Office 365 для бизнеса. анализируем личную производительность: myanalytics
Опубликована статья 2021 года: “Анализируем личную производительность. MyAnalytics. Нововведения“.
Что вы узнаете после прочтения этой статьи?
– Как с помощью личной информационной панели MyAnalytics получить полное представление о своем рабочем времени и показателях взаимодействия?
MyAnalyticsпоможет вам понять:
– как правильно организовать общение,
– как установить собственные цели,
– сколько времени вы тратите на собраниях,
– сколько времени уходит на работу с почтой и т.д.
Полную аналитическую картину можно получить при совместной работе с коллегами (при полной конфиденциальности).
Согласно недавнему отчету Forrester, повышение производительности труда сотрудников будет главным приоритетом для руководителей среднего звена в следующем году: 96% респондентов указали, что эта задача имеет критический или крайне насущный характер. MyAnalytics предоставляет беспрецедентные возможности анализа поведения, которые можно использовать для повышения производительности, эффективности и мотивированности сотрудников [1].
Вам доступна личная информационная панель MyAnaliticsи надстройка MyAnalyticsдля Outlook. MyAnalyticsвходит в тарифный план E5 и также доступен для тарифных планов E1 и E3 примерно за 4$ в месяц на одного пользователя.
Сценарий 1. Личная информационная панель MyAnalytics
Задайте еженедельные цели для разных показателей [2], таких как общая продолжительность собраний с вашим участием или полезное рабочее время, а затем проверяйте, насколько приблизились показатели к желаемым результатам. Вы будете получать советы, которые помогут расставить приоритеты в работе и эффективнее использовать время.
Цели пользователей разных подразделений могут сильно различаться. Однако, всегда будет возникать вопрос о том, можете ли вы быть более эффективными при достижении тех же результатов другим способом, например, избегая работы в нерабочее время.
Личная информационная панель предлагает вам информацию о достижении целей по показателям:
– время участия в собраниях,
– время работы с почтой,
– полезное рабочее время,
– внеурочное время.
Каждый из показателей можно изменить с помощью «Изменить цель»:
Хорошим примером может быть работа в неурочное время: рабочее время может быть достаточно гибким и не укладываться в рамки фиксированного графика, например, международные контакты могут предполагать взаимодействие поздно вечером. Но и в этом случае необходимо определить цели – параметры времени работы.
MyAnaliticsподсчитывает данные анонимно, поэтому нет никакого сравнения с другими пользователями организации. Однако, каждый из пользователей может поделиться данными MyAnalytics(кнопка «Поделиться»).
Оставайтесь на связи – не пропускайте письма от важных людей (в том числе и из сторонних организаций). Списком можно управлять, отображаются важные и частые письма. Указывается общее время с временем чтения и оклика:
При указании адреса электронной почты руководителя будут показаны дополнительные сведения о вашем взаимодействии с руководителем.
Каждый из показателей имеет более подробные сведения с использованием данных в динамике по неделям, например, «Общее время участия в собраниях», одновременно отображаются привычки проведения собраний. Используемые сведения – время из «Календарь» организации в Office 365.
Признано что в ряде случаев пользователь проводит много времени, работая с электронной почтой. MyAnaliticsпредоставляет как суммарные данные по созданию сообщений и их прочтению, так и детализированные визуально наглядные действия с почтой. Учитываются только сообщения, которые имеют статус прочтенных. Отправленные сообщения учитываются как для сотрудников в пределах Office 365 организации, так и за её пределами.
Обращает внимание, что полезное рабочее время исключает собрания и вы можете наблюдать еженедельную суммарную тенденцию в росте или уменьшении полезного рабочего времени и наглядно по дням – «Привычки продуктивной работы».
Подробно анализируется внеурочное время, включающее род занятий: собрания и письма. Данные которые используются здесь – это информация календаря и электронной почты.
Сценарий 2. Надстройка MyAnalytics для Outlook
Надстройка MyAnalytics для Outlook позволяет просматривать статистику, по каждому сообщению, электронной почты непосредственно в Outlook и управлять личной информационной панелью. Есть определенные ограничения по количеству отправленных писем для получения информации, подробности можно узнать из справочного материала.
Очевидно, что возможности MyAnaliticsсо временем будут расширяться за счет использования данных других сервисов Office 365, так, например, в организации основным средством передачи информации может быть выбран чат MicrosoftTeams, а не почта Outlook, что заметно увеличит продуктивное рабочее время.
Использованные источники:
1. Трансформируйте организацию при помощи Microsoft Workplace Analytics
2. Личная информационная панель MyAnalytics
Внеурочное время
Как следует из названия, эта часть функциональности MyAnalytics помогает понять, насколько растягивают ваше рабочее время пустяковые «минутные» отвлечения на дела службы. Например, когда вы проверяете рабочую почту по пути из офиса в такси, сразу после пробуждения или просто на выходных, чтобы удостовериться, что никакого «пожара» нет.
Самое интересное. На учёт сверхурочной работы отлично ложится функция постановки целей, которая тоже реализована в MyAnalytics. Если вы желаете найти баланс между работой и личной жизнью, поставьте цель на количество часов внеурочного времени в неделю.
Цели можно установить на любую из пяти областей мониторинга MyAnalytics. Но, на наш взгляд, именно в ограничении лишних часов и состоит главная ценность этого трекера для пользователя — научиться упаковывать активность в рамки рабочего дня и уважать время коллег, которым, может быть, не всегда удобно читать ваши письма и думать над поставленными задачами во внеурочное время.
Полезное время
Полезное время — это такой антагонист времени, проведённому на собраниях. Примечательно, что почтовая активность также относится к полезному времени, поскольку для очень многих руководителей их работа состоит в правильной и чёткой постановке задач подчинённым. И нередко такое письмо требует достаточно глубокой проработки. Иной раз и двух часов бывает маловато.
Самое интересное. Создатели MyAnalytics уверены, что ценное время — это два или более часов между собраниями, которое пользователь посвящает выполнению прямых обязанностей. Чтобы ваша продуктивность не пострадала, имеет смысл держать этот факт в уме, планируя рабочие встречи.
Почта
Офисные сотрудники от 60 до 80% рабочего времени проводят в работе с электронной почтой. Анализируя этот процесс, MyAnalytics следит за двумя основными метриками: временем, затраченным на работу с почтой, и скоростью, с которой осуществляется коммуникация по email.
Помимо соотношения прочитанных и непрочитанных писем (привет всем поборникам пустых инбоксов), программный модуль считает примерное время, которое вы потратили на чтение и отправку сообщений электронной почты исходя из средних значений: на каждое отправленное письмо отводится 5 минут, на каждое прочитанное — 2,5 минуты.
Самое интересное. MyAnalytics умеет мониторить почтовую дисциплину ваших респондентов. С одной стороны, он показывает, какая часть электронных сообщений, отправленных вами, была прочитана адресатами. С другой — позволяет судить, насколько быстро адресаты реагировали на эти сообщения.
Собрания
О целесообразности всевозможных совещаний написано огромное количество книжек, и всё равно по вопросу «митингов» нет какого-то общего мнения. Каждый решает для себя сам. Впрочем, трекер производительности и тут может дать пищу для размышлений. Он считает общее время, потраченное на собрания.
Самое интересное. Эта функция умеет считать время, проведённое пользователем в режиме многозадачности. Скажем, в процессе встречи вы активно отвечаете на письма — хоть с компьютера, хоть со смартфона. MyAnalytics фиксирует этот факт и отражает его в отчёте.
Совместная работа
Ещё один полезный раздел посвящён вопросу внутрикомандного взаимодействия. Трекер на основе исторических данных формирует группу сотрудников, с которыми вы много времени проводите на встречах, ведёте активную переписку и на письма которых быстро реагируете.
Например, заглянув в MyAnalytics, вы видите, что в ваших постоянных контактах — люди из одного подразделения, но разных должностей. И со всеми ними вы состоите в переписке, и темы писем частенько пересекаются. В обычном почтовом клиенте эту тенденцию не всегда удастся разглядеть.
Самое интересное. Если вы руководитель, функция анализа совместной работы поможет понять, достаточна ли коммуникация с вашими подчинёнными. Часто это знание помогает избежать потери ценных сотрудников, которые считают, что руководитель (то есть вы) не уделяет им и результатам их работы достаточно внимания.
Вместо заключения
Как видим, MyAnalytics придуман совсем не для победы над прокрастинацией. Напротив, он нацелен на достаточно мотивированных людей, которые умеют работать, но которым не помешало бы знать, из какой сферы работы с офисными приложениями можно выжать ещё несколько процентов личной эффективности.