Анализ кадровой отчетности

Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Отчеты в течение года

Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.

Росстат

Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:

  • Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
  • Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
  • Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
  • Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.
Дополнительный анализ:  Финансовая отчетность коммерческого предприятия и ее анализ

Если соблюдаются условия, указанные в предыдущем пункте и организация является потребкооперативом; объединением КФХ; СРО; благотворительной организацией; относится к другой организационно-правовой форме, указанной в прил. 15 к приказу Росстата № 404 от 15/07/19 г. (Указания по заполнению формы П-4), то вместо П-4 каждый квартал они сдают один раз в год форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». За 2020 год используется форма, утвержденная приказом Росстата № 412 от 24/07/20. Помимо этого, если организация не входит в сферу малого бизнеса, средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый год, оборот более 800 млн руб., сдается форма № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.

ПФР

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

До конца года сдаются форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», форма №18 «Карточка учета организации», содержащая общие сведения об организации и количестве военнообязанных, форма № 19 «Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время». Во избежание недоразумений актуальные формы лучше попросить в военкомате.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

  • о приеме, увольнении военнообязанного;
  • об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
  • об уклоняющихся от воинского учета.

Такая обязанность установлена рядом нормативных актов: ФЗ-61 от 31/05/96 «Об обороне», Методическими рекомендациями Генштаба от 11/07/17, правительственным Постановлением № 719 от 27/11/06 («Положение о воинском учете»).

«Особые» отчеты

Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.

В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.

Административная ответственность

За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.

Где и как найти профессиональных сотрудников? Как не ошибиться в назначении нового управляющего? Как повысить мотивацию персонала? Нужно ли сокращать штат организации и к чему это может привести? Правильно ли заполняются кадровые документы? Руководители компаний прекрасно знакомы и с этими вопросами, и еще с десятком подобных. Ответить на них грамотно и не только ответить, а еще и получить множество полезных рекомендаций, можно с помощью кадрового аудита и кадрового консалтинга.

Что такое кадровый аудит и чем услуга отличается от НR-консалтинга

Кадровый аудит и кадровый консалтинг — два относительно молодых направления в области кадрового менеджмента. Общей их целью является организация эффективной работы службы управления персоналом, но при этом суть, методы и приемы аудита и консалтинга существенно различаются.

Анализ кадровой отчетности

Понятие аудита пришло в кадровый бизнес из бухгалтерии и, по сути, является тем же самым — независимой проверкой документов, только в этом случае — кадровых. Нередко в компаниях не слишком ответственно относятся к кадровому делопроизводству, считая его менее важной сферой деятельности, чем, например, бухгалтерию. В порядок кадровые документы начинают приводить только тогда, когда на горизонте появляется проверка со стороны надзорных органов. Такой подход является ошибочным, поскольку за нарушение требований трудового законодательства по оформлению документов компания вполне может получить крупные штрафы.

При проведении кадрового аудита принимаются во внимание следующие нормативные правовые акты: постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ.

Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду. Аудит может входить в комплекс мероприятий по кадровому консалтингу, а может проводиться независимо от него.

Кадровикам известно два вида кадрового аудита:

Анализ кадровой отчетности

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Анализ кадровой отчетности

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Кроме этого, кадровый аудит может быть полным и выборочным. Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений. Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

В ходе кадрового аудита организации желательно провести три вида работ:

  • Экспертиза всех имеющихся документов на соответствие законодательству.
  • Проверка компании на наличие полного комплекта предусмотренных законом документов.
  • Проверка сегментов повышенного риска, а именно правомерности кадрового оформления трудовой деятельности иностранцев, заключения договоров о полной материальной ответственности, оформления и оплаты сверхурочных работ, использования механизма испытательного срока и оценки его эффективности.

Логическим продолжением кадрового аудита является восстановление кадровой документации.

Анализ кадровой отчетности

Кадровый аудит проводится в несколько этапов:

  • Определение целей и задач аудита. Для этого издается приказ, в котором излагается тема проверки, ее сроки и ответственные лица.
  • Создание комиссии или приглашение аудиторов со стороны.
  • Определение перечня документов, подлежащих проверке. Например, если тема проверки определена приказом, то на этом этапе необходимо подготовить документы в соответствии с ней.
  • Непосредственно сверка и проверка документов. Этот этап можно оформить в виде таблицы, в которую заносятся все имеющиеся в наличии документы и примечания по их оформлению.

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:

  • предмет проверки — указание на документ;
  • вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты;
  • риски компании — указание на возможные санкции;
  • рекомендации по исправлению нарушений.

Кадровый аудит позволяет компании выявить случаи несоблюдения законодательства с описанием возможных рисков, устранить эти нарушения, изготовив необходимые документы до возникновения спорных ситуаций, и минимизировать риски в сфере трудовых отношений.

Кадровый консалтинг

Кадровый, или HR-консалтинг (human resource consulting) — это система мероприятий, направленных на коррекцию и улучшение организационной структуры компании, ее корпоративной культуры и на решение задач, связанных с человеческими ресурсами. Основные цели консалтинга заключаются в создании и внедрении таких технологий управления персоналом, которые будут эффективны именно для конкретной компании, а также во введении контроля для ее успешного функционирования. По сравнению с кадровым аудитом консалтинг охватывает более широкий спектр кадровых вопросов, таких как анализ потребности компании в персонале, поиск новых специалистов, аттестация, разработка индивидуальных программ развития, повышение и поддержание квалификации, оценка результатов труда, его стимулирование и мотивация, а также диагностика и коррекция социально-психологического климата в компании.

Лидерами по использованию услуги кадрового консалтинга являются IT-компании (11%), компании по производству и продаже продуктов питания, алкоголя и пива (9,5%), компании из сферы строительства и ремонта (9,2%), а также в области промышленной и бытовой упаковки (5,3%). На последнем месте — лесная промышленность, агропром, полиграфия, юриспруденция. На их долю приходится всего 0,7% от общего числа компаний, заказывающих HR-консалтинг.

Кадровый консалтинг организации решает следующие задачи:

  • Разработка и оптимизация в компании отдельных процедур по управлению кадрами.
  • Повышение эффективности работы действующей службы управления персоналом.
  • Организация деятельности службы по работе с персоналом с нуля.

Для решения этих задач в ходе кадрового консалтинга проводят:

  • анализ текущего состояния и кадрового потенциала компании;
  • анализ должностных функций и организационно-кадровой структуры;
  • анализ действующего кадрового менеджмента и его мотивации;
  • оптимизацию технологии управления и деятельности персонала.

На практике кадровые консультанты используют десятки разнообразных методов, но, по оценкам самих же консультантов, наиболее эффективными и популярными являются четыре:

Анализ кадровой отчетности

Коучинг

Суть этого метода кадрового консалтинга — в экспертном обучении специалистов с целью совершенствования их профессиональных, деловых и личностных качеств. При этом коуч (тренер) не дает готовых инструкций или рекомендаций по выполнению заданий, его цель — поставить обучаемого в такие условия, чтобы тот самостоятельно нашел максимально эффективные пути решения задачи.

Анализ кадровой отчетности

Нейролингвистическое программирование

Эффективная технология воздействия на человека через моделирование его ощущений, переживаний и настроений. Выполнять такой вид консалтинга может только дипломированный специалист.

Анализ кадровой отчетности

Моделирование структуры бизнес-процессов компании

Актуальный метод при перестройке системы управления или других структурных изменениях. Консультант разрабатывает модель будущих преобразований, оптимизируя систему работы с персоналом и формулируя новые требования к нему.

Анализ кадровой отчетности

Метод социальных исследований

Наиболее понятный и простой в исполнении. Консультант проводит беседы, опросы, анкетирование сотрудников компании с целью выяснения принципов, которыми те руководствуются при выполнении профессиональных задач, уровнем их мотивации, готовностью изменить стиль работы.

Кадровый консалтинг проводится в два основных этапа:

  • Аналитический. Он начинается с определения темы и задач консультирования. На этом этапе консультант анализирует предысторию событий, то есть то, что привело компанию к необходимости обратиться за консультацией. Кроме того, он собирает дополнительную информацию о кадровых процессах в компании, диагностирует ситуацию и определяет программу кадрового консультирования.
  • Программирующий. Цель этапа — активизация работников компании для достижения желаемых результатов. Для этого необходимо создать три среды: развивающую, для формирования искусственного процесса в компании, направленного на обучение работников способам решения проблем; поддерживающую, в виде условий для успешного протекания процессов; закрепляющую — переход смоделированного процесса в саморегулируемый.

Что дает проведение кадрового консалтинга компании?

  • Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
  • Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
  • Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
  • Повышение производительности труда.
  • Поддержание нормального психологического климата в коллективе.

В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода. В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта.

Где заказать услуги

При выборе аудитора или консалтера нужно четко сформулировать базовые требования, которым он должен соответствовать. Основной, ключевой критерий — это опыт работы. Желательно, чтобы специалист имел за плечами минимум два–три года самостоятельной деятельности. Второе обязательное требование — наличие высшего образования, желательно гуманитарного или психологического. Кадровому аудитору обязательно нужно владеть знаниями по кадровому делопроизводству и нормативной базе. Кроме того, важными личностными качествами консультанта являются развитая интуиция, способность выявлять и анализировать нужную информацию, организованность и коммуникативность. Последнее требование весьма актуально, поскольку в процессе консультирования специалисту придется большую часть времени общаться с клиентом, вести переговоры, тренинги и семинары.

Кадровый консалтинг и аудит можно заказать у независимого консультанта, а можно обратиться в специализированную компанию.

Анализ кадровой отчетности

Независимые консультанты

Независимые консультанты — это практически фрилансеры, сотрудничество с ними обойдется дешевле, чем со специализированными компаниями, но в этом случае нет никакой гарантии в качестве оказываемой услуги. Квалифицированных специалистов подобного рода на рынке немного, хотя в интернете можно найти десятки объявлений об оказании услуги кадрового консалтинга частными консультантами. Следует учитывать, что независимый консультант или аудитор, как правило, ведет сразу несколько проектов и на полноценный и вдумчивый аудит у него может просто не хватить времени. К тому же в этом случае остро встает проблема сохранения конфиденциальности.

Анализ кадровой отчетности

Специализированные компании

Специализированные компании, предлагающие услуги кадрового аудита и консалтинга — это кадровые агентства или консалтинговые компании с большим спектром услуг. В этом случае заказчик может быть спокоен как за их качество, так и за сохранение информации, поскольку он защищен не только договором, но и деловой репутацией партнера, потеря которой для последнего страшнее любых финансовых санкций.

При этом консалтинговые компании имеют некоторые преимущества перед кадровыми агентствами, особенно при проведении кадрового аудита. Специалисты в таких компаниях имеют большой опыт аудиторской деятельности, глубокие знания правовой базы и владеют специальными, зачастую авторскими, методиками. Единственным минусом обращения в такие компании может быть достаточно высокая цена услуги.

Существует несколько ситуаций, когда обращение за услугами консалтинга и аудита становится актуальным.

Анализ кадровой отчетности

Итак, кадровый консалтинг необходим компании в следующих случаях:

  • Назрела необходимость изменения порядка управления коллективом. В этом случае консалтер поможет оптимизировать численность управляющего персонала и исполнителей, сократить затраты времени на выполнение тех или иных решений, ликвидировать лишние потоки информации, замедляющие работу. При необходимости возможна автоматизация некоторых бизнес-процессов.
  • Наличие у руководства сомнений в правильном распределении обязанностей среди работников. Кадровый консалтинг в этой ситуации помогает правильно оценить личностные и профессиональные качества сотрудников и распределить нагрузку в соответствии с возможностями.
  • Проблемы с отделом кадров. Консалтер научит внутреннюю кадровую службу вести дела грамотно, при необходимости проведет реорганизацию отдела и спланирует его работу.
  • Необходимость формирования коллектива и корпоративной культуры. Специалисты по консалтингу имеют опыт ее создания или улучшения и владеют методами донесения ценностей компании до ее сотрудников. Профессиональные консалтеры сформируют комфортный микроклимат в организации, что в итоге повысит ее конкурентоспособность на рынке.

Что касается кадрового аудита, то он становится необходим, если в компании происходит следующее.

  • Смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
  • Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
  • Смена руководителя компании.
  • Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.

Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

Сколько стоят услуги кадрового аудита и консалтинга

В мировой практике приняты четыре формы установления цены на услуги консалтинга:

  • Почасовая оплата.
  • Фиксированная оплата за проект.
  • Оплата как процент от результата.
  • Комбинированная форма оплаты.

В России чаще всего компании предпочитают фиксированную оплату стоимости услуги. Такая услуга, например, как анализ кадрового потенциала будет стоить фирме около $2000 при сроках выполнения до 2 месяцев. Оценка персонала — $1500–30 000 в зависимости от объемов и задач. Самая востребованная услуга — поиск персонала — стоит 15–25% от годового дохода работника, не имеющего высокой квалификации, и 12–25% при подборе менеджеров и специалистов (см. табл. 1).

Таблица 1. Примерная стоимость услуг кадрового аудита

от 65 000

от 25 000

Средняя стоимость услуг кадрового консалтинга и аудита имеет тенденцию к росту, поскольку их востребованность на рынке постепенно растет.

Как выбрать надежного партнера

Несколько полезных советов по поводу того, как выбрать надежного партнера в сфере кадрового консалтинга и аудита нам дала Валерия Дворцевая, руководитель HR-практики аудиторско-консалтинговой компании КСК групп:

«Выбор партнера упирается в вопрос о его репутации и профессиональных возможностях. Обе эти компоненты приобретаются консультантом только вместе с опытом и хорошим образованием. Проверить их можно, обратившись к портфолио, изучив пул клиентов и реализованных проектов, связавшись с клиентами для получения рекомендаций, просмотрев рейтинги независимых агентств. Но окончательное решение должно приниматься после личного общения с представителями консалтинговой компании и внимательного изучения договора на оказание услуг.

Специалисты КСК групп начинают любое взаимодействие с анализа проблемы или поставленной задачи, который после заключения договора развивается в оценку эффективности применяемой системы управления персоналом, кадрового потенциала компании и его соответствия имеющейся стратегии развития. Результатом исследования становится отчет с указанием слабых мест в управлении персоналом и ведении кадрового делопроизводства, с предложениями по разработке наиболее эффективных решений. Рекомендации могут касаться корректировки системы управления в соответствии с действующим законодательством, оптимизации расходов, связанных с управлением персоналом, вопросов повышения эффективности кадрового отдела и HR-управленцев, привлечения сотрудников с особым статусом, легального оформления «проблемных» увольнений и многого другого. Все работы проводятся по утвержденному плану, составленному в соответствии с заданием клиента, имеющему обоснование по срокам и финансовым затратам.

Консалтинговые услуги могут быть оказаны комплексно или блоками. Первое знакомство с системой управления персоналом предприятия зачастую требует кадрового аудита и комплексной оценки ситуации, при этом клиенты могут заказать только отдельные услуги, которые необходимы в данной ситуации: ассессмент-центр, KPI и мотивация, хедхантинг и прочее.

Цены на наши услуги зависят от многих факторов и обговариваются с каждым заказчиком индивидуально, но есть и «коробочные решения», с которыми можно ознакомиться на нашем сайте».

P.S. КСК групп — одна из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний в России, оказывающая услуги самой разной направленности. В штате компании работают свыше 350 отраслевых специалистов по юридическому и HR-консалтингу, аудиту, оценке, инвестиционному анализу и налоговому планированию.

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий