Аналитический отдел: структура, обязанности, цели

Описание профессиональной области: Анализ деятельности, разработка и описание бизнес-процессов, подготовка технических заданий для разработчиков информационных систем

Должностные обязанности

Контролер. Контролирует результаты и сроки выполнения заданий по сбору и анализу информации о бизнес-процессах компании, разработке технологических карт и технологической документации, подготовке технических заданий для разработчиков информационных систем, соблюдение планов внедрения новых технологий группой исполнителей и трудовую дисциплину. Обычно сам выполняет ту же самую работу

Положение о начальнике контрольно-аналитического отдела

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Контрольно-аналитического отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и Компаний сегмента «Дистрибуция».

1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Директором по персоналу ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Устав ООО "ХХХ".

2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.2004.

1.3 Сокращения.

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

КАО – Контрольно-аналитический отдел;

ВНД – Внутренний нормативный документ;

ЦФО – Центр финансовой ответственности;

ОВК – Отдел внутреннего контроля.

2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1 Должность Начальника КАО создается и ликвидируется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2 Начальник КАО назначается на должность и освобождается от должности решением Генерального Директора ООО "ХХХ". Представление на должность готовит Заместитель Генерального Директора по внутреннему контролю ООО "ХХХ".

3 Место должности в организационной структуре

3.1 Начальник КАО подчиняется непосредственно Заместителю Генерального директора по внутреннему контролю.

3.2 На время своего отсутствия Начальник КАО замещается Начальником ревизионной группы КАО, в его отсутствие – Начальником группы по филиалам КАО.

3.3 В непосредственном подчинении у Начальника КАО находится Контрольно-аналитический отдел:

-  Группа по филиалам;

-  Аналитическая группа;

-  Ревизионная группа;

-  ОВК филиалов.

4 Задачи

Основными задачами Начальника КАО являются:

4.1 Выявление отклонений от стандартов управления Центрами финансовой ответственности (филиалы, отделы, юридические лица и т. д.) в рамках сегмента «Дистрибуция» с помощью проведения комплексных, специальных инспекций и текущих проверок.

4.2 Подготовка предложений для менеджмента по минимизации рисков.

4.3. Управление отделом.

5 Функции

Начальник КАО выполняет следующие функции:

5.1. Выявление отклонений от стандартов управления Центрами финансовой ответственности (филиалы, отделы, юридические лица и т. д.) в рамках сегмента «Дистрибуция» с помощью проведения комплексных, специальных инспекций и текущих проверок.

5.1.1 Администрирование процесса планирования и отчетности по комплексным проверкам филиалов, подразделений, компаний сегмента «Дистрибуция».

5.1.2 Контроль проведения комплексных и специальных проверок филиалов, подразделений, компаний сегмента «Дистрибуция», а так же подготовки и утверждения отчетов по ним.

5.1.3 Организация отчетных мероприятий по итогам комплексных или специализированных проверок филиалов.

5.2. Подготовка предложений для менеджмента по минимизации рисков.

5.2.1 По итогам проверок филиалов, подразделений, компаний сегмента «Дистрибуция» проведение анализа и подготовка предложений по рейтингованию рисков в различных областях деятельности филиалов, подразделений, компаний сегмента «Дистрибуция», минимизации системных, значимых, существенных и повторяющихся рисков.

5.3 Управление отделом.

5.3.1 Планирование текущей деятельности и развития отдела в соответствии со стратегическими планами компании, собственными целями, функциями и задачами.

5.3.2 Организация работы подразделений отдела и его взаимодействия со структурными подразделениями компании и филиалами.

5.3.3 Координация работы подразделений отдела, направленная на безусловное достижение целей.

5.3.4 Организация развития и управление мотиваций персонала отдела.

5.3.5. Контроль деятельности подразделений отдела на соответствие законодательству, внутренней и распорядительной документации, регламентирующей основные бизнес процессы.

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

Начальник КАО, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:

6.1.1 Взаимодействие с Начальником Ревизионной группы, Начальником Группы по филиалам, Ст. менеджером Аналитической группы по вопросам периодических, календарных или проектных мероприятий.

Начальник КАО предоставляет: графики и планы проверок филиалов, подразделений, компаний сегмента «Дистрибуция», распоряжения, указания, согласованные планы периодических, календарных или проектных мероприятий, протоколы совещаний, служебные записки. Начальник КАО получает: отчеты по исполнению графиков и планов проверок, распоряжений, указаний, планов периодических, календарных или проектных мероприятий, протоколов совещаний, служебных записок.

6.1.2 Взаимодействие с руководителями функциональных подразделений Компании по вопросам проверки филиалов.

Начальник КАО предоставляет:

-  Отчеты по проверкам филиалов по функциональному виду контроля для согласования разделов «Выполнить в других подразделениях».

-  Сводные отчеты по проверкам филиалов начальниками ОВК филиалов по функциональному виду контроля для анализа и оценки эффективности.

-  Запросы на корректировку утвержденных и разработку новых методик проверок филиалов по функциональному виду контроля с целью актуализации контролируемых рисков и действующего регламента.

Начальник КАО получает:

-  Утвержденные методики проверок филиалов по функциональным направлениям.

-  Программы проверок филиалов по функциональным видам контроля для каждого проверяемого филиала перед комплексной проверкой.

-  Инициативы на проведение дополнительных проверок филиалов по согласованию с Заместителем Генерального директора по внутреннему контролю.

-  Согласованные отчеты по проверкам филиалов по функциональному направлению (разделы «Выполнить в других подразделениях»).

-  Разработанные методики дополнительных проверок филиалов по инициативе Контрольно-аналитического отдела по итогам новых нормативных и распорядительных документов.

-  Оценку деятельности Ревизионной группы КАО и ОВК филиалов по функциональному виду контроля.

6.1.3 Взаимодействие с Начальником ОВА по вопросам отчетности.

Начальника КАО предоставляет:

-  Утвержденные Отчеты по проверкам ЦФО для информирования, анализа и оценки эффективности.

-  Сводные отчеты по проверкам филиалов начальниками ОВК филиалов по видам функциональных контролей для анализа и оценки эффективности.

-  Запросы на корректировку утвержденных и разработку новых методик проверок филиалов по функциональным видам контроля с целью актуализации контролируемых рисков и действующего регламента.

Начальника КАО получает:

-  Инициативы на проведение дополнительных проверок по функциональным видам контроля для каждого проверяемого ЦФО (в т. ч. филиала) перед комплексной или специальной проверкой, по согласованию с Заместителем Генерального директора по внутреннему контролю, по новым нормативным и распорядительным документам (внешние и внутренние).

-  Оценку деятельности Ревизионной группы КАО и ОВК филиалов по проверкам ЦФО.

6.1.4 Взаимодействие с Департаментом филиалов по вопросам комплексных и специальных проверок филиалов.

Начальник КАО предоставляет:

-  Отчеты, распоряжения по итогам проведения комплексных и дополнительных проверок филиалов.

-  Аналитические материалы по итогам комплексных проверок филиалов.

-  Акты и распоряжения по итогам служебных расследований по инициативе Департамента филиалов.

-  Запросы на получение информации по текущей проблематике для учета в программах комплексных и специальных проверок филиалов.

Начальник КАО получает:

-  Заявки на проведение дополнительных проверок филиалов.

-  Запросы на предоставление аналитической информации по направлению региональных комплексных инспекций.

-  Запросы на проведение внутренних служебных расследований в филиалах и подразделениях ООО "ХХХ".

6.1.5 Взаимодействие с Заместителем Генерального директора по внутреннему контролю по вопросам планирования и отчетности по своей деятельности.

Начальник КАО предоставляет: Отчеты о проделанной работе.

Начальник КАО получает: указания, распоряжения по текущей деятельности, запросы на предоставление отчетов о деятельности КАО.

6.1.6 Взаимодействие с функциональными департаментами, отделами/ Начальниками функциональных департаментов и отделов по вопросам проверок филиалов.

Начальник КАО предоставляет:

-  Отчеты по проведению проверок подразделений.

-  Отчеты по проведению дополнительных проверок филиалов.

-  Аналитические отчеты по итогам проведения комплексных и специальных проверок филиалов.

Начальник КАО получает:

-  Заявки на проведение дополнительных проверок филиалов.

-  Запросы на предоставление аналитической информации по итогам комплексных проверок филиалов.

-  Информацию необходимую в ходе проверок подразделений ГП ООО "ХХХ".

6.2 Взаимодействие с Компаниями сегмента «Дистрибуция»

Начальник КАО, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:

6.2.1 С Руководителями Компаний сегмента «Дистрибуция» по вопросам проверок Компаний сегмента «Дистрибуция».

Начальник КАО предоставляет:

-  Отчеты, распоряжения по итогам проведения комплексных и дополнительных проверок Компаний сегмента «Дистрибуция».

-  Запросы на получение информации по текущей проблематике для учета в программах комплексных и специальных проверок.

Начальник КАО получает: Информацию необходимую в ходе проверок Компаний сегмента «Дистрибуция».

6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»

Начальник КАО, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:

6.3.1 Взаимодействие через Заместителя Генерального директора по внутреннему контролю ООО "ХХХ".

7 Показатели оценки деятельности

Деятельность Начальника КАО оценивается на основе следующих показателей:

7.1 Выполнение Графика проведения комплексных проверок филиалов, подразделение ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция» и подготовка отчетов по ним.

7.2 Качества и полноты проведения комплексных проверок филиалов, подразделений ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция».

7.3 Выполнения ВНД по организации отчетов по итогам комплексных проверок филиалов, компаний сегмента «Дистрибуция».

7.4 Выполнения ВНД по предоставлению аналитических отчетов по итогам комплексных проверок филиалов.

7.5 Качества предоставленных аналитических отчетов по итогам комплексных проверок филиалов.

8 Общекорпоративные нормы

Деятельность Начальника КАО регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1 Устав ООО "ХХХ".

8.2 Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" от 24.02.03.

8.3 Положение о Контрольно-Аналитическом отделе ПП-7 от 06.11. 03г.

8.4 Настоящее Положение.

8.5.Положение о планировании деятельности отделов (подразделений) ООО "ХХХ" П-283 от 05.06.01.

8.6. Положение о Стратегическом планировании ООО "ХХХ" П-230 от 30.05.00.

8.7. Методические рекомендации руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" М-99 от 08.05.03.

8.8. Порядок "Организация и проведение региональных комплексных инспекций филиалов" ПР-634 от 29.12.03.

8.9. Порядок "Обеспечение деятельности региональных комплексных инспекций при инспектировании филиалов ООО "ХХХ" ПР-638 от 19.01.04.

8.10. Порядок проведения служебных расследований в филиалах ООО "ХХХ" ПР-514 от 06.09.02.

9 Полномочия

Начальник КАО наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:

9.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных нормативными документами ООО "ХХХ", Таблицей Делегирования полномочий.

9.2 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно и функционально подчиненных подразделений в рамках внутренних корпоративных стандартов и правил.

9.3 Получает любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач, от менеджмента и сотрудников ООО "ХХХ" и подразделений.

9.4 Имеет согласованный прямой доступ ко всем электронным и бумажным информационным источникам в рамках выполнения возложенных задач.

9.5 Получает, по согласованию с Заместителей Генерального директора по внутреннему контролю, от сторонних организаций юридические, финансовые и другие профессиональные консультации на договорной основе.

10 Права

Начальник Контрольно-аналитического отдела имеет право:

10.1 Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

10.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.

10.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников.

10.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности КАО.

10.5 Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника КАО.

10.6 Издавать за своей подписью распорядительные документы по КАО по вопросам своей сферы деятельности.

10.7 Утверждать, планы, внутренние нормативные документы по КАО, а также другие организационные и технологические документы по КАО в области своей сферы деятельности.

10.8 Руководить работой заседаний, совещаний, советов, коллегиальных органов по вопросам сферы ответственности Начальника КАО.

10.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня Начальника Департамента, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.

10.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать Генеральному Директору ООО "ХХХ" кандидатов на должности:

-  Начальник группы КАО;

-  Начальник Ревизионной группы;

-  Ст. менеджер Ревизионной группы;

-  Менеджер Ревизионной группы;

-  Аудитор Ревизионной группы;

-  Начальник группы по работе с филиалами;

-  Менеджер по работе с филиалами;

-  Начальник ОВК региона;

-  Начальник ОВК филиала;

-  Менеджер ОВК филиала;

-  Ст. менеджер Аналитической группы;

-  Менеджер Аналитической группы;

-  Менеджер по административной работе.

10.11 Получать любую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

10.12 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;

10.13 Делегировать по предварительному согласованию с Заместителем Генерального директора по внутреннему контролю часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальнику КАО полномочий.

10.14 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.

11 Ответственность

Начальник КАО несет персональную ответственность перед Заместителем Генерального директора по внутреннему контролю за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

Начальник КАО ___п/верно____________ «___» ________ 20__ г.