большого вендора. Второе — компактная, но от этого ничуть не ограниченная, версия ECM с открытыми исходными кодами.

Из российских продуктов мы работаем с DocsVision и Directum. От западных ECM их отличает богатый специализированный для задач СЭД функционал. То есть стартовать проект внедрения и получить хороший результат можно значительно быстрее. Справедливости ради нужно сказать, что и над западными ECM существуют функционально развитые надстройки, облегчающие реализацию проектов СЭД. В КРОК, например, была построена такая надстройка над Documentum и Alfresco.

https://www.youtube.com/watch?v=ECGPaKxenls

Есть ещё отдельный класс платформ, с помощью которых можно решать задачи электронного документооборота. Речь про BPM-платформы. Например, у нас договорооборот автоматизирован на K2 Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl отвечает за маршрутизацию электронных документов, которые размещаются в хранилище Documentum.

Зачем нужен сэд компании?

Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал,. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. Плюс видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.

Во-вторых, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение.

За него инициатору вполне могут дать звезду героя и вообще карьерно отметить. Также многим интересен функционал рукописной электронной подписи (не ЭЦП, а той, когда клиент или сотрудник расписываются на электронном табло поверх изображения подписываемого документа).

В-третьих, доступность информации. Любая важная для компании информация должна быть доступна в системе в любой момент, даже в том случае, когда сотрудник увольняется. Если вы никогда не искали бумажку на отгрузку вагона стали в компании с сотней заводов – вы не понимаете этой боли.

В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании.

Наконец, есть ещё важный аспект требований к СЭД — система должна быть удобной, чтобы сотрудники не бились головой об стену, а нормально в ней работали (иначе растёт уровень саботажа). Люди по умолчанию должны выбирать этот инструмент вместо того, чтобы пересылать файлы по почте или держать на локальном диске.

В частности, в этом направлении идет развитие корпоративных социальных сетей (тот же Jive также может решать эту задачу как корпоративная соцсеть компании). При интеграции корпоративной социальной сети, корпоративной почты и СЭД получается, что пользователям заметно проще сразу поставить документ в системе, чем отправить обычное сообщение.

Кому нужен сэд в рф

Изначально в России систем электронного документооборота не было. Был дырокол. Потом появилась электронная нумерация входящих-исходящих (какой-никакой, а учёт), затем – хранение образов, потому что бумага часто терялась. То есть главным поводом тогда было создание электронного архива бумаг, бекап.

Только в начале 2000-х началось движение по постановке именно процессов в электронном виде – того, что станет современными СЭД. Как раз в 2005 году начался наш проект в Перми, где всех чиновников надо было пересадить на СЭД. Поначалу там за руководителей работали секретари, потому что мало кто вообще понимал, что это и зачем, но железная воля самых главных приводила к тому, что постепенно каждая бумага и каждая копейка (утрирую) стали учитываться (представьте себе «радость» всех причастных).

У многих объём документов разросся настолько, что старый СЭД просто не тянет базу. Звучит смешно, но это достаточно часто – большая проблема для компаний со старыми внедрениями.

Довольно мало компаний сейчас ставят с нуля. Как правило, у крупного бизнеса уже есть какое-то решение. Если СЭД нормально внедрён, то он – подспорье для бизнес-процессов, либо вообще основанная система поддержания процессов. На нём всё держится в компании, и потому если вы стали большим бизнесом – у вас автоматически что-то такое уже есть. Если в системе электронного документооборота проблемы, то проблемы у всей организации.

Был, например, случай, когда компания осталась жить на СЭДе, который перестал развиваться 2-3 года назад. Нужны новые функции – а вендор их сделать не может. Где-то забивали костыли, где-то приколупывали внешние модули, где-то просто теряли часть процессов.

Одна из новых причин модернизации СЭД – это интерфейсы. Люди привыкли к фейсбукам-контактам, и СЭД для них должен быть таким же простым. Бывает, что затраты на обучение в какой-то момент перевешивают стоимость модернизации. А большая часть новых СЭД почти всегда уже юзабельные.

Подготовка к разработке сэд: решето для идей

До начала марта вырабатывается общая концепция развития продукта на год релиза, проводится предварительный сбор идей, предложений и замечаний.

1 марта создается документ для сбора предложений по новому релизу и до середины марта сгенерированные за зиму идеи для разработки системы электронного документооборота вносятся в него. В документ вносят предложения следующие участники:

  • Руководитель направления «Электронный документооборот».
  • Менеджеры отдельных проектов внедрения ТЕЗИС. Они привносят в документ идеи и замечания, родившиеся в ходе реальной работы на проектах уже существующих клиентов.
  • Директор по продажам. Он консолидирует идеи от всех сотрудников отдела продаж, появившиеся на основе требований клиентов, с которыми велись переговоры о внедрении системы.
  • Руководитель отдела технической поддержки. Вносит в документ идеи, сформированные его отделом на основе пожеланий клиентов.
  • Руководитель отдела тестирования. Вносит в документ замеченные ошибки системы, которые возникли в предыдущей версии.
  • Руководитель отдела разработки. Вносит в документ предложения от разработчиков.
  • Руководитель отдела маркетинга. Вносит в документ идеи, возникшие на основе актуальных трендов рынка СЭД, идеи по дизайну, usability интерфейса.
  • Бизнес-аналитик. Вносит в документ идеи, возникшие на основе накопившейся за год информации о новых технологических возможностях, об изменениях у конкурентов, изменениях в законодательстве, касающихся требований к СЭД.
Дополнительный анализ:  Group. Стоит ли инвестировать?


После того, как документ заполнен, начинается отбор идей. Предложения проходят через «решето» — два экспертных совета, один из которых проходит в середине марта, а второй — в середине апреля.

В экспертный совет входят руководитель направления «Электронный документооборот», директор по продажам, начальник отдела техподдержки, начальник отдела тестирования, руководитель отдела разработки, бизнес-аналитик и руководитель отдела маркетинга.

На первом экспертном совете формируется предварительный пул доработок. Экспертный совет обсуждает каждый пункт документа для сбора предложений: что-то сразу отбрасывается, что-то сразу принимается, что-то принимается с условием предварительного анализа — а нужно ли это и будет ли это работать?

Это совещание — настоящая война мнений. Cпоры ведутся жаркие, каждый участник, как адвокат, отстаивает изменения, которые предлагает его отдел. Разработчики воюют за то, что реально технически реализовать, руководители проектов — за интересы своих подопечных-клиентов, техподдержка — за те жалобы, которые больше всего ее достали, отдел продаж — за предложения, которыми их чаще всего закидывают потенциальные клиенты. Бывает, что обсуждение растягивается на целый день, который эксперты проводят, не выходя из переговорной.

“Бывает что ты вносишь изменения, а на экспертном совете их не удается отстоять. Я когда познакомилась системой, сразу предлагала названия “Папки приложения” и “Папки поиска” переименовать — непонятно это звучит. И каждый раз не удавалось отстоять свою точку зрения — вроде как мелочь такая, одной тебе не понятно. Только в этом году клиенты подтвердили мою точку зрения. Мы провели конкурс среди сотрудников, были получены предложения по переименованию и “Папки приложения” наконец-то переименуются в “Папки действий”. Вроде бы ерунда, а на самом деле — важный момент в UI системы. Представьте теперь, какие баталии были когда мы обсуждали редизайн всей системы”, — рассказывает Людмила Князева, руководитель отдела маркетинга, член ежегодного экспертного совета.

image
Те самые «папки приложения». Пользователи видят их в последний раз.

До середины апреля необходимость всех спорных пунктов в списке выясняется. Бизнес-аналитик составляет аналитические записки, руководитель отдела техподдержки с сотрудниками проводит опрос заказчиков — нужны ли им такие возможности системы; руководитель отдела разработки проводит Research & Development (R&D) в поиске технических возможностей реализации спорных идей.

В середине апреля проходит второй экспертный совет. На нем обсуждаются результаты анализа, опросов клиентов и R&D и формируется окончательный пул задач для разработчиков. Задачи разделяются на группы, определяется их ресурсоемкость и приоритетность.

На этом этапе на первый план выходят вопросы экономики: насколько все эти изменения нужны нам и клиентам и во что они нам встанут, хватит ли у нас ресурсов на их реализацию. Решающее слово здесь остается за коммерческим директором компании (он же — руководитель направления “Электронный документооборот”).

На этом же этапе формируются экспертные группы по отдельным задачам. В экспертную группу могут войти разные специалисты, помимо разработчиков: для чего-то нужно привлечь дизайнера, для чего-то — специалиста по техподдержке и так далее. Для каждой экспертной группы формируются графики заседаний, на которых будет обсуждаться текущая работа над задачей.

Полноценный релиз: представление результатов разработки сэд клиентам клиентам

Система ТЕЗИС выходит в релиз 30 сентября или 1 октября — к примеру, ТЕЗИС 4.1 вышла 1 октября 2021 года. Так что по гороскопу наша СЭД ТЕЗИС, очевидно, Весы.

С этого момента разработка системы электронного документооборота заканчивается, отдел техподдержки начинает обновление системы у заказчиков.

До середины октября обновляются «малые» заказчики — те, кто приобрел Базовую или Стандартную редакцию СЭД ТЕЗИС, то есть, стандартную «коробку» системы или систему с минимальными изменениями. Обновление для таких клиентов проходит быстро и стандартизированно в установленные дни.

В ноябре обычно обновление начинают получать «крупные» заказчики — пользователи Расширенной редакции с существенными доработками.

В этот период начинает поступать обратная связь от клиентов — новые идеи, которые будут «копиться» до следующего релиза. Или в процессе разработки в следующем году будет выпущен минорный релиз — промежуточный релиз системы, включающий в себя исправления и изменения специально по запросам клиентов, которые тщательно собираются и анализируются. На данный момент это ТЕЗИС 4.1.4.

Таким образом, разработка системы электронного документооборота ТЕЗИС ведется строго по графику. И это естественно — мы должны уметь дисциплинировать себя, чтобы потом эффективно наводить порядок в документообороте наших клиентов. В настоящий момент полным ходом идет подготовка к выпуску релиза ТЕЗИС 4.2.

Примеры

Для федеральной службы государственной статистики (Росстата)

мы делали

, который у них уже был. Проект в Росстате был реализован КРОК на основе первого решения на базе EMC Documentum. Этап обучения сотрудников работе с системой был организован с помощью «облака» — Виртуального дата-центра КРОК. Из важного было достигнуто:

  • Переход на безбумажный оборот (есть ряд особо важных документов, подписывающихся вручную, но их немного).
  • Контроль статуса исполнения документов (что очень важно для большой организации). Благодаря принципу сквозного контроля руководящий состав получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии;
  • Повышение производительности труда персонала (всё под рукой плюс подсказки-напоминания). Экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год;
Дополнительный анализ:  Сербия - ТАСС

Для Росавтодора мы внедрили систему электронного документооборота, рассчитанную на более чем 2000 пользователей. Решение имеет полный набор функций, необходимых для осуществления делопроизводства и архива. С помощью системы «Контроль исполнения договоров» сотрудники Росавтодора ведут учет заключенных государственных контрактов, контролируют выполнение подрядчиками своих обязательств, отслеживают сроки и объемы выполняемых работ, учитывают претензионно-исковую деятельность по контрактам. Важное: эффективная групповая работа по подготовке документов, налаженная коммуникация между центральным аппаратом и региональными подразделениями, высокая степень защиты информации, интеграция системы документооборота с системой поточного сканирования.

Для одного очень крупного банка мы внедрили систему на более чем 4000 пользователей центрального аппарата и территориальных филиалов. Система позволяет создавать и согласовывать различные формы заявок и маршруты их прохождения. В рамках проекта система интегрирована с HP OpenView ServiceDesk для синхронизации справочников информационных ресурсов, а также статусов инцидентов на исполнение заявок. Главный приоритет — сокращение времени подготовки и обработки документов.

В ОАО «НЛМК» мы сделали первое в России внедрение системы электронного документооборота под Linux. Это вообще наше первое внедрение, очень-очень давнее. Бизнес-приложение автоматизировало 100 рабочих мест административного аппарата. Единый формат документов и правильное архивирование и резервирование – тогда это было счастье для них.

Для одной очень крупной производственной группы из нефтегазовой сферы мы делали СЭД на более чем 4000 человек (примерно 6,5 миллиона документов в год).

Вот схема:

Использовано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер приложений ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, также EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.

0, плюс система управления бизнес-правилами IBM ODM 8.5. Интеграция с информационными системами заказчика: SAP ERP, 1С, АСВ НСИ, БОСС-Кадровик, ИСУП, банк клиент, система сканирования, почтовый и факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУИД (Oracle OIM).

Раньше там не было единой системы обмена, и поэтому производительность часто упиралась в бумажный обмен, конвертацию и вообще странные логистические вопросы. Плюс появились все прелести контроля и точного отслеживания.

Для себя (у нас более 2000 сотрудников и до 3000 проектов в работе в год, из которых – около 20% с бюджетом больше миллиона долларов) мы используем СЭД на базе Documentum и K2. Для упрощения согласования документов топ-менеджментом организована система напоминалок по почте с возможностью согласования по нажатию кнопки.

Параллельно для совместной работы над документами, их обсуждения и хранения, а также подгрузки напоминалок о днях рождениях используется корпоративная соцсеть Jive.

СЭД и Jive вполне могут быть интегрированы между собой для упрощения работы с документами (у нас этот процесс на начальной стадии). Соцсеть внедрялась примерно вот так:

Вот вид профиля:

И проектный вид:

Про опыт

Сразу скажу — у нас есть готовые проекты в атомной энергетике, вся бухгалтерия «М.Видео» крутится на базе собранной нами

, есть несколько опенсорсных проектов на базе Alfresco, например, один — для госучреждения с 250 пользователями. Ниже будут примеры решений для разных известных компаний, пока же расскажу про рынок.

Про рынок

Если смотреть на западную ситуацию, там рынок ECM растёт примерно на 8-10% в год. У нас похожий курс, но есть два больших принципиальных отличия: во-первых, по миру достаточно велика доля опенсорсных решений (а у нас к ним только-только начинают присматриваться), во-вторых, в среднем доля систем электронного документооборота в продажах ECM — примерно 40%, а у нас — 50%.

У нас в стране на начало 2021 г. насчитывалось более 6,25 млн рабочих мест, которые могут быть автоматизированы при помощи функционала ECM-систем. То есть конкретно в России потребности в платформах электронного документооборота еще не закрыты, рынок ещё будет развиваться и расти до стадии насыщения как минимум пару лет (с учётом текущей ситуации – больше, процесс замедлился).

Почему так? Достаточно просто, дело в том, что на этот рынок выходит средний бизнес. Лет, скажем, 10 назад был только вариант писать что-то своё, небольшое прикладное. Лицензия на готовый продукт была просто неподъёмной по цене. Сейчас есть возможность купить что-то вполне доступное и при этом полнофункциональное, либо собрать из опенсорс-компонентов (при наличии необходимой квалификации).

Естественно, очень сильно на развитие систем электронного документооборота в России повлиял госсектор — там идёт большая движуха по электронному обмену между ведомствами, и в сравнении, опять же, с ситуацией 10 лет есть разница. Плюс работает естественный фактор географического распределения — далеко не на каждое предприятие в России из-за расстояний можно часто ездить лично, поэтому для крупных компаний становится важным повышать эффективность управления.

В кризис есть шансы на рост — внедрение СЭД может сократить затраты на печать, и существенно повысить эффективность процессов. Для кого-то кризис будет шансом наконец-то «протолкнуть» давно необходимую программу внедрения.

Работа аналитик по внедрению сэд в москве. свежие вакансии на сегодня

Легион ПРО – Компания

… подготовка инструкций; тестирование программного решения, актирование замечаний, ошибок; взаимодействие с аналитиками … профильное техническое образование; понимание процессов разработки (разделение бэк/фронт, mvc, микросеврисы, api) и внедрения … прикладного ПО: проектирование, прототипирование, разработка, тестирование, внедрение, поддержка. …

Полная занятостьБез опыта


Москва
Электрозаводская

§

§

Разработка сэд: от идеи к реализации

Разработка возможностей новой версии СЭД начинается в конце апреля. До этого создается и передается в отдел разработки проект релиза с графиком ресурсов: какие нужно выполнить задачи, сколько для этого потребуется программистов и сколько часов им нужно над ними работать.

В него включаются доработки, одобренные на экспертном совете, а также доработки, одобренные для прошлых релизов, но по тем или иным причинам в них не вошедшие (их предоставляет бизнес-аналитик). На этом же промежуточном этапе создается техническое описание релиза: что было изменено, и как это работает.

В это же время собирается рабочая группа, состоящая из разработчиков, документ прочитывается, задачи распределяются и в мае стартует собственно разработка системы электронного документооборота, которая продлится до середины августа. В процессе разработки экспертные группы по разным задачам заседают по своим графикам, обсуждая текущие проблемы.

Дополнительный анализ:  Как приручить аналитику, чтобы повысить продажи и лояльность клиентов | Rusbase

image
«Рождение» модуля совещаний

После того, как разработчик заканчивает работу над каждой новой задачей и вносит результат в готовом виде в основную ветку системы, начинается его тестирование. Отдел тестирования проводит проверку новых изменений на работоспособность и передает список задач на исправление ошибок в отдел разработки. До середины августа ошибки должны быть исправлены.

“При тестировании нужно учитывать, что одни клиенты используют стандартное решение ТЕЗИС, другие – будут изменять и дополнять функциональность системы с помощью предоставляемых нами настроек, конструкторов и прочих возможностей. А третьи создадут самостоятельно или с нашей помощью проекты-расширения.

Это диктует некоторые ограничения на добавление новых возможностей в релиз, так как мы должны «не навредить» текущим клиентам. Наши специалисты довольно глубоко погружены в бизнес-контекст клиентов, поэтому отдел принимает самое активное участие в развитии продукта в целом», — комментирует руководитель отдела качества Светлана Мельникова.

Резюме

Сейчас почти все понимают, что электронный документооборот важен. Многие хотят поставить систему ради экономии на той же логистике бумаги, многие — заместить дорогой импорт новым более доступным по цене решением. На практике замещают один импорт другим.

Часто переходят с громких брендовых этикеток на опенсорс. Вендоры заворачивают опенсорс в российскую этикетку и называют это исконно русским продуктом. Рынок растёт (по крайней мере, рос до недавнего времени), поэтому приходит много игроков, рождающих целые группы косяков во время внедрений — от банального непонимания масштабов и нагрузок на разные точки инфраструктуры до недостаточных возможностей реагировать на изменение процессов заказчика.

Мы часто видим, как небольшие игроки пытаются пройти квест по состыковке данных в госкомпаниях при интеграции — там одна только задача получения данных в нужном формате может поставить крест на всей затее. Умеем работать, умеем показывать прототипы раз в неделю, умеем правильно договариваться — без опыта тут никуда.

Умеем выдерживать огромную волну первых дней звонков в саппорт после внедрения, в конце концов. И только после полугода-года мучений видно, как процент просроченных документов, например, в госкомпании, начинает влиять на премию руководителя или чиновника — и как все процессы вдруг магически начинают крутиться быстрее.

Судный день длиной в месяц: завершение разработки сэд и подготовка к выпуску

В середине августа наступает день, когда делается code freeze — «заморозка» кода системы для изменений. Разработчики больше не могут вносить в релиз никаких новых возможностей — только исправлять ошибки. К работе снова приступает отдел тестирования, занимаясь поиском ошибок, возникших в результате исправления других ошибок (анекдотическая вещь в мире программирования — знаете известный стишок?).

Новые «придумки», возникшие в период разработки, начинают сохранять в следующий минорный (промежуточный) релиз. Туда же переносятся некоторые работы, которые сместили из за нехватки ресурсов, или внезапные предложения от отдела продаж, если их легко реализовать.

Далее стартует подготовка к выпуску релиза.

Продолжается тестирование и исправление оставшихся ошибок, и в это же время в работу вступает технический писатель, которые составляет документацию на новые «фичи», а отдел маркетинга готовит новости и пресс-релизы о выходе новой версии. В своей работе эти сотрудники руководствуются техническим описанием (его обычно составляет отдел тестирования).

В начале сентября — первая установка нового релиза: альфа-релиз устанавливается на сервер, доступный сотрудникам отдела продаж. Они должны ознакомиться с новыми возможностями системы, прежде чем рассказывать о них клиентам.

Тогда же происходит актуализация общей функциональной спецификации на систему (в документе «то, что хотели сделать» исправляется на «то, что реально сделали»). Также актуализируются частные технические задания на разработку системы электронного документооборота, которые выдавались экспертным группам (по тому же принципу).

Топ 10 сэд-систем для электронного документооборота 2020 года

Россия. Москва

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

Этапы разработки новой версии сэд тезис

Новая версия СЭД ТЕЗИС выходит раз в год. День рождения каждого нового релиза мы отмечаем осенью, как правило, в конце сентября-начале октября. Однако подготовка к выпуску новой версии системы начинается еще глубокой зимой, когда составляется план-график работы над релизом.

Каждый год для всего проекта ТЕЗИС формируется общедоступный документ — план-график релиза, в котором подробно расписываются этапы работы над новой версией системы. Их у нас четыре:

  • Подготовка к разработке;
  • Разработка новых возможностей системы;
  • Подготовка к выпуску нового релиза;
  • Выпуск релиза.

Каждый этап включает в себя многочисленные промежуточные этапы, которые также прописываются в графике. Кроме того, в нем прописываются сроки, к которым должен быть завершен тот или иной промежуточный этап.

Как правило, подготовка к разработке идет в марте-апреле; на разработку отводится время с мая по август; подготовка к выпуску идет в августе- сентябре, и в октябре выходит релиз, после чего до ноября новая версия устанавливается у клиентов. К началу ноября также выходят свежие версии ТЕЗИС:

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector