Автоматизация анализа бухгалтерской отчетности

Сущность и особенности автоматизации бухучета

Автоматизация бухгалтерского учета предполагает использование средств вычислительной техники. Она представляет собой важнейшую составную часть системы информационного обеспечения работы любого предприятия.

Функции автоматизированной системы (АС) заключаются в действиях, сконцентрированных на достижении поставленных целей. В автоматизированную систему включен персонал, реализующий информационные технологии исполнения определенных функций, и комплекс средств автоматизации.

В соответствии с видом деятельности принято выделять несколько видов АС:

АСУ (автоматизированные системы управления),
АС проектирования,
АС научных исследований,
АС бухгалтерского учета и др.

Использование АС бухгалтерского учета дает возможность экономии времени бухгалтеров за счет автоматизации повторяющихся действий. С ее помощью находятся арифметические ошибки в учете и отчетности, проводится анализ текущего финансового положения предприятия, включая оценку его перспектив. Помимо всего этого, АС бухучета способствуют сохранению в электронном виде первичных и отчетных документов, в том числе бланков форм с уже сформированными реквизитами.

Информационные системы представляют собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, которые объединяются в единую систему сбора, хранения, обработки и выдачи необходимых сведений, предназначенных для выполнения определенных функций. Информационная система способствует обеспечению единого подхода к управлению ресурсами фирм, включая их источники. Ею охватываются все этапы процесса управления, которые состоят из планирования, оперативного управления, учета и анализа. В ней хозяйственные операции можно рассматривать, как единый процесс движения и преобразования организационных ресурсов.

БИС или бухгалтерские информационные системы способствуют решению целого ряда задач, включая следующие: ускоряют обработку данных первичной документации; автоматизируют расчеты по оплате труда, налогам, страховым взносам, амортизационным отчислениям; автоматизируют формирование Главной книги, бухгалтерского баланса и прочих форм отчетности. С помощью данных систем возможно одновременно вести бухгалтерский и налоговый учет, то есть осуществлять расчет базы по налогу на прибыль, используя данные бухгалтерских документов.

Дополнительный анализ: Досудебное урегулирование налоговых споров

БИС можно представить в виде программных комплексов, которые необходимы для автоматизации решений как отдельных задач учета, так и комплексных задач. Они используются с целью планирования, контроля и анализа, включая принятие эффективных и грамотных управленческих решений.

Задачи БИС включают в свой состав следующие:

автоматизация обработки первичных документов;
автоматизация всех задач бухучета, включая планирование и анализ финансовой и хозяйственной деятельности фирмы;
создать, обработать и получить достоверную оперативную информацию;
интегрировать оперативный, бухгалтерский и налоговый учет.

Основой бухгалтерских информационных систем, которые настроены на системный учет с использованием общего режима налогообложения, являются функциональные компоненты, которые в системе выполняют расчет, заполнение и обработку первичной документации. С их помощью накапливаются итоговые результаты и формируются отчетные формы.

В соответствии с разделами бухгалтерского учета в системе БИС происходит решение нескольких учетных задач: учет зарплаты; товарно-материальных ценностей и запасов; основных фондов и НМА (нематериальных активов); готовых изделий; производственных затрат; финансово-расчетных операций. Они призваны решить задачи оперативного учета посредством использования первичных документов и формирования финансовых отчетов.

Основной документ, который регламентирует стадии формирования и функционирования автоматизированных бухгалтерских ИС, представлен ФЗ от 27.07.06 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Он определяет несколько основополагающих понятий:

информацию, включающую сведения (сообщения, данные), вне зависимости от формы их представления;
информационную технологию в качестве процесса метода поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации, а также методов осуществления этих процессов;
информационную систему, которая представляет совокупность включенных в базу данных сведений с обеспечением их обработки посредством технических средств и информационных технологий;
информационно-телекоммуникационную сеть, которая определена в качестве технологической системы, необходимой для передачи по линиям связи сведений, доступ к которым проводится при использовании средств вычислительной техники.

Классификация бухгалтерских информационных систем

В соответствии со сферой применения бухгалтерские информационные системы классифицируют разрезе отраслей (торговля, туризм, общественное питание и ресторанный и гостиничный бизнес, страховая и аудиторская деятельность, жилищно-коммунальное хозяйство, работа банков, образование, медицина и др.).

В соответствии со степенью автоматизации происходит разделение на автоматизированные, автоматические и ручные системы. Ручные системы предполагают режим выполнения функции с помощью оператора. Автоматические системы реализуют функции без участия человека. Автоматизированные системы процесс решения поставленных задач осуществляют в совместном участии человека и автоматизированных средств.

Применяемые классификации учетной информации, включая план и группировку счетов, статьи балансовых отчетов, группировки, относящиеся к финансовым результатам, и прочее, главным образом, формируются в виде графических и табличных форм, представляя собой структурообразующие элементы. Основываясь на них, происходит построение моделей бухгалтерского учета, составляющих в совокупности с моделями интерпретации в целом систему бухучета.

Модели бухгалтерского учета включают в себя: модель первичной учетной информации; системы счетов; отчетности; соответствие модели первичной учетной информации, модель системы счетов и модель отчетности.

Модель интерпретации включает в свой состав номенклатуру реквизитов первичной учетной информации, планы и классификационные схемы счетов, номенклатуру отчетных показателей. Все изменения моделей интерпретации, к примеру, изменения в планах счетов, увеличение или уменьшение числа реквизитов не требуют пересматривать всю систему учета.

В соответствии с режимом обработки выделяют информационные системы, которые работают в пакетном и в интерактивном режимах. Пакетную технологию применяют, главным образом, в экономических информационных системах, построенных по централизованному типу. В них технологические процессы обработки информации представлены последовательными стадиями ввода, контроля, сортировки, слияния, группировки, копирования, архивирования, обработки и выдачи сведений. Среди недостатков этой технологии следует выделить нерациональность в использовании ресурсов и отсутствие взаимодействия с пользователями.

Интерактивный режим обработки способен обеспечивать общение пользователей с ЭВМ. С помощью диалогового режима выполнения функции автоматизированной системы операторы управляют решением задач, меняя их порядок и условия через оценку информации, которая представляется посредством технических средств. Достоинство технологии работы интерактивного режима состоит в возможности параллельно решать несколько задач.

В соответствии с видами используемых программных продуктов информационные системы подразделяются на мини-бухгалтерию, комплексную информационную систему бухучета, интегрированную систему, инструментальную систему, корпоративные системы, комплекс функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Мини-бухгалтерия чаще всего используется предприятиями малого бизнеса. Ее предназначение, главным образом, направлено на работу бухгалтерии, обладающей небольшим объемом учетной работы. С помощью мини-бухгалтерии появляется возможность ведения синтетического и несложного аналитического учета, создать единый журнал хозяйственных операций, Главные книги, Балансы и соответствующие формы отчетности.

Группа «Мини-бухгалтерия» включает в свой состав программы ведения бухгалтерского учета и формирования отчетных документов. Эти программы необходимы для организаций малого бизнеса, обладающих небольшой бухгалтерией, без ярко выраженной специализации работников по определенным учетным участкам. Они ведут относительно простой учет. К таким программам можно отнести достаточно универсальные и логически законченные программы с общим названием «Проводка – Главная книга – Баланс». С их помощью выполняется синтетический и аналитический учет. Самыми распространенными и популярными типовыми программными продуктами этого класса являются несколько базовых вариантов пакетов: «1C: Бухгалтерия», «Финансы без проблем», «Инфин», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер» и др.

Программы, относящиеся к классу мини-бухгалтерия, наиболее популярны на современном рынке бухгалтерских программ, поскольку способны удовлетворять потребности большей части коммерческих компаний, относительно дешевые и просто адаптируются к пользовательским условиям.

Данные пакеты в основном предназначены для пользователей-непрофессионалов и просто осваиваются бухгалтерами. Основа всех пакетов представлена точным отражением финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок, оформленных в едином журнале хозяйственного учета, не выделяя отдельные участки учета. Бухгалтера в этом случае полностью освобождаются от ручной работы в области ведения учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составления отчетов. При этом на основе проводок, которые заносятся в единый журнал хозяйственных операций, бухгалтерия обеспечивает формирование шахматной и оборотно-сальдовой ведомости, всех форм отчетов, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета. Вся совокупность выходных форм может быть выведена как на экран, так и быть сохранена на жесткий диск или напечатана.

Вне зависимости от широкого разнообразия программ для малого бизнеса, следует отметить их некоторые общие признаки. Главным образом, эти программы необходимы для того, чтобы вести синтетический учет, но, одновременно с этим, в них предусмотрены возможности выполнять несложные операции аналитического учета при условии небольшого объема информации. В программах предложены разные подходы к организации и ведению аналитического учета. Большую популярность получает и кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. Программы обладают похожим построением меню, оперируют одинаковым набором клавиш, содержат план счетов, типовые проводки, предлагают помощь в форме подсказок, календаря, калькулятора; используют типовые формы бухгалтерской документации, предлагают возможность работать с различными валютами, формировать справочники, создавать архивные копии, получать расчеты за любой период, настраивать машину на соответствующий промежуток времени и др.

Программы способны обеспечить печать определенных форм первичного учета: платежного поручения, накладной, приходного и расходного кассового ордера. Работник бухгалтерии при этом самостоятельно имеет возможность провести корректировку и настройку плана счетов; изменить, исключить или ввести новые типовые операции, сформировать новые схемы корреспонденции счетов. Рассмотренные характеристики в полной мере можно отнести почти ко всем бухгалтерским программам.

«Мини-бухгалтерия» обеспечивает ведение бухгалтерского учета на одном персональном компьютере посредством формирования локального автоматизированного рабочего места. Не исключается и возможность организовать на малом предприятии и малую локальную вычислительную сеть, которая состоит из нескольких (чаще 3-4) персональных компьютеров, которые устанавливаются у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Интегрированная автоматизированная система представлена совокупностью двух или более связанных между собой систем, в которых работа одной из них зависит от итога работы другой. По этой причине данная совокупность рассматривается в качестве единой АС. Посредством интегрированной системы бухучета обеспечивается ведение всех базовых учетных разделов. Показатели по разделам подвергаются обработке, объединяются, а на их основе происходит создание необходимых отчетных форм.

Предназначение интегрированных систем заключается в использовании средними и малыми предприятиями. Как правило, система характеризуется локальной работой на одном компьютере или на нескольких компьютерах в сетевом варианте. Система используется чаще в бухгалтерии с количеством сотрудников от 2 до 5 человек. В случае локального использования системы на ПУ формируется в целом вся система, а сетевой вариант предполагает формирование нескольких АРМ в соответствии с участками учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем часто рассчитываются на интеграцию с разными управленческими функциями. Так, программа «1C: Предприятие» (версия 7.5, 7.7, 8) помимо бухгалтерского и финансового учета применяется для производственного учета, исполнения операций в области снабжения и сбыта, планирования и анализа, включая автоматизацию документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы можно отнести к программам, которые объединяют и поддерживают ведение всех базовых функций и разделов учета. Их реализация осуществляется обычно на базе одной программы, которая включает несколько отдельных модулей, каждый из которых необходим для обработки соответствующих участков учета, на которых происходит ведение аналитического учета. Основа пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», представлена Головным модулем «Проводка – Главная книга – Баланс», а также включает модули для ведения отдельных учетных участков. Состав модулей, с помощью которых обеспечивается автоматизированная обработка бухгалтерских задач, не всегда одинаков в разных программах. Главным образом, он представлен модулями, посредством которых ведется аналитический учет по финансовым и расчетным операциям, учитываются материалы, основные фонды, нематериальные активы и продукция.

Последовательная обработка учетных задач интегрированных систем состоит в том, что в первую очередь происходит обработка отдельных бухгалтерских задач по учетным участкам. В результате формируются аналитические сводки.

По окончанию обработки участка учета, происходит поступление бухгалтерских проводок в основной (головной) модуль с их записью в единый журнал хозяйственных операций. На основе журнала формируется оборотно-сальдовая ведомость, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, происходит интеграция обработки всей совокупности бухгалтерских задач.

Лучшие пакеты данного класса представлены программами корпорации «ПАРУС», компании «1C» («1C: Предприятие»), а также программами «ИНФИН»,«Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевой программой «Интегратор» фирмы «ИНФОСОФТ», «Турбо Бухгалтер», «БЭСТ».

Комплексная информационная система бухучета представляет собой различные подсистемы, которые соответствуют установленным разделам бухгалтерского учета для обозначенного потребительского круга. Они используются чаще всего средними и крупными организациями.

Такой бухгалтерский комплекс формируется для компаний, в которых организацию бухгалтерского учета осуществляют через комплекс связанных между собой рабочих мест. Характерные черты пакетов состоят в существовании комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по каждому участку бухучета; интерфейса обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главбуха) и АРМ отдельных учетных участков для формирования баланса и отчетности; развернутого аналитического учета по всем участкам учета, включают расширенный аналитический учет.

Расширение состава пакетов происходит с помощью модулей, которые обеспечивают учет финансовых результатов, капитальных вложений, финансовый анализ. Оно может быть разным в зависимости от комплексов, которые разрабатываются разными компаниями, а его содержание может быть пополнено через включение дополнительных модулей. Использование комплексов определяет возможность создания в средних и крупных компаниях интегрированной бухгалтерии, в рамках которой ведется в комплексе автоматизация бухгалтерского учета. Здесь важно соблюдение основного принципа, в соответствии с которым пакеты должны обладать информационной взаимосвязью, что возможно при покупке всего комплекса программ у одного изготовителя, который хорошо зарекомендовал себя на рынке программного обеспечения. К таким пакетам можно отнести: «Интеллект-Сервис» (программы «БЭСТ»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «ИНФИН» («Бухгалтерия-Супер»), «Турбо Бухгалтер».

Для инструментальной системы характерны все признаки интегрированных систем, но. одновременно с этим, они являются программными продуктами, которые могут самостоятельно и гибко быть настроены в соответствии со спецификой выполняемых расчетов по определенной фирме.

Корпоративные системы используются с целью автоматизировать функции управления. Чаще всего данная система называется «Корпоративная система управления финансами и бизнесом». Она включает сложнейшие компоненты, состоящие из функционально полной подсистемы бухучета, управленческой подсистемы, планирования, элементов анализа и принятия решений, делопроизводства и др. В данных системах бухгалтерскую составляющую нельзя считать основной, поскольку они, главным образом, предназначены для процесса управления. В данных системах значительную роль играет информационная взаимосвязь между всеми составными подсистемы. Можно отметить, что данных класс является новым для нашей страны и переживает этап становления.

Что касается ориентации корпоративных систем, то они предназначены, в первую очередь, для управленцев-менеджеров, предусматривая организацию сложной локальной вычислительной сети предприятия, состоящей из большого числа уровней, и установку автоматизированных рабочих мест в рамках подразделений, обладающих сложным сетевым обменом информации. Для таких систем характерна высокая сложность, большая стоимость и требование индивидуальной настройки для каждого потребителя. Корпоративные системы, как правило, реализуют консалтинговые компании, которые выполняют работу «под ключ». Системы подлежат индивидуальной доработке и внедрению на основе типового ядра для каждого пользователя. Сложность построения корпоративных систем состоит в существовании разных программных модулей.

Типичный пример представлен корпоративной системой «Галактика», в которой выделяются функциональные контуры в области административного управления, оперативное управление, производственное управление и бухгалтерский учет. Для их автоматизированной обработки предусмотрено примерно сорок программных модулей (АРМ). Система также комплектуется из разных модулей.

Использование корпоративных систем чаще происходит в крупных организациях, универмагах и торговых центрах, при этом их усеченная версия может применяться средними компаниями.

Такие системы разрабатывают российские компании для крупнейших предприятий нашей страны. Примерами могут быть следующие компании: «Галактика», «ИНФОСОФТ», «Никос-софт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Формированием корпоративных систем для средних компаний занимается компания «ПАРУС», фирма «1C» и др. Среди преимуществ работы этих разработчиков можно выделить комплексный подход в создании АСУ с обеспечением обследования информационной системы, выбором и поставкой технических средств, установкой программ «под ключ», сопровождением системы, обучением сотрудников. Что касается иностранных разработок, то более известными являются такие корпоративные системы, как «R/3», «Platinum», «R-Style», «Concorde XAL» и др.

Комплекс функциональных бухгалтерских АРМ связан между собой, полностью и с высокой точностью отражая специфику соответствующих разделов учета на рабочих местах бухгалтеров. Они используются бухгалтериями средних и крупных компаний с разделением функций между бухгалтерами и наличием различной бухгалтерской и компьютерной квалификации у сотрудников.

Посредством локальных подсистем (модулей) обеспечивается ведение развернутого аналитического учета с помощью ввода первичных документов и создания проводок. Их работа проводится в качестве самостоятельных подсистем с реализацией некоторой части функций автоматизированной системе, одновременно с этим со сведением всей информации в единое целое для создания требуемых завершающих значений центрального модуля системы.

Бухгалтерская информационная система необходима, в первую очередь, для обработки первичных данных и решения задач учета по требуемым расчетам, проверки и печати первичной документации, подготовки и формирования определенных отчетов, перенесения сведений из одних форм в другие, накопления итогов и др. Вся система работ при этом способна сохранять точную технологию и методологию ведения учета, обеспечивая в целом выполнение задач по нескольким разделам:

учет основных фондов и нематериальных активов;
учет труда и зарплаты;
учет запасов производства;
учет финансовых и расчетных операций;
учет готовых изделий и незавершенного производства;
учет производственных затрат;
сводный учет и формирование отчетности.

В целом в системе работу каждого модуля можно охарактеризовать тем, что кроме своих основных функций они решают еще и отдельные задачи, использующие единые исходные данные и формирующие логически взаимосвязанные документы на выходе. Формируя систему, необходимо определить требования к системе и ее цель, выделить функциональные подсистемы, их структуру и список решаемых задач, выявить и проанализировать связи между подсистемами.

В соответствии со своим функциональным наполнением программы автоматизации бухгалтерского учета призваны решать задачи в области обработки учетной информации по счетам, вести анализ хозяйственной деятельности, проводить налоговый учет и др. Решать задачи бухгалтерского учета призваны программы, в которые закладываются общие принципы организации учета. Программа может включать и принципы работы, к примеру, «от документа» или «от проводки».

Организация автоматизированного бухгалтерского учета в соответствии с принципом «от документа» состоит в том, что происходит ввод в базу всей информации из первичных документов с созданием электронных форм стандартных первичных документов, включая все реквизиты. Вводя информацию, пользователь постоянно обращается к первичным документам, при этом все данные системы автоматически привязаны к первичным документам, а формируемые отчеты и окончательные сведения рассчитываются на их основе. В процессе ввода хозяйственной операции по этому принципу программа всегда формирует проводки при обращении к документам.

Вся совокупность первичных документов хранится в памяти ПК, поэтому исходящую от первичных документов информацию можно считать точной и достоверной.

В случае работы программы по принципу «от проводки» сначала в базе данных происходит регистрация типовой или «открытой», то есть ни с чем не связанной проводки. Когда происходит ввод хозяйственной операции, в журнал вводятся все данные, недостающие по проводке. Учет в этом случае ведется, как на уровне соответствующих проводок, так и на уровне каждой типовой операции. С помощью этого подхода обеспечивается дополнительная гибкость ведения учета, но недостаток состоит в отсутствии наглядности, как при работе по принципу «от документа». Отметим, что современные технологии способны создавать программные продукты, посредством которых возможен переход от одного принципа ведения учета к другому.

Выбирая программу, необходимо ориентироваться на профессиональные компании, которые обладают хорошей репутацией и имеют большой опыт проектировать автоматизированные системы бухгалтерского учета.

О качестве программ можно судить по срокам ее эксплуатации и числу внедрений в компании, поскольку лишь при данных условиях можно выявить и реализовать самые распространенные нюансы по отдельным методикам учета. Пакет должен быть лицензирован, иметь сертификат качества. Знакомясь с ним, необходимо уточнить, на какую компанию он больше ориентирован: малую, среднюю или крупную. Также важно определение отраслевой принадлежности пакета.

Программа должна обладать достаточным уровнем аналитического учета, иметь возможность более глубокого, детального учета на каждом производственном участке и по предприятию в целом. Это обеспечит автоматизацию создания проводок и выполнение расчетов, составление сводок, отчетов, а также создание первичных документов, что в большей степени ведет к эффективному ведению первичного учета, облегчая работу бухгалтеров. Необходимо учитывать и технологию обработки данных, включая наличие разных сервисных функций. Помимо перечисленного, система должна обеспечивать комплексную автоматизацию бухучета с осуществлением стыковки с уже действующими программами.

Покупку программного продукта нельзя вести в отрыве от других компонентов, посредством которых обеспечивается формирование автоматизированной информационной системы. Одновременно с этим необходимо решить вопрос выбора, покупки и установки технических средств обработки информации, обучения сотрудников. Решая комплекс сложных вопросов, важно привлечение сотрудников специальных организаций, которые помогут выполнить весь комплекс работ по внедрению компьютерной техники.

В процессе выбора программного обеспечения руководство должно принять к сведению несколько принципов:

Специфика конкретного предприятия. Все программы можно разделить на программы автоматизации малой бухгалтерии с численностью сотрудников от 1 до 3 человек, и крупной бухгалтерии, в которой трудятся от 4 работников. Программы для автоматизации малой бухгалтерии можно считать относительно простыми во внедрении. Тем не менее, они не включают в себя большую часть автоматических функций, которые дают возможность вести бухгалтерию при учете всех ее особенностей. Такие программы включают, к примеру, «Инфо-бухгалтер», «1C», программа «Skat» производства СКВ «Контур», «ВС: Предприятие», и др. Программы, автоматизирующие работу крупных бухгалтерий способствуют автоматическому ведению всех возможных бухгалтерских операций. Они представлены не одной отдельной программой, а набором объединенных модулей, соответствующих определенному разделу бухгалтерского учета. Пример данных программ: «БЭСТ», «ПАРУС», «RS-balance», программа СКВ «Контур», система «Галактика» и др.
Операционная система, в которой будет функционировать программа. Оптимальным вариантом является Windows, поскольку в ней работают многие программы. Тем не менее, для работы с этой ОС требуются относительно мощные ПК, обладающие соответствующей конфигурацией.
Сетевая программа или нет. В автоматизированных бухгалтериях персональные компьютеры обязательно объединяются в сеть с целью, чтобы вводимые всеми бухгалтерами проводки формировались в единый общий журнал. Если программа сетевая, то присутствует возможность в одно время работать ни на одном ПК.
Осуществляется ли внедрение, обучение, поддержка, сопровождение и обновление программ, включая консультирование по вопросам ее работы. На отечественном рынке можно выделить несколько программных продуктов в области автоматизации бухгалтерского учета. С их помощью решаются, как отдельные бухгалтерские задачи, так и полностью ведется финансовый, налоговый и управленческий учет на предприятии.