Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр Аналитика
Содержание
  1. Что можно делать с доской
  2. Что такое trello
  3. Почему стоит попробовать trello
  4. Что можно получить в рамках бесплатного тарифа butler
  5. Butler – ключ к эффективности
  6. Ifttt (web, ios, android)
  7. Pomodone (chrome, windows, os x)
  8. Адаптация новых сотрудников
  9. Аналоги trello
  10. Аргументы в пользу trello
  11. Баг-трекер
  12. Визуализация желаемого
  13. Возможности трелло
  14. Воронка продаж
  15. Дизайн и исследования
  16. Добро пожаловать в trello!
  17. Дополнительные возможности trello
  18. Доска задач трелло
  19. Идейник и сборник информации
  20. Использование trello для trello
  21. Как мы делаем и тестируем большие нововведения
  22. Как пользоваться трелло
  23. Как работать в трелло с максимальной пользой
  24. Как создать доску
  25. Как спланировать учебу
  26. Как удалить доску
  27. Как удалить доску/карточку в trello?
  28. Карточки
  29. Кнопки внутри карточки
  30. Кнопки для карточки
  31. Контент-план
  32. Личный планировщик
  33. Минусы trello
  34. Мониторинг проблем в бизнес-процессах
  35. Планирование в трелло
  36. Планирование мероприятия
  37. Планировщик
  38. Платная версия trello
  39. Плюсы trello
  40. Подбор персонала
  41. Правила
  42. Примеры использования trello для разных сфер
  43. Профиль
  44. Списки
  45. Списки (или колонки) трелло
  46. Список дел
  47. Стратегическое планирование
  48. Тарифы trello
  49. Трекер задач для технической поддержки
  50. Улучшения
  51. Чем можно заменить: альтернативы
  52. Шаг 2. создание доски
  53. Экономия времени
  54. Выводы
  55. Заключение
  56. Вывод

Что можно делать с доской

Хотите использовать доску максимально? Нажмите на меню справа.

Разберемся по каждому пункту.

О доске. Описание для себя и участников. Когда речь заходит о домашних делах, напишем: “Расписание уборки, список покупок, бытовых мелочей”. Так вы не запутаетесь в том, что надо записывать, и дадите понять другим: семье, друзьям, сотрудникам, когда понадобится их помощь.

Чтобы добавить описание, кликните на пункт и пишите. Закончили? Не забудьте сохранить.

Сменить фон. Кликните, чтобы обновить заставку доски. Открывается доступ к 100 изображениям с фотостока Unsplash. Чего-то, связанного с бытом, не нашла, но и натюрморт подойдет.

Поиск карточек. Ищите по названию, цвету меток или по типу задачи: “Просроченные”, “Нет даты выполнения” и др.

Хотите узнать, сколько карточек в каждом списке? Тогда введите в поиске “$” для активации счетчика.

Чтобы быстро вызвать меню поиска, просто нажимайте F.

Улучшения. Подключите дополнительные сервисы к Trello.

Настройки. Можно добавлять/удалять участников доски, отключить обложку у карточек и разрешить комментировать списки.

Метки. Присвойте любой цвет: от желтого до синего задачам, чтобы не запутаться. Например, готовку пометим зеленым, а список покупок – оранжевым. В режиме для дальтоников у каждого оттенка появляется фигурный рисунок. Горячая клавиша для быстрого вызова меню меток – L.

Архив. Место, куда улетают ненужные или выполненные дела. Их можно удалить насовсем или оставить на память.

Копировать доску. Дубликат, чтобы не настраивать и не писать заново.

Экспорт и печать. Сохранить его можно только в формате JavaScript – JSON. Работать с ним человеку, далекому от программирования, сложно. А вот распечатать легко.

Закрыть доску. Проект закончился? Тогда можно убрать его из поля зрения.

Ссылка на доску. Делитесь ей, если хотите поделиться секретами планирования, показать занятость и т. д.

Что такое trello

Trello – Это сервис для командной работы, который позволяет планировать и публиковать текущие задачи, систематизировать их и следить за исполнением. Основан на японской системе досок канбан – удобного инструмента для организации работы.

Трелло могут использовать как коллективы, так и отдельные люди. Например, у меня в Trello есть личная доска, где я планирую задачи и мероприятия на каждый день месяца. Очень удобный органайзер!

Почему стоит попробовать trello

Trello – онлайн-органайзер на русском для управления делами и проектами. Построен он по японской системе Канбан, которую придумали в Toyota.

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Что можно получить в рамках бесплатного тарифа butler

Главные ограничения, которые мы встретим на бесплатном тарифе, такие:

  • только одна автоматизация для каждой категории действий;
  • только одно расширение.

Нужно взвешенно подойти к использованию этих ресурсов. К примеру, мы ограничены в количестве автоматизаций, но неограничены в количестве пунктов, которые к ним можно добавить. В этом случае можно не останавливаться только назначением исполнителя, но и перенести карточку в нужный лист, проставить дедлайн, добавить метки и т. д.

Что касается расширений, я советую использовать Repeat. Оно позволяет автоматизировать создание повторяющихся карточек и не использовать для этого Butler. Можно автоматизировать по дням недели, числам и т. д. Здесь также можно выбрать, в каком листе и на какой позиции появится карточка:

Также вам может понадобиться календарь, но он в Trello подключается через расширения, а мы уже заняли единственный слот.

Это ограничение тоже можно обойти и воспользоваться расширением для Chrome Planyway. Оно добавит в Trello календарь, а мы при этом не займем расширение.

Planyway позволяет назначать срок для карточки, а также визуально отображает карточки в календаре:

Срок проставляется не только в календаре, но и в самой карточке.

Butler – ключ к эффективности

Butler – это улучшение к Trello, часть функций которого доступны бесплатно. Их достаточно, чтобы оптимизировать многие процессы. Разница только в том, что автоматизировать каждый элемент можно только 1 раз.

Butler предлагает несколько элементов для автоматизации действий: от добавления кнопок, которые запускают цепочку событий, до алгоритмов по триггерам (событиям) или датам.

Ifttt (web, ios, android)

Мы уже неоднократно знакомили вас с замечательным сервисом IFTTT, который позволяет автоматизировать различные действия веб-сервисов и приложений. В рамках этой статьи нас прежде всего может заинтересовать канал сервиса Trello и его возможности.

Pomodone (chrome, windows, os x)

Управлять задачами лучше всего с помощью Trello, а для управления временем нет ничего эффективнее техники Pomodoro. А что получится, если объединить эти две технологии в одном приложении? Установив Pomodone, вы получите полный контроль над своими задачами из Trello и сможете выполнять их в соответствии с предписаниями «помидорной» методики.

Адаптация новых сотрудников

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Чтобы помочь новым сотрудникам освоиться, нужно много времени и сил. Доска Трелло зачастую может заменить специальный курс обучения.

Для этого колонки становятся этапами знакомства с компанией, а в карточках размещается информацию по категориям. В них можно оставить инструкции, правила, нужные контакты и другие полезные для новичка данные.

Аналоги trello

Ниже я приведу список сервисов, которые по своему функционалу схожи с Trello, и могут стать ему альтернативой:

  • Todoist – планировщик задач, который можно использовать на ПК, планшете и смартфоне. Есть возможность организации командной работы, интеграция со сторонними сервисами (Google Drive, Calendar Sync, Google Maps, Slack и другие).
  • Evernote – цифровое пространство для хранения и поиска информации, можно работать с ПК, смартфона и планшета, подходит для личных целей и командной работы. Есть шаблоны и интеграция со сторонними сервисами.
  • Wunderlist – планировщик  дел с обширным функционалом: постановка задач и подзадач, установка напоминаний, сроков, приоритетов, добавление файлов и заметок, совместное использование списков, удобный конструктор.
  • Wrike – облачный сервис для командной работы и управления проектами. Основной функционал: постановка задач и планов, коммуникация в команде, отчёты, интеграция. Подробнее читайте Обзор Wrike.

Аргументы в пользу trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

  1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
  2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
  3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
  4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
  5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
  6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Баг-трекер

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Для регистрации ошибок в системе удобно организовать доску с колонками «Входящие», «Несрочные баги», «Срочные баги», «В процессе», «Блокирующие баги», «Тестируется» и «Исправлено». Пользователи, которым нужна информация о ходе работы, могут следить за процессом исправления багов.

Визуализация желаемого

Отличный пример личного планирования – карта желаний. Она подогреет мотивацию и сделает мечты целями. Делим все на 3 категории: “В планах”, “Работаю над этим”, “Добился”. Пишете заголовок мечте и добавляете вдохновляющую картинку.

Вот как это выглядит на практике.

Возможности трелло

Облачное решение.
Всё хранится на облачных серверах, поэтому ничего не потеряется и не забудется.

Все плюсы онлайн-сервиса. Отслеживание дедлайнов, уведомления, прикрепление файлов, поиск по задачам, фильтрация и сортировка, подробные логи и статистика.

Кроссплатформенность. Сервис доступен в веб-версии (для Chrome, Firefox, Safari и Edge), есть приложение для компьютера, планшета и смартфона.

Можно пользоваться бесплатно.
Трелло выгодно отличается от прочих продуктов почти неограниченными функциями в бесплатной версии. Единственное ограничение — нельзя загрузить файл тяжелее 10 Мб. Подробнее о возможностях на разных тарифах читайте в

Интеграция Трелло с внешними сервисами. Трелло можно связать с внешними сервисами, например почтой, календарем, Github, Slack и другими. Тrello можно подключить и к Tilda: тогда заявки, попадающие через формы Tilda, будут автоматически появляться на досках Трелло. Подробная инструкция о том, как это сделать, здесь.

Дополнительный анализ:  Работа: Аналитик судебной практики в Москве — Июль 2021 - 65 вакансий |

Воронка продаж

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Доска в Трелло для отработки воронки продаж будет полезна небольшим отделам продаж. Например, от отдела маркетинга в первую колонку поступает информация о потенциальных клиентах. Ответственный за доску с помощью метки присваивает каждой задаче степень приоритетности. Менеджеры обновляют данные в карточке и перемещают её между колонками.

Trello можно подключить к формам на Tilda: тогда заявки с сайта будут автоматически появляться в нужной колонке. Подробнее о том, как это сделать, здесь.

Дизайн и исследования

Хотелось бы на минутку задержаться на упомянутом ранее этапе дизайна и исследований. Мы пользуемся доской планирования продукта, где храним карточки о проблемах. Карточки мы называем так: «Не могу найти эту функцию» или «Хочу сделать так-то, но не могу». Есть несколько источников таких проблем:

Мы используем всю эту обратную связь как материал для исследования. Мы проводим множество внутренних опросов и юзабилити-тестов. Ещё мы смотрим на анонимные данные об использовании сайта в Google Analytics, чтобы понять, какими функциями действительно пользуются люди.

Добро пожаловать в trello!

Trello — это визуальный инструмент для управления работой, который позволяет командам обдумывать, планировать и вести совместную работу, а также отмечать успехи. С ним команда будет сплоченной, продуктивной и организованной.

Trello подстроится под любые условия независимо от того, начинаете вы и ваша команда новый проект или пытаетесь лучше организовать текущую работу. Этот инструмент позволит упростить и унифицировать рабочий процесс команды интуитивно понятным способом.

Это краткий обзор сведений, с помощью которых вы сможете начать работу над первым проектом в Trello.

Дополнительные возможности trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

улучшения в трелло
Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar – карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater – улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze – после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown – показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание – если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия – улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше. Если вы установили версию Gold – тогда число улучшений увеличивается до трех.

Доска задач трелло

Доска — это общее пространство, в котором можно размещать карточки, группировать их по колонкам и перемещать карточки между списками. В виде доски можно представить проект, работу одного отдела или целой небольшой компании, временной промежуток (например, неделя или год) или даже один процесс (например, написание диссертации).

Что можно делать с доской?

1.Копировать. Если процессы одного проекта подходят и для другого, не нужно заводить доску заново. Достаточно просто скопировать существующую и немного её перенастроить.

2.Добавить к ней других участников: коллег, друзей, членов семьи, экспертов.

3.Добавить улучшения. «Улучшениями» в Трелло называются плагины, которые расширяют функциональность: переключение на календарный вид или интеграция с Google картами. В бесплатной версии доступно одно любое улучшение.

4.Изменить фон доски. Его не очень хорошо видно, когда колонок и карточек много, но он помогает отличить один проект от другого на домашней странице Трелло.

Календарный вид доски:

На сайте Трелло есть шаблоны досок под разные задачи. Все шаблоны находятся на домашней странице в отдельной вкладке и разбиты по категориям: «Бизнес», «Дизайн», «Образование», «Личные дела» и так далее.

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Чтобы добавить шаблон в свой аккаунт, нажмите на кнопку «Использование шаблона» и выберите настройки доски.

Доски могут быть приватными, командными и публичными.

Идейник и сборник информации

Когда читаю книги на телефоне, делаю скриншоты с полезностями. Коплю ссылки, цитаты, советы знакомых. Откладываю все на потом, и оно благополучно забывается. А потом понадобится это, думаешь, что где-то видел, перерываешь жесткий диск – бесполезно. Знакомо?

Еще я добавляю туда скриншоты страниц электронных книг. Не все. Только самые полезные отрывки.

Тогда создайте отдельную доску для хранения информации. Чтобы избежать неразберихи, разделяйте ссылки и заметки на категории. Например, рецепты и кухонные лайфхаки отправляйте в список “Кулинария”. Занимаетесь копирайтингом, читаете соответствующие книжки и собираете цитаты? Тоже отправляйте в отдельный список.

Использование trello для trello

Неудивительно, что мы используем Trello для работы над Trello. У нас есть доска «Служебный Trello», где размещается всё, над чем мы сейчас работаем по API и сайту. Наши списки выглядят примерно так: «В работе», «Ожидает тестирования/проверки», «Готово к слиянию», пачка списков под свежие релизы, «Входящие ошибки».

Допустим, разработчик хочет исправить ошибку. Все происходит следующим образом:

  • Он берёт карточку из списка «Входящие ошибки», назначает себя исполнителем и переносит её в список «В работе».
  • Стучит по клавиатуре, как бешеная мартышка, пока не исправит ошибку (ну, или это только я так делаю).
  • Создаёт новую ветку в своём репозитории (например: bobby/oops-no-crash) и отправляет её в Kiln, первоклассную распределенную систему контроля версий и проверки кода (кстати, Kiln тоже делаем мы). Я не буду слишком глубоко вникать в работу системы контроля версий, но, говоря простым языком, ветка — это новая версия на основе стабильной основной версии на рабочем сервере. Все, кто знают, как работают системы контроля версий, сейчас кривятся и отмахиваются.
  • Разработчик добавляет название ветки в описание карточки (например: «исправлено в bobby/oops-no-crash») и переносит её в список «Ожидает тестирования/проверки».
  • Одновременно он отправляет изменения на проверку другому разработчику в Kiln (который вам стоило бы приобрести) и уведомляет нашего отважного тестировщика Али Т., который проверяет эту ветку, чтобы убедиться, что ошибка действительно исправлена.
  • Когда все возможные проверки успешно завершены, карточка отправляется в список «Готово к слиянию».
  • Наш релиз-менеджер Дуг Патти объединяет эти изменения с официальным репозиторием Build, превращает версию с изменениями в новую и стабильную, готовит релиз и выпускает его в мир. Мы часто шутим, что использование Kinect сделало бы этот шаг увлекательнее. Дуг мог бы просто размахивать руками и кричать: «Деплой! Деплой! Деплой!». К нашему стыду, это сейчас не в приоритете.
  • Исправления опубликованы. Шампанское, звон бокалов.

Теперь другой разработчик может вытянуть изменения из официального репозитория Build и объединить их со своей рабочей веткой. И тогда его изменения пройдут описанный процесс как по маслу. Так мы вносим изменения много раз в день.

Уверен, всё сказанное до этого момента звучит разумно, но исправление ошибок — это ещё цветочки. Как насчёт больших новых возможностей, которые хотелось бы протестировать первым делом, — что-нибудь вроде нового оборота карточки?

Как мы делаем и тестируем большие нововведения

Помните, что в репозитории Build лежит стабильная утвержденная версия Trello? Вообще-то существует много стабильных утвержденных версий, и вы можете работать с любой из них. То, что вы видите, — не обязательно то же, что видят другие. Извините, если ваша картина мира начала рассыпаться. Но почему мы так поступаем с вами?

Допустим, мы собрались решить большую проблему в Trello. Проводили исследования, аккуратно проектировали и разрабатывали совершенно новую версию Trello, полностью проверенную и протестированную, — прошли весь этот долгий тщательный процесс, который я сжал в одно предложение.

Эта версия, вероятно, всё ещё представляет собой сбивающий с толку, раздражающий бардак с уймой ошибок. Почему? Потому что проектирование — это лишь разумное предположение, а не очевидное решение. Мы не знаем точно, как это работает в реальном мире (концепция, основы которой я для вас пошатнул).

«Канал ЧЕГООО?»

Как пользоваться трелло

Трелло — это простая иерархия из досок, списков и карточек. В доске находятся списки, в списках — карточки.

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Познакомимся поближе с каждым элементом.

Как работать в трелло с максимальной пользой

Часто команда бодро принимается за использование Трелло, но быстро угасает. Дело не в самом инструменте, а в человеческом факторе: кажется, что новый сервис решит проблему, а проблема — в нашем поведении. Удобный инструмент способен помочь в деле, но не выполнить его.

Трелло идеально подходит для тех, кто хочет ежедневно видеть прогресс в движении к цели. Разочарование приходит, когда задачи всё копятся и копятся, а цель не достигается. Что делать, чтобы этого не происходило?

1. Разработать правила и инструкции и поместить их в первую колонку. Пример:

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Все участники доски должны знать, как устроен рабочий процесс. Когда перемещать карточку — сразу после выполнения или раз в неделю после общего созвона? Кто отмечает карточку как выполненную — исполнитель или организатор? Какие приняты цветовые метки? Как использовать чек-листы? Эти правила должны быть прописаны и понятны.

2.Оценивать объём. Если в вашей команде 5 человек, а в колонке «На эту неделю» стоит 100 задач, подумайте — не перегибаете ли вы палку? Все задачи могут казаться важными, но чрезмерно большой объём и сжатые сроки скорее приведут не к их выполнению, а к выгоранию команды и заброшенным карточкам.

Дополнительный анализ:  О роли системного аналитика и шаблон для проектирования / Блог компании МойСклад / Хабр

3.Ставить сроки исполнения и настраивать напоминания. Дата выполнения не является обязательным полем для создания карточки, поэтому легко забыть об этом важном элементе. Не ленитесь и установите срок или попросите исполнителя самого назначить нужную дату.

Как создать доску

Небольшая инструкция о том, как создается доска.

Заходим в свой профиль, открываем Trello. На рабочем экране в разделе “Персональные доски” кликаем на “Создать новую доску…”.

Придумываем название. Настраиваем доступ. Приватный – дела и проекты, которые хотите скрыть от чужих глаз. Публичный – списки, которые видны любому человеку, поиску, но редактируются только участниками.

Еще можно украсить доску красивым фоном. Правда, бесплатно дают на выбор 6 фото и 9 одноцветных. Возможность вставлять свои картинки доступна тем, кто заплатил.

Я покажу вам на примере домашних дел. С учебой, работой у каждого по-разному, а вот посуду моют все.

Чтобы получить доску, нажмите на кнопку “Создать доску”.

Как спланировать учебу

Можно распределять все по дням недели, но это скучно. Особенно если изучаете интернет-профессию, работаете онлайн, да и, вообще, новые знания – ваша страсть.

Я советую создать списки под каждую область знаний. Например, просто любопытные факты отправлять в лист “Что это”. Если углубленно изучаете копирайтинг, то разделите его на продающий, информационный, стилистический. Сделайте список “Работа над ошибками”, туда вносите недочеты: смысловые, грамматические. В описании укажите, как собираетесь их устранять, можно подробно, вплоть до названий учебников и ссылок на статьи.

Вот как выглядит мой учебный дневник.

Как удалить доску

Теперь я покажу, как удалять. Для этого выбираем бесполезную для нас доску и кликаем дважды правой кнопкой мышки.

У меня это будет “Домашние дела”. Нет, я не забила на хозяйство. Просто мне хватает одной доски для планирования. Несколько досок выматывают меня и делают рассеянной.

В правой стороне есть меню. Выбираем пункт “Еще”.

Нажимаем на “Закрыть доску…”.

Появится предупреждение о том, что произойдет с доской. Мы упорно жмем “Закрыть”.

У вас есть два выхода: нажать “Открыть” и вернуть ее или убрать ее навсегда, нажав “Безвозвратное удаление доски…”.

Как удалить доску/карточку в trello?

Удаление карточки происходит в 2 шага: сначала её нужно архивировать – опция «Архивация». После этого карточка может быть удалена – опция «-Удалить».

Если вы по ошибке архивировали карточку или вам нужно её восстановить, используйте кнопку «Вернуть».

Для удаления всей доски вам нужно её открыть, в правом углу экрана выбрать «Меню», дальше «Архив».

Архивную доску можно «Удалить» или восстановить с помощью опции «Вернуть».

Карточки

Продолжаем препарировать нашу доску и заходим в карточки. Берем первую попавшуюся – карточка статьи “Как сделать лендинг”. Видим, что к карточке прикреплен участник – ваша покорная слуга. Это значит, что именно мне предстоит писать эту статью.

К одной и той же карточке можно добавлять несколько участников – столько, сколько требует задача, ограничений нет.

В описании указываем, о чем статья (возможны варианты: план, особенности написания и так далее). В комментариях можно общаться с другими участниками карточки или пригласить руководителя и задать ему вопрос.

карточка трелло
Карточка статьи в “Трелло”

С карточкой можно проводить определенные действия. Например, добавить цвета метки – для удобства восприятия.

метки в Trello
Цвета меток

Очень удобная функция – добавление срока выполнения задачи. Особенно в условиях жестких дедлайнов. Так всем участникам карточки становится понятно, когда задача должна быть выполнена.

Когда срок истекает – сервис присылает оповещение. Когда уже истек – метка становится предупреждающе красной.

дедлайн в трелло
Так добавляется срок выполнения задачи

Можно также добавить чек-лист по конкретно взятой статье, обложку и прикрепить вложение – например, вордовский документ, фото или архив с компьютера, облачного диска или из “Трелло”. Ссылки на документы “Гугл докс” отправляются как обычно – в виде ссылки.

Сразу минус: в обычной бесплатной версии документы весом больше 10 мегабайт не прикрепляются. Лайфхак: можно загрузить их на диск и прикрепить ссылку.

Также с карточкой можно выполнять определенные действия: переместить ее в другой список (когда статья написана – из списка “В работе” она отправляется на проверку), копировать, создать шаблон, поделиться или архивировать – удалить.

Если у другого участника возникнет вопрос по теме карточки, он может написать автору. Делается это так: в комментариях нажимаем на собачку, выбираем адресата сообщения и пишем свой вопрос. Можно также прикреплять вложения, эмодзи и другие карточки “Трелло”.

Кнопки внутри карточки

Я сторонник того, чтобы сложные автоматизации добавлять в Правила. Но если нужно автоматизировать немного действий, или если эти действия нельзя привязать к триггеру, кнопки будут просто незаменимы.

Например:

  • Передача задачи в другой отдел. Создаем сценарий для кнопки, чтобы она перемещала карточку на доску с задачами этого отдела на следующую неделю и ставила срок выполнения.
  • Принятие карточки в работу. Создаем сценарий, при котором кнопка добавляет вас к карточке, переносит ее в лист «В работе» и выставляет дедлайн.

В целом, доверьтесь Butler. Сервис с самого начала работы в Trello отслеживает ваши действия и фиксирует количество повторов каждого из них.

На основе этих данных Butler сам предложит, какие повторяющиеся действия можно автоматизировать именно вам.

Кнопки для карточки

Здесь принцип такой же, только в качестве триггера выступает не заранее прописанное действие, а клик по кнопке.

Выглядит это следующим образом:

Теперь рассмотрим подробнее, как это настроить.

К примеру, можно упростить назначение дедлайна к задаче. При клике мы добавляем себя к карточке и ставим срок – 2 дня от текущего момента:

Кнопка появляется не в карточке, а на всей доске:

Кнопка для доски немного ускоряет процесс архивации карточек.

При завершении недели или сдаче проекта просто нажимаем на кнопку, и все карточки из листа готово отправляются в архив:

Контент-план

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Трелло поможет организовать работу с публикациями на неделю, месяц, квартал или год. Обратите внимание, что используются колонки смешанного типа — и по виду задач («Написание», «Редактура», «Иллюстрации»), и по их статусу («Готово к публикации», «Опубликовано»). С помощью цветовых меток можно обозначать вид контента (подкаст, статья, инфографика и так далее).

Это яркий пример главного правила Трелло: нет никаких правил. Если придуманный вами рабочий процесс соответствует вашим целям, значит он правильный.

Личный планировщик

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Доска для планирования личных или рабочих дел пригодится и фрилансеру, который работает с несколькими заказчиками, и родителю, который составляет расписание для своей семьи.

В доску можно внести колонки «Приоритетные задачи», «В работе», «Готово», «Выставить счёт», «Выслать документы», а цветовыми метками обозначить отдельных заказчиков.

Если это семейный планировщик, то особенно важно, что все члены семьи смогут добавлять и редактировать задачи на такой доске.

Минусы trello

К недостаткам можно отнести:

  1. Неудобство системы при работе над сложными проектами, особенно, когда требуется детализирование данных. В огромном объёме досок, списков, карточек непросто ориентироваться.
  2. Чтобы извлечь максимум пользы из сервиса следует выделить время для подключения и настройки дополнительных площадок.
  3. Отсутствие диаграммы Ганта, которая визуализирует план работ по каждому проекту.

Мониторинг проблем в бизнес-процессах

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

В Трелло можно завести доску для регистрации и описания проблем в проекте. Она поможет подготовиться к совещанию и сэкономить время на выяснении причин и возможных решений. Чтобы такой сценарий работал, ответственным сотрудникам нужно регулярно вносить в доску возникающие проблемы и своевременно дополнять их комментариями.

Планирование в трелло

Трелло — это максимально простой и интуитивно понятный онлайн-сервис для управления рабочими процессами и проектами. В качестве модели создатели Трелло использовали гибкую и прозрачную методологию «канбан» (Kanban), которую впервые применили в производственных процессах на заводе Toyota ещё в 60-х годах.

Ключевой принцип работы «по канбану» — представить все задачи и их статусы максимально наглядно для всех участников рабочего процесса. В классическом виде это выглядит так: мастер цеха для каждой операции пишет карточку и вывешивает её на специальную доску.

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Трелло — это виртуальная доска для карточек и их перемещения. Сервис не ограничивает вас конкретным подходом к управлению задачами: вы можете применять любую гибкую методологию (например, Agile и Scrum) или придумать свою систему.

Планирование мероприятия

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Чтобы организовать публичное мероприятие, придётся координировать разных людей: менеджеров, маркетологов, PR-специалистов, экспертов и спикеров, бухгалтерию, внешних подрядчиков. Создание единой доски в Трелло поможет разбить процесс на этапы и связать между собой ответственных за направление.

Эту доску можно использовать для организации корпоративных вечеринок, крупных совещаний и заседаний, выездов на природу и так далее.

Планировщик

За день мне столько надо переделать как молодой маме, копирайтеру. Мелкие дела вылетают из головы, а недоделанные стопорят продуктивность.

Чтобы разгрузить мозг, я брала бумажку и записывала список дел. Но она оставалась на своем месте и благополучно забывалась.

Я создала доску сегодня и в ней 3 списка: “Срочно”, “Подождет” и “Сделано”. Вечером сажусь и набрасываю план. Выполненное дело перетаскиваю в крайний список. И так до конца.

Платная версия trello

Считается, что “Трелло” – программа бесплатная. Так и есть, если пользоваться ее стандартной версией (мы в команде пользуемся – ничего, хватает). Однако с 1 мая 2021 года сервис ввел ограничения: одна команда может создавать не более 10 досок.

Хотите больше – пожалуйста, покупайте улучшенную версию сервиса – Trello Gold.

Цена услуги для одного участника – 5$ в месяц. В комплект входят все стандартные возможности Trello плюс дополнительные функции. Это возможность добавить три улучшения на каждую доску, премиум-стикеры, дополнительные фоны для досок, снятие ограничения на размер загружаемых файлов (не 10 мБ, а все 250), сохранение часто используемых в работе запросов, подключение к платным интеграциям и другие.

Есть и хорошая новость: если вы приведете сервису новых пользователей, платная версия предоставляется вам в подарок.

партнерская программа от трелло
Условия партнерки “Трелло”

Плюсы trello

  • сервис бесплатный. За исключением некоторых функций – о них расскажу в конце статьи;
  • удобный интерфейс – разберется даже ребенок. “Трелло” считается одним из самых простых инструментов для командной работы;
  • гибкость, настройка под себя и свою команду. Вариантов создания досок и карточек – множество, выбирай любой и пользуйся;
  • есть приложение для смартфона – можно работать в дороге и в любом месте.
Дополнительный анализ:  Аналитик назвал альткоин с «взрывным» потенциалом роста :: РБК.Крипто

Подбор персонала

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Доска в Трелло может облегчить коммуникацию между HR и руководителями других отделов. Руководитель, которому нужен новый сотрудник, заносит в первую колонку карточку с описанием вакансии и требованиями к кандидату. Специалист по найму переносит карточку в нужную колонку в зависимости от приоритета или статуса, например «Поиск приостановлен», «К публикации», «Поиск идёт» и так далее.

Для более поздних этапов отбора пригодится эта доска. С её помощью отслеживается процесс собеседований, обратная связь от руководителей, формирование предложений кандидатам. Эту доску можно внедрить в предыдущую, а можно использовать отдельно.

Правила

Правила (Rules) – полностью автоматические цепочки действий, которые срабатывают после определенного события.

Например, при переносе карточки в столбец «В работе» (триггер) для нее автоматически будет проставляться дедлайн в 3 дня.

Таких триггеров в Butler много:

Разберем общий принцип работы с триггерами. Вам нужно:

  1. Определить, какое событие запускает цепочку действий.
  2. Задать последовательность действий, которые запустит Butler.

В первую очередь выберите триггер, срабатывание которого будет отслеживать Butler.

После создания триггера нужно указать, какие действия должен выполнить Butler.

Примеры использования trello для разных сфер

Пугает отсутствие ограничений. Можно писать списки в неограниченном количестве, как угодно называть и расставлять их. Как мне выжать из доски планирование по максимуму? Ниже я расскажу о самых популярных методах использования, поделюсь идеями. Если примеры вам не помогли, напишите о своем случае в комментариях, и я подкину пару идей.

Чтобы Trello действительно изменил вашу жизнь, нужно победить прокрастинацию. Иначе любой планировщик так и останется красивой табличкой с мечтами.

Профиль

В профиле указываются контактные данные участника, фото, список всех действий и карточек, которые в работе. В настройках можно подогнать профиль под себя. Функция Trello Gold – это платная версия, которая дает больше функционала (об этом чуть позже).

Советуем прокачать свой профиль: загрузить аватарку, поставить имя и фамилию, а не набор цифр.

профиль пользователя в trello
Мой профиль в “Трелло” (не полностью прокачанный пока)

Списки

Вот так выглядит наша доска изнутри. Вы видите несколько столбцов – это те самые задачи, которые мы выполняем в процессе работы над блогом.

Каждая команда сама решает, какие списки задач и в каком порядке будут располагаться. В доске нашего блога они упорядочены по порядку работы.

Каждая статья в блоге проходит определенный цикл: сначала ее утверждают, потом авторы берут в работу, затем пишут и отправляют на проверку. Когда Сергей проверит статью, она отправляется в список “готовые статьи”.

так выглядит доска трелло в работе
Вся работа над блогом в одной доске

Смотрите – в первой колонке нет карточек. Это значит, что на данный момент ни одна тема не ожидает согласования – все уже утверждено.

В следующем столбце – карточки со свободными темами. Обратите внимание, в каждой карточке есть иконка участника – человека, который работает со статьей.

Списки (или колонки) трелло

Доска не имеет смысла, если в ней нет списков-колонок. Именно по ним будут путешествовать задачи в ходе выполнения.

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Обычно в качестве колонок выступают:

  • Статусы задач. Например, «Сделать», «В работе», «В доработке», «Сделано».
  • Время. Например, «Вчера», «Сегодня», «Завтра», «Когда-нибудь потом» или «Январь», «Февраль», «III квартал 2020».
  • Приоритет. Например, «Срочно», «Выполнить в течение 2 дней», «Выполнить в течение недели».
  • Виды задач. Например, «SEO», «Дизайн», «Контент», «Разработка».
  • Этапы. Например, «Первый звонок», «Второй звонок», «Встреча», «Сделка», «Лиды».

Какие именно списки будут на доске — решать вам. Это зависит от ваших задач и процессов. Возможно, для вашего проекта не нужно перемещать карточки из колонки в колонку, а потребуется лишь помечать задачи как выполненные, архивировать их и наполнять колонки новыми карточками.

Список дел

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Доска Трелло может выполнять роль ежедневника для записи рутинных задач. Задачи можно разбивать в колонки по их виду (на рабочие, семейные, личные) или просто распределять их по дням недели. Выставленные сроки выполнения помогут вспомнить о них заранее. Цветовыми метками можно помечать важность дела.

Стратегическое планирование

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

В Трелло можно загружать стратегические планы своего отдела или компании. Если добавить всех заинтересованных лиц (руководителей, инвесторов, клиентов и тех, кто принимает решения), вы уменьшите количество совещаний и встреч. Процессы будут на виду, и вам будет проще объяснять свои решения.

Тарифы trello

Всего руководством сервиса предложено 3 пакета. Тарификация исчисляется в долларах:

Бесплатно – не имеет ограничений по времени. Вы можете создавать любое количество досок, списков, карточек, задействовать участников к проекту и выбрать одно улучшение для доски.

Business Class – 9,99 дол/месяц за 1 пользователя при оплате на год вперёд. Помимо основных инструментов появляется доступ к премиум расширениям, интеграции со сторонними сервисами и прочие фишки.

Трекер задач для технической поддержки

Как мы делаем Trello / Блог компании Alconost / Хабр

Для заявок, поступающих в IT-отдел, тоже можно завести отдельную доску. Там будет удобно фиксировать проблемы пользователей и пути их решения.

В первую колонку попадают все заявки, которые затем получают метки, например, «Восстановление пароля», «Проблемы с сетью» и так далее. По мере выполнения заявки карточка перемещается между колонками.

Улучшения

Значительно упрощают процесс работы, и делают сервис функциональным. Я бы выделил несколько из них:

  • Calendar – помогает просматривать карточки со всех досок с заданными сроками в одном окне. В календаре можно создавать новые карточки, не открывая доски.
  • Google Drive – вы можете создавать документы и писать статьи на Диске непосредственно в Trello, к примеру, сделать презентацию из карточек вашей доски.
  • Salesforce – позволяет создавать наглядные карточки, содержащие информацию о клиентах и сделках компании.
  • Slack – даёт возможность направлять карточки в каналы корпоративного мессенджера для обсуждения, получения свежей информации всеми сотрудниками.

Чем можно заменить: альтернативы

Не устроил Trello? Хотите попробовать другие приложения для планирования? У Trello развелось много аналогов. Один даже отечественный.

Kanbanchi. Саратовский ответ Trello, который немного проигрывает. Нет приложения, пользоваться можно только с компьютера. Все на английском. Нет чата с пользователями. Зато взаимодействует с Google Apps for Work в 10 раз лучше. Такая фишка пригодится фирмам с приличным документооборотом.

Планиро. Система планирования с канбан-досками. Задачи можно делить по срочности, давности. Функция подготовки отчетов по проектам поможет отследить эффективность работы, скорость и ошибки. Сервис позволяет оценить, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями. Сервис платный – 240 руб./месяц. Можно пользоваться 2 недели бесплатно.

ПланФикс. Та же японская система управления только гибче – объединяются календарь и список в одном окне. На email приходят напоминания о задачах. Скрыть изменения от других участников невозможно. Сотрудник просто не спрячет ошибки или не растянет дедлайн.

MeisterTask. Взаимодействует с меньшим количеством сервисов в отличие от Trello. Но зато здесь есть уже готовые разделы для распределения задач: “На очереди”, “В работе”, “Завершено”. Есть мобильное приложение и русский язык. Если хотите пользоваться бесплатно, то подключить больше 2 дополнений не сможете и статистику посмотреть тоже.

@ Kaiten. Можете ограничить количество задач в работе для участников, посмотреть эффективность выполнения на диаграмме. Сервис платный, бесплатное пользование – 2 недели.

Шаг 2. создание доски

Заходим на главную, нажимаем “Вход в Trello“, нажимаем “Создать доску”. Даем ей название – “Комплексное продвижение салона красоты”. Фон не самый радостный – можно поменять его в меню.

как создать новую доску в трелло
Вот что получилось

Вверху – иконка создателя доски, то есть моя. Нажимаем на “Пригласить” и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, пусть это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы (как и карточки) можно менять местами, просто перетаскивая их с одного места на другое.

наполняем доску трелло карточками
Каждый столбец – отдельный фронт работ

Экономия времени

Разработчик предлагает управлять карточками нажатием одной клавиши, например:

  • Архивирование – наведите курсор на карточку и жмите клавишу c латинского алфавита. Осторожно, карточка удалится сразу без уточнения действия. Для восстановления вам нужно зайти в «Меню» – «Архив».
  • Срок – установите курсор на нужную карточку и кликайте d. Напротив неё откроется окно для изменения даты и времени.
  • Добавить/удалить участника – с помощью клавиши m вы сможете добавить/удалить участника к карточке, не открывая её.
  • Открытие/закрытие «Меню» – клавиша w открывает и закрывает эту вкладку в правой части экрана.

Полный список опций указан в разделе «Горячие клавиши».

Выводы

Трелло легко внедряется в любой рабочий процесс, не требует долгой настройки под свои нужды и обучения сотрудников. Именно поэтому сервис стал так популярен среди молодых команд, стартапов, редакций, родительских комитетов. Однако и в корпорациях для Трелло находится своё место — для управления отдельными проектами или работы внутри подразделений.

Трелло прекрасно исполняет роль личного планировщика. Миллионы людей пользуются этим инструментом для контроля над личными и семейными задачами, например ремонтом, организацией торжества или путешествия.

Впускать ли Трелло в свою жизнь — решать только вам, однако поэкспериментировать с этим сервисом точно стоит.

Заключение

Trello – творческий блокнот. С ним можно делать все что угодно: хранить полезную информацию, визуализировать мечты, планировать работу и семейный бюджет. Функций бесплатной версии хватит.

А что вы хотите планировать в Trello? Работу, учебу, ремонт или сохранять заметки? Давайте обменяемся идеями в комментариях.

Подписывайтесь. Наш блог прокачает вашу жизнь в сфере заработка, путешествий и учебы.

До скорой встречи!

Вывод

С помощью Trello можно выдавать задачи и отслеживать их выполнение, хранить необходимую информацию, держать сотрудников компании в курсе текущих событий, организовывать встречи и вести обсуждения, а также многое другое. На самом деле, это гибко настраиваемый сервис, который используется в любой нише бизнеса и в личных целях.

Важно хорошо в нём разобраться, выделить те фишки и улучшения, которые станут вам полезными. Плюс – наличие бесплатной версии с основным набором инструментов и возможность работы с любого устройства (компьютер, планшет, телефон), при этом всё автоматически синхронизируется на каждом гаджете.

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector