Анализ отчетов организации

Успех работы любого предприятия в большой степени обеспечен добросовестной работой сотрудников.

Работа и управление таким ценным ресурсом, как персонал, подразумевает наличие исчерпывающей информации о кадрах

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП версии 3.1 для учета кадров служит подсистема HR, содержащая следующие блоки:

  • Подбор персонала;
  • Мотивация;
  • Обучение и развитие;
  • Кадровый резерв;
  • Охрана труда.

Для консолидации результатов деятельности менеджеров по персоналу служит отчетность по персоналу. Именно о ней и пойдет речь в этой статье.

Любое предприятие можно представить в виде совокупности процессов, инициированных для достижения определенных целей. Чтобы цели достигались, а бизнес процветал, важно этими процессами грамотно управлять. Это значит, что нужно организовать и поддерживать слаженную и эффективную работу структурных единиц предприятия, вписывающуюся в рамки экономической целесообразности и способную своевременно адаптироваться к изменениям рыночного контекста.

Среди составляющих системы управления выделяют такие взаимосвязанные и взаимозависимые элементы, как управление закупками, производством, продажами, персоналом.

Планирование, анализ и контроль бизнеса в целом и отдельно взятых его сегментов, а также разработка мер по повышению его эффективности, осуществляются на основе данных по внутрифирменным процессам. Они обобщаются и отображаются в отчетах, назначение которых – составить представление о процессах предприятия и их состоянии на заданный момент времени. Выделяют отчетность двух видов – управленческую и бухгалтерскую.

Содержание
  1. Шаг 6. Аудит учетных систем
  2. ШАГ 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании
  3. Состав управленческой отчетности
  4. Как составить HR-отчет?
  5. Шаг 7. Автоматизация
  6. Модель Дюпона
  7. Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности
  8. Формы управленческой отчетности
  9. Формы и виды отчетности в рекрутинге
  10. Внедрение HRM
  11. Подготовка HR-отчета вручную
  12. Порядок организации управленческой отчетности
  13. Определение, отличие от бухгалтерской отчетности
  14. Анализ управленческих отчетов – примеры применения
  15. Функции HR-отчетности
  16. ШАГ 4. Формирование бюджетной модели
  17. Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании
  18. Сложности в формировании управленческой отчетности
  19. Адаптация новых сотрудников
  20. Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств
  21. Формирование Отчета (бюджета) доходов и расходов в WA
  22. ШАГ 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента
  23. Отчеты раздела «Мотивация»
  24. Использование показателей эффективности
  25. Повышение квалификации сотрудников
  26. Кадровый резерв
  27. Отчеты службы охраны труда
  28. Выводы
Дополнительный анализ:  Технология анализа финансовой отчетности

Шаг 6. Аудит учетных систем

На этапе разработки и утверждении состава управленческой отчетности компании также необходимо учесть, что классификатор бюджетных статей должен быть достаточно детализированным для обеспечения Вас полезной информацией о доходах и расходах компании. При этом нужно понимать, что чем больше уровней детализации будет выделено, тем больше времени и трудозатрат потребуется для составления бюджетов и отчетов, но тем более подробную аналитику можно получить.

Также необходимо учесть, что в результате разработки методологии управленческой отчетности может потребоваться и адаптация учетных систем и программ для автоматизации бюджетирования, т.к. для анализа исполнения бюджетов плановые показатели должны будут сопоставляться с имеющейся фактической информацией.

ШАГ 3. Проектирование и утверждение финансовой структуры компании

Этот этап включает в себя работы по формированию классификаторов бюджетов и бюджетных статей, разработке совокупности операционных бюджетов, статей планирования и их взаимосвязей между собой, наложению видов бюджетов на организационные звенья структуры управления компанией.

На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры. Главная задача построения финансовой структуры предприятия – получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на предприятии должен составлять. Правильно построенная финансовая структура предприятия позволяет увидеть «ключевые точки», в которых будет формироваться, учитываться и, скорее всего, перераспределяться прибыль, а также осуществляться контроль за расходами и доходами компании.

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты. Конечная цель любого ЦФО – максимизация прибыли. Для каждого ЦФО составляются все три основных бюджета: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс (управленческий баланс).Как правило, в качестве ЦФО выступают отдельные организации; дочерние фирмы холдингов; обособленные подразделения, представительства и филиалы крупных компаний; регионально или технологически обособленные виды деятельности (бизнесы) многопрофильных компаний.

Центр финансового учета (ЦФУ) – объект финансовой структуры компании, отвечающий только за некоторые финансовые показатели, например за доходы и часть затрат. Для ЦФУ составляются бюджет доходов и расходов или некоторые частные и функциональные бюджеты (бюджет трудовых затрат, бюджет продаж).В качестве ЦФУ могут выступать основные производственные цеха, участвующие в единых технологических цепочках на предприятиях с последовательным или непрерывным технологическим циклом; производственные (сборочные) цеха; сбытовые службы и подразделения. Центры финансового учета могут иметь узкую направленность:

  • центр маржинальной прибыли (профит-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых непосредственно связана с реализацией одного или нескольких бизнес-проектов фирмы, обеспечивающих получение и учет прибыли;
  • центр доходов – структурное подразделение или группа подразделений, деятельность которых направлена на получение дохода и не предусматривает учет прибыли (например, служба сбыта);
  • центр инвестиций (венчур-центр) – структурное подразделение или группа подразделений, которые непосредственно связаны с организацией новых бизнес – проектов, прибыль от которых ожидается в будущем.
  • центр затрат – объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы. Причем не за все расходы, а за так называемые регулируемые расходы, расходование и экономию которых руководство ЦЗ может контролировать. Это подразделения, обслуживающие основные бизнес-процессы. Для ЦЗ составляются лишь некоторые вспомогательные бюджеты. В качестве ЦЗ могут выступать вспомогательные службы предприятия (хозяйственный отдел, служба охраны, администрация). Центр затрат может также именоваться МВЗ (место возникновения затрат).

Анализ отчетов организации

Рис.7 Проектирование финансовой структуры компании

Состав управленческой отчетности

Состав управленческой отчетности и ее наполняемость зависят от потребностей владельцев бизнеса и руководителей организации, ее формирующей, а также от рода и характера деятельности предприятия. Кроме того, состав комплекта управленческой отчетности может варьироваться в зависимости от изменения потребностей и требований руководства.

Обычно выделяют 3 основных вида такой отчетности:

  • Отчет о финансовых результатах (прибылях-убытках);
  • Отчет о движении денежных средств (ОДДС);
  • Управленческий баланс.

Помимо основных отчетов, представленных выше, на предприятии может формироваться и дополнительная востребованная отчетность, например:

Как составить HR-отчет?

Для составления отчетности в каждом блоке программы имеется раздел «Отчеты». Он расположен в меню на первой строке.

Анализ отчетов организации

Рис.2 Раздел Отчеты

Возможность настраивать отчеты самостоятельно позволяет получать данные для принятия управленческих решений, так как эти отчеты дают точные данные в нужных разрезах.

Анализ отчетов организации

Рис.3 Варианты отчета

Здесь же будут видны и варианты отчета, настроенные пользователем. Остается выбрать нужный отчет или вариант отчета, а чтобы список начинался с самых востребованных отчетов, нажмите на кнопку «Настройка».

Теперь можно убрать описание отчетов для компактного отображения перечня отчетов (снять соответствующий флажок), а также переместить отчет в «Быстрый доступ». Для этого нужно, встав на отчет, нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать пункт «Переместить в быстрый доступ» контекстного меню.

Анализ отчетов организации

Рис.4 Отчет Быстрый доступ

Шаг 7. Автоматизация

Этот этап включает в себя работы по выбору программного продукта для автоматизации финансов, создание технического задания, внедрение и сопровождение системы.

Модель Дюпона

Известная как методология финансового анализа посредством разбора и исследования определенных коэффициентов, которые обуславливают рентабельность бизнеса, это модель – широко известный метод, впервые предложенный компанией «DuPont» на заре ХХ века. Модель является факторным анализом, то есть определением ключевых, оказывающих влияние на эффективность хозяйствования организации, факторов.

Задачей данного анализа служит определение способов предельной прибыльности инвестированного капитала для держателей акций, а последняя отражается показателями рентабельности. Так как управление рентабельностью стало основным вопросом для руководства предприятия, фирма «DuPont» предложила разделить коэффициент рентабельности на составляющие, которые отражают разные стороны хозяйственной деятельности организации.

Изначально модель сочетала в себе 2 фактора влияния на рентабельность активов.

Анализ отчетов организации

  • ROA (Return On Assets) – рентабельность активов;
  • ROS (Return On Sales) – рентабельность продаж;
  • Kоа – оборачиваемость активов.

Двухфакторная модель устанавливает зависимость между рентабельностью (ROA) и двумя факторами: рентабельностью продаж и оборачиваемостью активов. Модель оценивает влияние политики продаж предприятия и степени интенсивности использования активов в формирование рентабельности компании.

Один из вариантов формулы двухфакторной модели Дюпона, где за критерий эффективности предприятия выступает рентабельность собственного капитала, имеет такую формулу:

Анализ отчетов организации

  • ROE (Return On Equity) – рентабельность собственного капитала;
  • LR (Leverage ratio) – коэффициент капитализации (коэффициент финансового рычага).

Данная формула отражает степень влияния двух факторов на рентабельность: прибыльность деятельности предприятия и уровень предпринимательских рисков, выраженный в коэффициенте финансового рычага.

Шаг 2. Создание методологии управленческой отчетности

Данный этап необходим для делегирования полномочий в части составления операционных бюджетов и определения ответственности, конкретных центров финансовой ответственности (ЦФО) за составление тех или иных бюджетных планов (сегментов управленческой отчетности).

Анализ отчетов организации

Рис.1 Последовательность этапов построения методологии управленческой отчетности

Цели и задачи, решаемые в результате внедрения управленческой отчетности в компании:

  • Установление и достижение конкретных ключевых показателей эффективности (KPI);
  • Выявление «слабых» звеньев в организационной структуре компании;
  • Повышение системы контроля результатов деятельности;
  • Обеспечение прозрачности денежных потоков;
  • Усиление платежной дисциплины;
  • Разработка системы мотивации сотрудников;
  • Оперативное реагирование на изменение: конъюнктуры рынка, каналов сбыта и т.д.;
  • Выявление внутренних ресурсов компании;
  • Оценка рисков и т.д.

Бесплатная консультация эксперта

Анализ отчетов организации

Руководитель центра автоматизации корпоративных финансов

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Состав управленческих отчетов зависит в первую очередь от характера деятельности компании. Как показывает практика, состав управленческой отчетности (мастер-отчет) обычно включает в себя:

  • Отчет о движении денежных средств (прямым методом);
  • Отчет о движении денежных средств (косвенным методом);
  • Отчет о прибылях и убытках;
  • Прогнозный баланс (управленческий баланс);

Анализ отчетов организации

Рис.2 Пример структуры экономической отчетности

Анализ отчетов организации

Рис.3 Связь классификатора управленческих отчетов и объектов управленческого учета

Формирование консолидированной управленческой отчетности представляет собой довольно трудоемкий процесс. Консолидированная финансовая отчетность рассматривает группу взаимосвязанных организаций, как единое целое. Активы, обязательства, доходы и расходы объединяются в общую систему управленческих отчетов. Такая отчетность характеризует имущественное и финансовое положение всей группы компаний на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период. Если холдинг состоит из компаний, которые между собой никак не связаны на операционном уровне, то задача консолидации управленческой отчетности решается достаточно просто. Если же между компаниями холдинга осуществляются хозяйственные операции, то в этом случае не все так очевидно, ведь нужно будет исключить взаимные операции, чтобы на уровне холдинга в консолидированной отчетности не исказить данные о доходах и расходах, активах и обязательствах. В бюджетной политике компании необходимо закрепить правила и принципы элиминации ВГО.

Для этого целесообразнее использовать специализированные информационные системы, например, «WA: Финансист». Система позволяет производить элиминирование внутрифирменных оборотов на уровне проведения первичных документов и быстро получать корректную информацию, что упрощает и ускоряет процесс формирования управленческой отчетности, минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором. При этом сверка внутригрупповых оборотов, их элиминация, выполнение корректирующих проводок и других операций осуществляются в автоматическом режиме.

Уникальное решение на базе 1С WA:Финансист Управленческий учет для консолидации отчетности

Пример: Компания А владеет компанией Б на 100%. Компания А продала товар на сумму 1500 рублей. Покупка данного товара обошлась компании А в 1000 рублей. Компания Б оплату за поставленный товар произвела в полном объеме. На конец отчетного периода компания Б не продала товар, и он числится у нее в составе отчетности.

В результате консолидации необходимо исключить прибыль (500 рублей), которую компания еще не получила и уменьшить стоимость запасов (500 рублей). Чтобы исключить ВГО и прибыль, которую компания Б еще не заработала. Необходимо сделать корректировки.

Результат консолидации управленческой отчетности

Анализ отчетов организации

Рис.4 Результат консолидации управленческой отчетности

Определение ключевых показателей эффективности (KPI – Key performance indicators)

Введение ключевых контрольных показателей позволяет управлять центрами финансовой ответственности, устанавливая лимиты, нормативные значения или предельные границы принимаемых показателей. Набор показателей эффективности отдельных ЦФО существенно зависит от роли этого центра ответственности в системе управления и от выполняемых функций. Значения показателей устанавливаются с учетом стратегических планов компании, развития отдельных направлений бизнеса. Система показателей может принимать иерархическую структуру, как для компании в целом, так и с детализацией до каждого центра финансовой ответственности. После детализации KPI верхнего уровня и передачи их на уровни ЦФО и сотрудников к ним можно привязать вознаграждение персонала и т.д.

Анализ отчетов организации

Рис.5 Пример использования ключевых показателей в компании

Контроль и анализ исполнения управленческой отчетности.

Для исполнения бюджетов, входящих в состав управленческой отчетности можно выделить три направления контроля:

  • предварительный,
  • текущий (оперативный)
  • заключительный.

Цель предварительного контроля – это профилактика потенциальных нарушений бюджета, иначе говоря, предупреждение необоснованных расходов. Он проводится до совершения хозяйственных операций. Наиболее распространенная форма такого контроля – согласование заявок (например, на оплату или отгрузку товаров со склада).

Текущий контроль исполнения бюджета подразумевает регулярный мониторинг деятельности центров финансовой ответственности для выявления отклонений фактических показателей их деятельности от запланированных. Проводится ежедневно или еженедельно по оперативной отчетности.

Заключительный контроль исполнения бюджета – не что иное, как анализ выполнения планов после закрытия периода, оценка финансово-хозяйственной деятельности компании в целом и по объектам управленческого учета.

В процессе исполнения бюджетов важно выявлять отклонения на самых ранних этапах. Определить, какие методы предварительного и текущего контроля бюджета можно использовать в компании. Например, ввести процедуры согласования заявок на платеж или отпуск материалов со склада. Это позволит избежать неоправданных расходов, предупредить неисполнение бюджета и заранее принять меры. Обязательно регламентируйте процедуры контроля. Создайте отдельный регламент бюджетного контроля. Опишите в нем виды и этапы проверок, их периодичность, порядок пересмотра бюджетов, ключевые показатели и диапазоны их отклонений. Это сделает процесс контроля прозрачным и понятным, повысит исполнительскую дисциплину в компании.

Анализ отчетов организации

Рис.6 Контроль исполнения плановых показателей управленческой отчетности

Формы управленческой отчетности

Формы управленческой отчетности отличаются от форм бухгалтерской и налоговой отчетности тем, что не регламентированы. Формат каждого отчета разрабатывается и согласовывается внутри компании, а не «спускается» сверху контролирующим органом. При этом организация может индивидуально использовать дополнительные формы, которые отвечают только ее потребностям и содержат исключительно те данные, которые требуются компании.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) дает представление о результатах деятельности фирмы в течение заданного периода и показывает, насколько рентабельной является компания. Сопоставляя доходы с расходами, он иллюстрирует, как получилась прибыль или из-за чего возник убыток, выявляя участки бизнеса, рентабельность которых минимальна, равна нулю или принимает даже отрицательные значения.

Для формирования управленческой отчетности и других главных показателей эффективности на всех ступенях управления используют автоматизацию управленческого учета на базе программ 1С, например, 1С:ERP или 1С:Управление холдингом.

Важно отметить, что ОПУ состоит из двух частей – доходной и расходной. Традиционно основное внимание уделяется описанию расходной части, и она описывается детальнее, а расходы детализируются в соответствии с перечнем статей затрат. Результаты характеризуются при помощи ряда показателей:

  • валовой прибыли – значение, которое получается как разность выручки от продаж и их себестоимости;
  • прибыли/убытка от продаж – значение, которое можно получить, вычтя сумму себестоимости продаж, управленческих и коммерческих расходов из суммы выручки от продаж;
  • прибыли/убытка до налогообложения – значение, которое вычисляется как разность между прибылью (убытком) от продаж и суммой процентов к уплате и прочих расходов. Другими словами, это сальдо между всеми доходами и расходами организации до уплаты налога на прибыль;
  • чистой прибыли/убытка – значение, которое получается в результате вычитания из суммы прибыли или убытка до налогообложения налога на прибыль и изменения отложенных налоговых активов (ОНА) и отложенных налоговых обязательств (ОНО). Другими словами, это прибыль или убыток, которая осталась после вычета налога и других обязательных платежей.

Анализ отчетов организации

Рис.1 Пример сформированного ОПУ 1С:ERP

Второй, рассматриваемый нами отчет – ОДДС, отображает потоки денсредств в фирме. Он показывает, сколько фирма получила денег, сколько и на что они были израсходованы, сколько в конце осталось. На базе ОДДС дают заключения, насколько фирма может поддержать свою текущую деятельность, а также оплачивать кредиты и развиваться.

1С:ERP – инновационное решение для автоматизации управленческого учета и получения отчетности

ОДДС, являясь наиболее простым, доступным и распространенным среди управленческих отчетов, находит активное применение в практически любой организации.

В отчете о движении денежных средств все денежные потоки организации подразделяются по видам деятельности:

  • Раздел «Операционная деятельность» отражает информацию о денежном потоке по основной деятельности компании: о поступлении денежных средств от реализации товаров, работ, услуг, о списании денежных средств для оплаты поставщикам, об уплате налогов, выплатах сотрудникам и платежах иным контрагентам для осуществления деятельности.
  • В разделе «Инвестиционная деятельность» содержится информация о денежных потоках, связанных с операциями с основными средствами, недвижимостью, лицензиями и оборудованием.
  • В разделе «Финансовая деятельность» содержатся данные по финансовым потокам, связанным с деятельностью, влияющей на размер и состав субсидий, кредитов и займов.

Анализ отчетов организации

Рис.2 Сформированный ОДДС

Зачастую для оперативного финансового планирования организации используют Платежный календарь – один из ключевых инструментов, позволяющих управлять финансовыми потоками. Обычно он составляется на короткие временные промежутки, которые задают, исходя из периодичности основных платежей компании. Данный отчет составляется с целью предотвращения кассовых разрывов путем балансировки денежных потоков таким образом, чтобы имеющихся в организации финансовых резервов с учетом плановых поступлений хватило на оплату предстоящих расходов.

Анализ отчетов организации

Рис.3 Платежный календарь

Подберем программу для автоматизации платежного календаря под ваши задачи

Управленческий баланс представляет собой отчет, фактически содержащий данные двух других управленческих отчетов – отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств, позволяя не только контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, но и то, как используется и распределяется ее прибыль. Управленческий баланс предоставляет пользователю данные, как об активах компании, так и о пассивах, создающих убытки.

Управленческий баланс формируется реже, чем другие управленческие отчеты, но является эффективным инструментом для осуществления контроля над тем, насколько корректно ведется учет в компании и формируются ОПУ и ОДДС.

Баланс формируется двумя основными группами: активами и пассивами. Под активами понимается все, чем владеет компания и что применяет, чтобы осуществлять свою деятельность. К категории активов относятся: денежные средства, дебиторская задолженность, складские резервы, основные средства, капитальное строительство, незавершенное производство. Пассивы – совокупность всех источников формирования средств фирмы. Пассивы включают в себя следующее: собственный капитал, займы, кредиты, кредиторскую задолженность, расчеты с бюджетом, ФОТ. Ключевое правило формирования баланса заключается в равенстве активов и пассивов.

Анализ отчетов организации

Рис.4 Отчет «Управленческий баланс»

Формы и виды отчетности в рекрутинге

Подсистема «Подбор персонала» в программе 1С:ЗУП КОРП 3.1 предназначена для эффективного поиска кандидатов, а также взаимодействия с ними и заказчиками вакансии. Она призвана экономить время рекрутера и повысить удобство его работы за счет автоматизации. Рассмотрим, какими отчетами располагает подсистема.

В программе есть возможность вывести список кандидатов, который выглядит как отчет.

Анализ отчетов организации

Рис.5 Формы и виды отчетности в рекрутинге

Можно изменять список кнопкой «Еще–Настроить список». Тут можно добавить отбор, установить порядок сортировки, а также изменить группировку кандидатов (например, на рисунке выше добавлена группировка «Подразделение», в результате видим список с разбивкой по отделам). Состав столбцов меняется по кнопке «Еще–Изменить форму».

Для того чтобы сохранить этот список, нужно воспользоваться командой «Еще–Вывести список» и установить флажок «С подчиненными». Это стандартный функционал, применимый в любом списке документов в программе на платформе «1С:Предприятие».

Поможем настроить 1С:ЗУП для комплексного анализа всех процессов по управлению персоналом

При выборе того или иного кандидата на вакансию необходимо сравнение нескольких кандидатов. Чтобы выполнить это сравнение, заполняются анкеты. По результатам таких анкет из формы документа «Вакансия» можно вывести отчет для сравнения кандидатов. Такой отчет поможет менеджеру по персоналу выбрать наилучшего кандидата на вакансию.

Анализ отчетов организации

Рис.6 Отчет сравнения кандидатов

В этом отчете можно получить более подробную расшифровку характеристик кандидатов на прием по кнопке «Подробное сравнение кандидатов».

Анализ отчетов организации

Рис.7 Подробное сравнение кандидатов

Среди отчетов по подбору персонала имеется целый раздел отчетов по оценке эффективности источников информации о кандидатах. Здесь собраны отчеты, позволяющие оценить затраты на поиск кандидатов по источникам информации. Вот как выглядит весь раздел «Оценка эффективности источников»:

Анализ отчетов организации

Рис.8 Оценка эффективности источников

На рисунке ниже в качестве примера приведены отчеты, позволяющие оценить затраты по источникам информации о кандидатах.

Анализ отчетов организации

Рис.9 Затраты по источникам информации о кандидатах

Можно вывести еще один отчет по затратам на источники информации.

Анализ отчетов организации

Рис.10 Отчет по затратам на источники информации

Имеется ряд отчетов для анализа стажа работающих сотрудников. Краткое содержание раздела приведено на рисунке ниже.

Анализ отчетов организации

Рис.11 Ряд отчетов для анализа стажа работающих сотрудников

А вот как выглядит отчет «Анализ стажа работающих сотрудников»:

Анализ отчетов организации

Рис.12 Анализ стажа работающих сотрудников

Для анализа причин увольнения служат отчеты из раздела «Анализ текучести персонала». В этом разделе несколько отчетов.

Анализ отчетов организации

Рис.13 Анализ текучести персонала

Причины увольнения анализирует отчет «Версии причин увольнений за период».

Анализ отчетов организации

Рис.14 Версии причин увольнений за период

Анализ отчетов организации

Анализ отчетов организации

Внедрение HRM

Внедрение 1С:ЗУП КОРП для автоматизации всех HR-процессов в одной программе

Подготовка HR-отчета вручную

Работа «вручную» с большим количеством данных трудоемка, делает практически невозможным оперативное составление достоверной отчетности и анализа данных, кроме того, чревата возникновением ошибок.

Уйти от рутинных ручных операций в больших компаниях поможет внедрение конфигурации 1С:ЗУП КОРП. Конечно, чтобы получить управленческую отчетность в электронной форме, придется ввести начальные данные в систему 1С, и надо учитывать, что это тоже довольно сложный и трудозатратный процесс. Однако впоследствии возможность получения аналитической отчетности «по нажатию одной кнопки» поможет кадровику или HR-менеджеру вывести этот процесс на новый уровень.

Порядок организации управленческой отчетности

Постановка управленческой отчетности осуществляется поэтапно. Важным является осуществление контроля хода выполнения работ. При соблюдении рекомендаций управленческая отчетность будет формироваться корректно, позволяя руководству предприятия принимать взвешенные управленческие решения и эффективно решать возникающие перед ним задачи.

Можно выделить следующие этапы постановки управленческой отчетности:

  • формирование целей, достижение которых необходимо, и постановка задач, которые требуется решить путем формирования и анализа данных бухгалтерской управленческой отчетности;
  • выделение лиц, которые будут получателями формируемой отчетности;
  • определение субъектов, на которых будет возложена ответственность за своевременную подготовку данных, на основе которых будет формироваться внутренняя управленческая отчетность;
  • выявление объектов, информация о которых должна присутствовать в управленческой отчетности предприятия;
  • разработка и утверждение регламентов по подготовке планов и бюджетов, а также по формированию отчетов с детализацией по выявленным объектам;
  • выбор средств, при помощи которых будут осуществляться сбор и обработка информации об объектах, которые подлежат учету;
  • разработка модели финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
  • осуществление контроля качества формируемой управленческой отчетности, а также выполнение проверки используемой информации, поиск и выявление недостатков и отклонений в деятельности предприятия и предоставлении информации, устранение выявленных неточностей и ошибок.

Другими словами, процесс постановки управленческой отчетности представляет собой последовательность действий: планирование, сбор, обработка, систематизация, анализ и контроль. Подробнее о том, как организовать и как вести управленческий учет в организации, вы также можете прочитать в статье на нашем сайте.

Определение, отличие от бухгалтерской отчетности

Управленческая отчетность или, как ее еще называют, внутренняя отчетность — это набор отчетов компании, которые составляются для получения руководством или собственниками актуальных сведений о текущем положении дел компании. Управленческая отчетность демонстрирует итоги деятельности не только предприятия в целом, но и его подразделений, дочерних организаций и отдельных направлений деятельности. Формирование этой отчетности осуществляется добровольно по окончанию бюджетного или отчетного периода и не регламентируется государством

Бывают случаи, когда к управленческой отчетности применяют определение «внешняя». Внешнюю управленческую отчетность готовят для различных внешних пользователей, например, кредитных организаций, страховых и пр.

Выделяется ряд принципов, которым должна удовлетворять управленческая отчетность и содержащиеся в ней сведения:

  • Оперативность. Руководству компании для принятия того или иного управленческого решения важно получать необходимую информацию оперативно, оно не всегда может ждать выверенной точной информации, из-за чего погрешность в предоставляемых данных зачастую считается допустимой;
  • Достоверность. Обязательное условие для формируемой отчетности, несоблюдение которого ставит под вопрос обоснованность принимаемого управленческого решения;
  • Простота восприятия. Для правильной и однозначной трактовки данные должны быть представлены в доступной и понятной форме.

Управленческая отчетность позволяет высшему менеджменту видеть реальную ситуацию на предприятии, диагностировать текущее положение дел, оценивать, организовывать, регулировать и контролировать его деятельность, осуществлять планирование и прогнозирование деятельности и всей компании, и ее структурных единиц, и, что немаловажно, оперативно реагировать на меняющиеся условия.

Главное различие между управленческой и бухгалтерской (или финансовой) отчетностью – аудитория, для которой они адресованы. Данные, содержащиеся в управленческих отчетах, предназначены для внутренних пользователей (самого предприятия), тогда как финансовая отчетность составляется для внешних – в первую очередь, контролирующих и проверяющих органов.

Автоматизация управленческой отчетности в компаниях любого размера и отрасли на базе 1С

Помимо этого, существует еще целый ряд характеристик, являющихся критериями для разграничения управленческого и финансового учета.

Таблица 1. Различия между регламентированным и управленческим учетом

Анализ управленческих отчетов – примеры применения

Несмотря на то, что ведение управленческого учета не регламентировано и отсутствуют стандарты ведения данного вида учета, для достижения поставленных на предприятии целей необходимо корректно формировать управленческую отчетность, а также правильно интерпретировать полученные данные.

Анализ управленческой отчетности — это целый комплекс мероприятий. Его реализуют, чтобы оценить, насколько эффективно работал бизнес в течение выбранного периода. Проведение анализа подразумевает установление причинно-следственных связей между данными в отчетности и характером их изменения.

В ходе анализа управленческой отчетности того или иного предприятия могут быть выявлены проблемные участки, например, низкая выручка от продаж определенного вида продукции или большой объем затрат на выпуск продукции.

По итогам проведения анализа управленческой отчетности принимаются решения, например, о расширении рынка сбыта товаров, оптимизации производственных затрат для определенного вида продукции или о полном отказе от выпуска продукции, а также разрабатывается политика дальнейшего развития компании.

Следует крайне внимательно относиться к показателям, на основании которых принимаются решения. Неточности и погрешности при вычислении значений этих показателей могут впоследствии обернуться значительными финансовыми затруднениями и ошибочно принятыми решениями.

Анализ отчетов организации

Анализ отчетов организации

При проведении анализа управленческой отчетности предприятия для наглядности рекомендуется использовать не только таблицы, но и различные графики и диаграммы. Важно анализировать и абсолютные величины, и относительные, полезно осуществлять сравнение значений показателей текущего отчетного периода с данными, полученными за предыдущие периоды.

Анализ отчета о прибылях и убытках позволяет:

  • выявить причины изменения чистой прибыли путем проведения факторного анализа; проанализировать влияние и сравнить различные варианты использования бухгалтерской учетной политики;
  • оценить показатели рентабельности совокупного капитала, собственного капитала, текущих активов и оборотов;
  • оценить эффективность организации за заданный период времени;
  • понять, была ли успешна деятельность компании в предыдущем отчетном периоде;
  • оценить наличие развития предприятия, увеличения финансового результата деятельности и возможности внесения изменений в ресурсы компании.

Анализ отчета о движении денежных средств позволяет:

  • выполнить классификацию расходов, разделить их на постоянные и обязательные;
  • определить, какое количество денежных средств необходимо иметь компании ежемесячно;
  • сформировать прогнозы по потокам денежных средств на будущие периоды;
  • определить значение неснижаемого остатка денежных средств на расчетных счетах и кассах предприятия на конец месяца для обеспечения платежеспособности компании в начале следующего месяца.

Анализ управленческого баланса позволяет:

  • увидеть долю собственных средств и степень зависимости предприятия от заемных средств;
  • увидеть распределение заемных ресурсов по срокам погашения;
  • оценить, какую долю дебиторская задолженность и запасы занимают в структуре активов;
  • выявить источники финансирования;
  • оценить объемы задолженности перед бюджетом и банками.

Бесплатно подберем программу 1С для автоматического анализа финансовой отчетности

Функции HR-отчетности

Автоматизация в части подбора персонала даст возможность выбрать наиболее подходящего кандидата по приоритетным показателям, в части анализа текучести кадров – выявить причины увольнений или пересмотреть систему мотивации. Точная информация, отображаемая в HR-отчетности, поможет сотрудникам разных служб и уровней оперативно принимать обоснованные управленческие решения в любой ситуации, касающейся кадровых вопросов.

Приведем несколько примеров. Резюме кандидатов можно загрузить из файла формата «.doc» или напрямую из Интернета. При этом система автоматом разнесет данные резюме по соответствующим разделам элемента справочника «Кандидаты», то есть поможет избежать ручного ввода.

Анализ отчетов организации

Рис.1 Аналитическая отчетность в управлении персоналом

Также система автоматизирует ввод анкеты для электронного интервью, поэтому HR-менеджеру не придется вручную запоминать особенности всех кандидатов на определенную должность.

Функциональный блок HRM в 1С для проведения внутреннего обучения сотрудников позволяет составить программу электронного обучения, а также проконтролировать результаты с помощью тестирования и отобразить их в соответствующих отчетах.

Автоматизация процесса построения аналитической отчетности ускоряет анализ информации при принятии управленческих решений, снижает трудоемкость рутинных процессов при поиске и подборе персонала, повышает объективность оценки кандидата при собеседовании и т. д.

ШАГ 4. Формирование бюджетной модели

Не существует каких-либо жестких требований по разработке классификатора внутренней управленческой отчетности. Так же как нет двух абсолютно одинаковых компаний, точно также нет одинаковых бюджетных структур. В отличие от формализованной финансовой отчетности: отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, управленческая отчетность не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Структура внутренней управленческой отчетности зависит от специфики компании, принятой в компании бюджетной политики, пожеланий руководства по степени детализации статей для анализа и т.д. Можно лишь дать общие рекомендации, как составить оптимальную структуру управленческой отчетности.

Структура управленческой отчетности должна соответствовать структуре повседневной деятельности компании.

Анализ отчетов организации

Рис.8 Схема взаимодействия бюджетных форм на примере простейшей бюджетной модели

Бесплатная консультация по автоматизации бюджетов в любых системах 1С

Шаг 1. Диагностика существующей системы управления в компании

Данный этап необходим для анализа организационной структуры компании, определяется формат моделирования процессов. При наличии у компании схем бизнес-процессов и их описания, проводится анализ данных документов, и выявляются основные проблемные зоны, требующие оптимизации.

Бесплатный аудит текущего состояния финансового учета и персональные рекомендации

Сложности в формировании управленческой отчетности

Ведение управленческого учета, безусловно, является важным процессом управления бизнесом и играет значимую роль в руководстве фирмой, но важно понимать, что формирование управленческой отчетности может быть сопряжено с рядом сложностей и проблем, среди которых можно выделить следующие:

  • отсутствие методологии ведения учета и формирования управленческой отчетности (ведение управленческого учета не регламентировано, поэтому специалистам каждой организации приходится самостоятельно разрабатывать формы управленческой отчетности или дорабатывать общепринятые согласно своим требованиям);
  • большой объем информации (в регламентированном учете данные представляются в более крупных группировках, при ведении же управленческого учета и формировании отчетности специалистам приходится обрабатывать значительные объемы данных);

Заказать консультацию эксперта по автоматизации управленческой отчетности в 1С

  • зависимость от бухгалтерского учета (если данные регламентированного учета – источник данных управленческого, то в управленческий учет данные должны поступать своевременно во избежание проблемы с неактуальностью информации);
  • отсутствие навыков у специалистов (специалистам, задействованным в формировании управленческой отчетности, зачастую приходится обучаться самостоятельно).

Адаптация новых сотрудников

В 1С:ЗУП КОРП 3.1 реализован контроль прохождения адаптации. Он включает в себя назначение мероприятий адаптации с указанием ответственных, контроль выполнения задач исполнителями, создание рассылок-напоминаний исполнителям о новых задачах, а также рассылки-уведомления «координатору выполнения задач» в случае невыполнения задач в назначенное время.

Для контроля процесса адаптации в системе предусмотрен отчет «Сотрудники на адап­тации и увольняемые». Отчет располагается в разделе «Отчеты по подбору персонала». Вид отчета показан на рисунке ниже. В отчете красным выделяются критичные задачи – уже просроченные, или задачи, которые должны быть выполнены сегодня.

Анализ отчетов организации

Рис.15 Адаптация новых сотрудников

Отчет поможет директору по персоналу отслеживать, помогают ли работающие сотрудники своему новому коллеге влиться в коллектив.

Классификация статей на примере Отчета о движении денежных средств

Анализ отчетов организации

Рис.9 Исполнение БДДС

Формирование Отчета (бюджета) доходов и расходов в WA

В значительной мере упростить ведение управленческого учета и преодолеть все перечисленные сложности может помочь специализированное решение на базе 1С, например, WA:Финансист. Система предлагает свою «философию» ведения учета, основанную на лучших практиках и опыте специалистов, гибко настраивается под индивидуальные нужды заказчика, «стоит» отдельно от базы регламентированного учета, консолидирует данные посредством настройки обмена, что помогает избежать двойного ввода, а также, поскольку разработана в среде 1С, имеет знакомый многим интерфейс и логику работы.

Переходим в раздел «Настраиваемая отчетность-Произвольные бюджеты», нажимаем кнопку «Создать».

Анализ отчетов организации

Рис.5 Произвольные бюджеты

Присваиваем отчету наименование и вид.

Анализ отчетов организации

Рис.6 Создание произвольного бюджета

Выбираем позиции (статьи) бюджета, которые будут участвовать в отчете.

Анализ отчетов организации

Рис.7 Позиции бюджета

Присваиваем ключ и знак для каждой статьи.

Анализ отчетов организации

Рис.8 Настройка статьи

Производим общие настройки для всего отчета на второй закладке «Настройки»

Анализ отчетов организации

Рис.9 Общие настройки

Настраиваем необходимые группировки и нажимаем «Сформировать».

Анализ отчетов организации

Современное решение WA:Финансист для управленческого учета, типовое внедрение за 1 мес.

Анализ отчетов организации

Рис.11 Бюджет доходов и расходов

Кроме того, Отчет (Бюджет) доходов и расходов можно сформировать путем стандартных отчетов в разделе Бюджетирование-Исполнение бюджета и нажимаем кнопку сформировать

Анализ отчетов организации

Рис.12 Исполнение бюджета

Получаем бюджет доходов и расходов.

Анализ отчетов организации

Рис.13 Бюджет доходов и расходов

Похожий отчет по поступлениям и списаниям денежных средств (БДДС) доступен в модуле WA:Финансист. Управление денежными средствами.

Анализ отчетов организации

Рис.14 Исполнение БДДС

В разделе «Настройки» можно гибко управлять детализацией отчета – формировать его в разрезе любых доступных аналитик, по группе компаний, по любому ЦФО, организации и т.д.

Анализ отчетов организации

Рис.15 Настройки «Исполнение БДДС»

ШАГ 5. Утверждение бюджетной политики и разработка регламента

Бюджетная политика формируется с целью выработки и закрепления принципов формирования и консолидации показателей данных статей и методов их оценки. Сюда включаются: определение временного периода, процедуры планирования, форматы бюджетов, программа действий каждого из участников процесса. После разработки бюджетной модели, необходимо переходить к регламентации бюджетного процесса.

Нужно определить какие бюджеты, и в какой последовательности формируются в компании. Для каждого бюджета необходимо выделить ответственного за подготовку (конкретный сотрудник, ЦФО) и ответственного за исполнение бюджета (руководитель направления, руководитель ЦФО), установить лимиты, нормативные значения или предельные границы показателей эффективности ЦФО. Обязательно следует сформировать бюджетный комитет – это орган, создаваемый для целей управления бюджетным процессом, контроля его исполнения и приятия решений.

Далее остается переложить фазы планирования, выполнения и завершения на календарный план. Сформированный план-график будет являться регламентом бюджетирования предприятия

Анализ отчетов организации

Отчеты раздела «Мотивация»

Grade – с англ. «степень, ранг, класс». К одному и тому же грейду относят должности близкие и равные по значимости и ценности вклада в организацию на основании проведенной балльно-факторной оценки. То есть должности, набравшие близкие значения баллов, относят к одному и тому же грейду. Отчеты по грейдам собраны в отдельный блок.

В отчете «Матрица грейдов» отражены льготы по филиалам в зависимости от грейда.

Анализ отчетов организации

Рис.16 Отчет Матрица грейдов

Отчет «Контроль грейдов» показывает мотивацию сотрудников в зависимости от грейда в виде таблицы.

Анализ отчетов организации

Рис.17 Отчет Контроль грейдов

Для анализа востребованности предоставленных сотрудникам в рамках самообслуживания льгот предназначен отчет «Использование индивидуальных пакетов льгот».

Анализ отчетов организации

Рис.18 Отчет Использование индивидуальных пакетов льгот

Ключевые показатели эффективности дают возможность рассчитывать премию сотрудников по KPI.

Подробнее тема настройки мотивации персонала описана в статье.

Использование показателей эффективности

Расчет показателей эффективности производится в одноименном документе.

Анализ отчетов организации

Рис.19 Использование показателей эффективности

Назначенные показатели выводятся в соответствующем отчете.

Анализ отчетов организации

Рис.20 Назначенные показатели

Повышение квалификации сотрудников

Обучение персонала в компании можно разделить на два больших блока: внутреннее и внешнее. К внутреннему обучению можно отнести электронные курсы, тренинги, наставничество. Это любое обучение, организованное внутри компании. К внешнему обучению относят любое обучение, организованное за пределами рабочих мест сотрудников. Это может быть профессиональная переподготовка, тренинги или получение допусков по охране труда – при условии, что обучение организовано не на территории компании-работодателя.

С подробным описанием системы обучения в 1С:ЗУП можно ознакомиться в статье, посвященной данной теме.

Исполнение плана обучения контролируется соответствующим отчетом.

Анализ отчетов организации

Рис.21 Исполнение плана обучения

В системе множество отчетов для просмотра результатов внутреннего обучения сотрудников. Имеется отчет с детализацией по тем вариантам ответов, которые выбирали тестируемые сотрудники. По результатам отчета можно сделать выводы о том, что в курсе непонятно, не усвоено, на что обратить особое внимание.

Анализ отчетов организации

Рис.22 Выбранные варианты ответов

В отчете «Изучение электронных курсов (по сотрудникам)» можно проследить «успехи» сотрудников, прошедших электронное обучение.

Анализ отчетов организации

Рис.23 Аналитическая отчетность в управлении персоналом

Отчет Изучение электронных курсов

Анализ отчетов организации

Рис.24 Курс обучения для повышения квалификации

Можно увидеть, сколько раз сотрудник проходил тестирование и с каким результатом.

Анализ отчетов организации

Рис.25 Тестирование учащихся

Отчеты можно использовать, чтобы определить, как изменяются знания пользователей во времени, а также для составления рейтинга обучаемых. Отчет «Ответы на вопросы тестов» выявляет самые простые и самые сложные вопросы.

Анализ отчетов организации

Рис.26 Отчет Ответы на вопросы тестов

Интеграция 1С:ЗУП (с другими учетными системами 1С для получения комплексной отчетности) позволяет без дублирования информации, а значит, исключая влияние человеческого фактора, отображать информацию по премии в регламентированной отчетности и соотносить ее с бизнес-планами в системе управленческого учета.

Кадровый резерв

Этот функционал программы служит для выделения и подготовки работников для работы на руководящих позициях компании.

Более подробно о том, как реализован этот функционал, описано в статье.

Отчетов на эту тему немного, но они достаточно информативны. В отчете «Ключевые позиции кадрового резерва» мы видим вместе и позиции штатного расписания, для которых создается резерв, и сотрудников, которые в него входят.

Анализ отчетов организации

Рис.27 Кадровый резерв

Отчеты службы охраны труда

В этом разделе по каждому «подразделу» есть документы, результаты заполнения которых выводятся в отчеты. Список документов приведен ниже:

Анализ отчетов организации

Рис.28 Отчеты службы охраны труда

По охране труда также имеется множество отчетов. Полный их список показан ниже:

Анализ отчетов организации

Рис.29 Список отчетов По охране труда

Для того чтобы увидеть весь список отчетов, нужно включить соответствующий функционал в настройке (раздел «Охрана труда»). В качестве образца приведем отчет по результатам спецоценки условий труда.

Анализ отчетов организации

Рис.30 Отчет по результатам спецоценки условий труда

Мы рассмотрели только управленческую отчетность. С учетом того, что каждый отчет может иметь множество вариантов, мы видим, что программа 1С:ЗУП КОРП 3.1 дает возможность проанализировать данные по управлению персоналом с различных точек зрения и в любой комбинации полей вывода.

На российском рынке это единственная система, которая включает в себя сразу блоки зарплаты, кадров и управления персоналом. И ведение учета взаимосвязанных операций в одном месте позволяет формировать многоконтурную аналитическую отчетность, которая позволит принимать взвешенные решения, основанные на реальных цифрах. Более того, программу можно доработать под особенности HR-процессов вашего предприятия, что позволит построить удобную HRM-систему. Наши эксперты подробнее расскажут, как доработать 1С:ЗУП так, чтобы оперативно обновлять и сохранить стоимость владения программой.

Выводы

Отвечая на вопрос, насколько оправданным является ведение в организации управленческого учета, следует сопоставить полученный от его внедрения экономический эффект с затратами, которые она понесет в ходе его постановки. Если первый показатель перевешивает второй, то принятое решение является целесообразным.

Управленческая отчетность — внутренняя отчетность предприятия, предоставляющая данные о результатах деятельности подразделений организации по различным направлениям, проектам или регионам. Потребители данных управленческой отчетности – менеджмент организации, владельцы бизнеса и топ-менеджеры, используют ее для управления предприятием, планирования, анализа, прогнозирования и общего контроля его деятельности.

Процедуры, нормы и стандарты, в соответствии с которыми ведется управленческий учет и осуществляется формирование управленческой отчетности, никак не регламентированы в действующем законодательстве. Формы отчетов, структура данных, набор показателей, периодичность и сроки формирования отчетности напрямую определяются особенностями финансово-хозяйственной деятельности организации. Другой ключевой фактор – цели, для достижения которых ведется управленческий учет, и которые диктуются потребителями данных этой отчетности.

Управленческую отчетность следует рассматривать не как итог управленческого анализа, а, скорее, как материал для его проведения, на основе результатов которого в дальнейшем можно будет сформировать оценку результатов деятельности компании, оценить степень достижения поставленных целей и степень, в которой рациональными и обоснованными были принятые менеджментом управленческие решения.

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий