Почему я решил ее написать?

Сейчас практически нет краткого описания этого направления, которое бы дало четкий ответ на вопросы:

1. Каковы конкретные проблемы автоматизации бюджета? Чем она отличается от традиционной автоматизации бухгалтерского учета?
2. Чем отличаются трендовые программные продукты (PowerBI, Tableau, Qlik, Cognos, IBM Planning Analytics, Anaplan, Bit.Finance, 1С:UH) и по какому принципу они построены?
3. Почему BI не является основным инструментом автоматизации бюджета?

Проблемы и принципы их решения

Основное различие между планированием и бухгалтерским учетом состоит в том, что учетные данные идут «снизу вверх». Чтобы получать качественные отчеты, нужно написать как можно больше фактов. Если вы собираете сводную информацию (наиболее важную для менеджеров), вы можете получить ее просто путем агрегирования.

В бухгалтерии наиболее удобна схема Документ – Таблица (Реестр) – Отчет.

Рис. 1. Учетная схема «Документ –> Регистр –> Отчет»

Планы же изначально – укрупненные. Поэтому вводить их удобно именно «сверху» (то есть, в таких же формах, в которых формируются отчеты).

[4] При попытке автоматизировать бюджетирование по аналогии с обычным бухгалтерским учетом (рис. 3) компании сразу сталкиваются с тремя ключевыми проблемами:

Рис. 3

Проблема 1: Администрирование правил. Очень неудобно и трудоемко администрировать правила преобразования данных нижних уровней учета в формат бюджетирования.

Проблема 2: Скорость «сбора фактического материала». Планы отображаются очень быстро (поскольку хранятся в уже агрегированном виде), а реальные данные — медленно.

Проблема 3: Планирование регистрационных форм. Самый простой способ ввести планы — это отчет о фактах плана. Но отчеты в информационных системах не позволяют вводить данные.

Первая и вторая проблемы связаны не только с бюджетированием, но и составляют основу всей области хранения данных, интеграции информации и т. д.

Вторая проблема заключается в специфике концепции планирования. ERP-системы являются одним из важных вопросов, связанных не только с «посмертным» учетом событий (но и с планированием и оперативным контролем деятельности компании).

Теперь давайте рассмотрим каждый вопрос более подробно.

UDATA

U DATA — это программный пакет для планирования, управления бизнесом и получения мгновенной аналитики.

Подходит для торговли или производства.

Удата совершенствует систему уже 20 лет

– добавить полезные функции;

– обновить дизайн программы;

– сделать его еще более понятным и доступным.

Основные характеристики

— Все разрезы, необходимые бизнесу, в одной системе

Управление внешней и внутренней логистикой, складской, транспортной логикой и финансами.

— Подробная отчетность по онлайн-организации

Менеджеры Udata составят для вас индивидуальные отчеты обо всех группировках и выборках данных в UDATA.

Вы можете контролировать все бизнес-процессы в любое время и из любой точки мира. Удобно для владельцев и корпораций.

Мгновенный доступ к аналитике

Эта система ведет записи, а затем учится самостоятельно. Анализируйте и рекомендуйте. Предлагает решения управленческих задач. Чем больше данных в программе, тем точнее она сделает прогноз.

Быстрая автоматическая синхронизация данных с внешним ПО

U DATA синхронизируется с другими программами, предоставляя вам доступ ко всем отчетам.

Гибкая настройка клиента

Программа подходит для любого бизнеса, но требует лишь небольшой настройки под свои нужды.

Покупайте только блоки нужного вам программного комплекса или приложения WEB-UDATA.

Плюсы: 

— Экономия времени на исследования, сбор и анализ данных.

– Система практична, понятна и не требует длительной адаптации.

Умный дашборд наглядно отображает изменения важных показателей.

– Вы можете отслеживать остатки инвентаря, кредиторскую и дебиторскую задолженность.

— Не нужно искать старые анализы в архивах, программа все запоминает.

– Программа позволяет эффективно использовать программный продукт в организациях оптовой и розничной торговли, сферы услуг; строительство, гостеприимство.

Срок окупаемости до года. Доказано на практике.

– Программа не имеет выходных и праздничных дней. Работает 24/7.

Минусы: 

– Нет бесплатного пробного периода.

Вам следует подумать о том, чем заняться в свободное время.

Тарифы:

” Сколько это стоит?”

Все зависит от того, что вам нужно. Программа адаптирована под вашу организацию. У нашего менеджера уже есть калькулятор, и он готов назвать вам цену UDATA. Просто свяжитесь с Удатой. И команда сделает все, что потребуется.

Anaplan

Флагманский продукт, который недавно приобрел большую популярность во всем мире. Предлагается только в облачной версии.

В отличие от других популярных решений, Hyperion и Planning Analytics имеют немного специфическую специализацию: лучше всего они работают в качестве службы расчета затрат.

Рис. 12. Архитектура бюджетирования в Anaplan (популярный сценарий автоматизации)

Плюсы:

Минусы:

Плюсом и минусом Anaplan является его очевидная специализация: он не посягает на ИТ-экосистему компании. Преимущество в том, что продукт четко определен своим функциональным назначением и предсказуемы направления его развития.

Он предназначен для анализа «Что-если», определения и утверждения планов (бюджетов), на основе этого необходимо планировать архитектуру клиента. Минус в том, что продукт не может заменить полноценное корпоративное хранилище данных (BI), на нем невозможно построить сложную ETL-инфраструктуру и всю корпоративную ИТ-систему. Это не было бы проблемой, если бы продукт был доступен только в облачной версии.

Anaplan не претендует на роль экосистемы. В случае с облачным продуктом (тем более, что биллинг рассчитывается исходя из объема данных, используемых на сервере) недостатки выражены наиболее ярко.

Поскольку он не заменяет Enterprise Universal Storage, в некоторых случаях его можно использовать в качестве услуги выставления счетов.

Рис. 13. Архитектура бюджетирования в Anaplan (альтернативный сценарий автоматизации)

В целом использование систем EPM и BI — это нормально.

Oracle cloud erp

Oracle также интегрирует системы EPM в ERP.

Компания мигрирует свои продукты в облачную версию (возможно, даже активнее), чем SAP. Для решения основного решения Oracle Hyperion EPM (о котором мы поговорим ниже) компания предлагает облачный сервис, который является частью облака Oracle Cloud ERP.

Системы BI (Business Intelligence) в «чистом виде» являются средством вывода данных. BI — это конструктор отчетов и дашбордов, которые обычно содержат базовые функции реструктуризации данных (например, позволяют объединять таблицы), находить средние тренды.

Популярные BI-системы:

B I обычно подключается к базам данных (как реляционным, так и многомерным) или исходному документу SL. Для этого необходимо иметь достаточно подробные исходные данные (чтобы уже в БИ их укрупнять). Но сложные условные преобразования (с условиями «если») не имеют отношения к классической функциональности бизнес-аналитики.

E PM для краткости расшифровывается как Enterprise Performance Management. Кроме того, существуют термины корпоративное управление эффективностью (CPM) и развитие бизнеса.

Системы, которые могут выполнять родственные функции. В России не все знают, что такое ЭПМ. Но если различать их в рамках систем анализа BI и Planning (Oracle Hyperion), Anaplin или Anaplane, то это именно EPM-системы.

Некоторые системы создаются для более широких целей (например, SAP EPM или 1С:Управление холдингом), выходящих за рамки консолидированной отчетности и планирования. Но мы будем рассматривать EPM как часть систем автоматизации бюджетирования.

B I не позволяет вводить данные. EPM обычно содержат стандартные функции BI и дополнительно предлагают возможность сохранения и вывода данных.

Легендарные EPM-системы: Список

Начнем с маленьких.

Будущее erp систем

E RP-системы активно развиваются в России с 90-х годов прошлого века.

В то же время выросли и затраты на внедрение ERP-систем. И дело было не столько в стоимости аппаратного или программного обеспечения, сколько в их стоимости в условиях постоянно расширяющегося рынка и постоянно меняющейся системы. В результате «традиционные» системы оказались недоступны для малого и среднего бизнеса.

В последнее время в связи с появлением «облачных» технологий наблюдается положительная тенденция развития SaaS. Лидеры рынка предлагают подписку на флагманские продукты.

Основные преимущества, которые дает такой подход:

• Масштабируемость: вы можете приобретать дополнительные функции по мере роста вашего бизнеса без необходимости внедрения новой системы;
• Решения SaaS в силу своей специфики позволяют получить доступ к ERP-системе через Интернет в любом месте и в любое время;
• Низкие инвестиционные затраты: нет необходимости приобретать оборудование, сопутствующее программное обеспечение, нет больших разовых платежей за внедрение системы;
• Система не требует обслуживания: поставщик берет на себя задачи по обновлению системы, устраняет неполадки и тем самым сокращает время простоя.

Существенным недостатком SaaS является невозможность адаптировать решение под требования конкретной компании и ряд других ограничений, поэтому некоторые крупные компании делают выбор в пользу «гибридных» ERP-систем.

. На рынке активно появляются системы, которые распространяются только по SaaS и не имеют «традиционного» варианта развертывания на площадке компании-клиента.

Еще одна явная тенденция — повсеместное внедрение мобильного доступа к системам. Доступ реализован по-разному, одни ERP-системы поддерживают «интеграцию» с собственными приложениями для смартфонов под iOS и Android, другие предлагают возможность использования собственного веб-браузера для работы в системе без необходимости его установки на устройство пользователя ( или просто установите приложение).

Уверен, что в будущем возможности удаленного доступа к данным будут увеличиваться и на рынке появятся новые продукты для удаленной работы.

Вариант 3: постепенно переходить на erp

.

1. Компания переходит на ERP со стабильной, хорошо функционирующей, но устаревшей системы SCP;
2. Компания переходит на ERP с «лоскутной» системы, работающей на специализированных локальных решениях, или системы, написанной самостоятельно;
3. Компания пытается перезапустить неудачный проект внедрения ERP;
4. Компания практически с нуля внедряет систему 1С ERP.

1 способ – вроде все просто. Компания 1С разработала руководство по переходу с типовой настройки SCP на типовую ERP. Мастер миграции ERP позволяет пользователю перенести справочную информацию и входящие остатки в новую информационную базу.

Но в инструкции есть важное примечание – при переносе остатков программы, имеющей значительные улучшения, могут потребоваться отдельные варианты перехода. И самое главное, в ERP и SCP разные принципы документооборота.

Это означает, что в большинстве случаев без моделирования работы предприятия не обойтись. Требуются системные архитекторы и аналитики для переноса модели SCP, доработки системы управления информационной безопасностью. В целом схема перехода выглядит так:

• Выполнить матричное бизнес-моделирование — изучить все основные процессы и интегрировать их в логическую систему «как есть» с оценкой целесообразности изменений.
• Проанализировать созданную модель компании, модели бизнес-процессов на предмет их соответствия методической документации и узких мест. При необходимости доработать методологическую базу вместе.
• Решайте различные задачи малого и крупного бизнеса. Проанализируйте их системно, «найдите их корни» в бизнес-модели. Плановые решения.
• Анализ системы управления технологическими процессами. При необходимости запланировать изменения в системе принятия решений, мониторинга и отчетности.
• Поймите, где бизнес тратит деньги и время. Определить резервы развития. Предложите варианты оптимизации.
• Смоделируйте измененную структуру и логику работы в ERP-системе, чтобы выбрать с клиентом на тестовых примерах оптимальные функциональные соответствия.
• Затем – довести результаты анализа и согласованные решения до “концепции”, общего плана, совместно с клиентом разработать проект перехода, включить риски. Сформировать команду внедрения
• Начните реализацию плана вместе. Подготовка компании к внедрению ERP.

Только после всех этих действий без спешки и без небольшой экономии можно переходить непосредственно к реализации программного решения.

Конечно, для компании с хорошо оптимизированной бизнес-моделью и гибкой системой управления возможно использование другой технологии внедрения Agile/Scrum или применение наиболее подходящего «микса» методов. Но это не меняет сути изложенного выше подхода к реализации.

Описывать преимущества ERP перед «лоскутной» системой и самописными 1-ками, это все равно, что сравнивать современный компьютер с 8-ядерным процессором с 20-летним Pentium 5. Реализация должна проходить под лозунгом: сохранить лучшее из старого, отбросить худшее из нового (даже в случае сбоя системы).

Это правило означает, что вы не можете изменить все сразу и ни при каких условиях. Необходимо сохранить подходящие для компании программные решения и интегрировать их в систему автоматизации. И вам нужно внедрить те строительные блоки ERP, которые превосходят старое программное обеспечение с точки зрения производительности и действительно будут способствовать развитию бизнеса.

Если старая система управления производственным циклом компании работает стабильно, методически правильно настроена и доработана (например, MES), не стоит превращать ее в ERP-модуль. Существует проверенная технология интеграции путем автоматического или «ручного» обмена данными.

3 Компания вложила много денег в ERP, система работает. А пользы мало или нет. Или реализация прошла лишь частично, отдельные структурные подразделения компании (кадры и продажи) не смогли нормально функционировать.

E RP не работает без этого модуля. В других подразделениях система работает не так, как должна. Более того, программа имеет сложный и неудобный функционал. Да еще с ошибками и непонятными текстами.

Сотрудники не знакомы с такой ERP, предпочитая все делать вручную.

На мой взгляд, в России и в мире такие результаты внедрения ERP не редкость. В ERP-решениях доля неудачных внедрений составляет 60-70%.

Что делать в случае неполного или неудачного внедрения? Для нас не существует универсального быстродействующего лекарства. После реализации придется все переделывать. Но можно сэкономить, не повторяя путь к отрицательному исходу.

В сети появилось много статей о причинах неудачных внедрений ERP. Многие ИТ-компании честно предостерегают от этого варианта на корпоративных сайтах, указывают причины и способы избежать такой ситуации. Главные условия грамотной автоматизации любого бизнеса:

1. Компания должна созреть экономически, финансово, технологически, организационно, в кадровом и управленческом плане, быть готовой «собирать и собирать ERP». Система должна быть объективно необходимой и полезной для компании, отвечающей потребностям компании. На наш взгляд, это необходимое условие.
2. Собственники, администраторы и менеджеры компании должны активно и заинтересованно участвовать в процессе внедрения на всех этапах. ERP имеет структуру и логику работы, непосредственно связанные с системой управления, работой и бизнес-процессами компании. Программу можно и нужно настраивать под нужды, особенности и специфику работы на всех уровнях, от генерального менеджера до оператора.
3. Внедренная ERP-система сама по себе не решит проблем, она не может управлять и контролировать. Система – это просто мощный инструмент в умелых и мотивированных руках. Владельцы бизнеса и весь персонал компании должны приложить некоторые (значительные) усилия, чтобы научиться эффективно использовать возможности системы.

4-й путь наиболее приемлем в случае организации достаточно крупного и сложного нового производства. В этом случае мы рекомендуем использовать подход, интегрированный непосредственно в ERP. Несомненно, необходимы совместные усилия руководителей компаний и внешних консультантов для формирования пакета нормативных документов.

Возьмем на себя смелость констатировать, что в некоторых случаях, например, техническая модернизация, реорганизация системы управления при смене собственника или приобретении, «создание бизнеса» заново и создание ERP «с нуля» является более выгодный вариант, чем очень дорогая, трудоемкая и не всегда эффективная оптимизация работы компании и перенос неформализованных функций из существующих систем в ERP. Лучшие результаты могут быть достигнуты относительно быстро и с хорошей экономией.

Лидеры рынка программного обеспечения класса erp

E RP — одна из самых популярных и быстрорастущих систем в мире. Сегодня на рынке существуют тысячи поставщиков программного обеспечения, точное число которых никто не знает.

В основном на рынке представлены отраслевые решения, разработанные для нужд конкретных отраслей: отдельных направлений производства и логистики. Розничная торговля осуществляется через сеть магазинов «Луч».

Первое место на рынке (здесь и далее оценка доли рынка в суммовом выражении) занимает SAP, являясь не только самым успешным, но и одним из самых старейших игроков на рынке программного обеспечения для крупных корпораций.

Приняв решение о создании дочерних компаний, SAP открыла новые компании по всему миру и организовала взаимодействие с рядом внешних команд для разработки дополнений к программным продуктам.

S AP предлагает на рынке два основных продукта:

1. Все-в-одном SAP Business. Это ERP-решение, построенное на новейшей на сегодняшний день платформе SAP HANA, позиционируется как глобальное решение, охватывающее 25 секторов бизнеса, включая, конечно же, производство и продажи, и ориентировано на крупные компании. Включает бизнес-аналитику (BI) и продукт для прогнозирования.
2. SAP Business One. Он был запущен на рынок для укрепления позиций SAP в сегменте решений для малых и средних организаций. Решение основано на той же платформе, что и SAP All-in-One, но менее функционально и универсально.

Microsoft заняла второе место в 2022 году с Windows Dynamics AX. Несмотря на меньшую универсальность решения по сравнению со средствами SAP, оно подходит для компаний, занимающихся торговлей и оказанием услуг, благодаря чему компания ежегодно увеличивает свою долю рынка или активно развивает свой продукт; а также постоянно расширяющийся ассортимент линейки «Продукты».

Третье место разделили Oracle и Infor, а далее следуют (с большим отрывом) компании второго эшелона: Epicor, Sage, NetSuite и другие.

I NFOLine сообщает, что SAP заняла первое место в рейтинге HR ROI. Продукты Oracle лидируют по скорости внедрения, а системы NetSuite — по стоимости внедрения.

Отдельно были отмечены такие преимущества систем Infor, как широкие возможности использования мобильных версий офисами и удаленными сотрудниками.

В России стоит остановиться на некоторых продуктах.

В России лидирует SAP, за ней следует 1С с долей около 40% и более половины других игроков: Oracle, Galaxy.

Однако, помимо оценки доли рынка в количественном выражении, вы можете посмотреть на количество автоматизированных рабочих мест. По количеству внедрений и автоматизации рабочих мест более 80% занимает 1С — фактически монополист во всей части ERP-систем для малых и средних предприятий (МСП). Это легко объясняется тем, что покупка конкурирующей программы обходится дешевле, чем покупка другой одноименной программной системы: «1С».

Решение проблемы 2: хранение трансформированных данных

Для этого отчеты в увеличенном виде и в преобразованном состоянии уже хранятся на листе.

Для этого помимо исходных таблиц (которые тоже понадобятся в бизнесе) нужно создать таблицы для хранения собственно агрегированных данных. Это могут быть отдельные таблицы, либо общая таблица для агрегированного «плана» по факту.

Разумеется, таблицы так или иначе приходится заполнять: для этого в фоновом режиме будет выполняться процедура преобразования и трансформации.

Рис. 5

D WH этим занимается.

По сути, DWH — это место (таблица или набор связанных таблиц) для хранения промежуточных вычисляемых данных.

Каковы преимущества инвестирования

Минусы:

• Точность. На самом деле этот минус вполне теоретический (считается, что максимальная точность обеспечивается, когда мы всегда берем данные только из первоисточника информации).
• Загрузка памяти. Поэтому мы тратим дополнительное место на жестких дисках для хранения агрегированных данных. Тоже условный минус, так как мы фактически смещаем нагрузку с оперативной памяти на постоянную
• Транскрипция. Если объединять отчеты с агрегированными таблицами (где данные не детализированы по исходным документам), возникают проблемы с возможностью их расшифровки (drill-down).

Etl-процессы

E TL можно назвать любым процессом, в котором какие-то данные откуда-то берутся, а затем загружаются по мере необходимости. На русском Извлечь (получить), Преобразовать, Загрузить – скачать.

Обычно этот термин используется в случае преобразования данных при сохранении на хранение. ЭТЛ.

Этот подход имеет преимущества:

Минус один: +1.

Решение проблемы 4: кубы

Еще один инструмент, устраняющий проблему, не упомянутую выше.

Но дело в том, что при больших объемах данных и сложных формулах обычные реляционные таблицы SL (стандартные ERP) не обеспечивают максимальной скорости обработки информации.

При решении этой задачи можно использовать хранение данных не в виде таблиц, а кубов.

Но если для решения задач бюджетирования и управления производством сразу организовать хранилище в куб — ​​хороший вариант, то для других бизнес-задач требуется многомерная модель хранения. В этом случае куб можно добавить в «основное» хранилище, как еще одно звено в архитектуре.

Виды программных продуктов в бюджетировании

Каждая система теоретически имеет основную функцию (см. таблицу)

Но на самом деле границы стираются, и некоторые продукты могут работать совершенно по-другому. :

Важно: перекрытие функций не всегда 100%. То есть инструмент с дополнительными функциями выполняет их не так хорошо, как отдельное специализированное устройство!