- Алгоритм составления аналитической справки | материал на тему: | образовательная социальная сеть
- Аннотация или предисловие
- Понятие и структура справки
- Обжалование решения аттестационной комиссии
- Образец справки
- Как писать аналитическую справку
- Заключительная часть, выводы
- Образцы, как написать аналитическую справку
- Требования к оформлению справки
- Общие рекомендации
- Рекомендации по написанию справки
- Основная часть документа
- Что дает аналитическая справка
- Что такое и цели справки
- Пример образец
- Кто составляет аналитическую записку
- Подпись и приложения
- Нормативное регулирование
- Структура документа
- Сфера применения
- Шапка и название документа
- Аналитическая справка и записка
- Как написать аналитическую записку основные правила
Алгоритм составления аналитической справки | материал на тему: | образовательная социальная сеть
Сбор и обработка аналитической информации для написания аналитической справки
Аналитическая справка – итоговый документ, отражающий результаты аналитической деятельности управленца. Она содержит систематизированные, обобщенные и критически оцениваемые сведения по отдельным аспектам состояния образовательного процесса (системы).
Для грамотного написания аналитической справки необходимо знать:
Зачем мы анализируем?
Чтобы найти лучшее состояние для управляемого объекта и перевести его в это состояние.
Предмет, цель, задачи, состав и структура функции анализа
Педагогическим анализом называется функция управления школой (образовательной системой), направленная на изучение состояния, тенденций развития, объективную оценку результатов педагогического процесса и выработку на этой основе рекомендаций по упорядочению системы и переводу её в более высокое качественное состояние.
1.Предмет педагогического анализа – педагогический процесс
2.Цель педагогического анализа – обеспечение широты и глубины познавательной стороны управления школой (образовательной системой) как важнейшего фактора эффективности процесса управления.
3. Признаки, определяющие основания для классификации видов анализа:
- объект (что?) ;
- субъект (кем?) ;
- цели (для чего?) ;
- содержание (характер) ;
- повторяемость (как часто ?)
В общем плане педагогический анализ должен преследовать чисто практическую цель – содействовать улучшению работы образовательного подразделения (ОУ), служить основой для планового (перспективного) и оперативного управления деятельностью, стимулировать повышение качества образования.
Педагогический анализ как функцию управления:
- как и любой анализ, педагогический анализ как управленческая функция обеспечивает познавательную сторону процесса управления. Целью познания здесь является вскрытие причин положительных или отрицательных явлений учебно-воспитательного процесса для того, чтобы их развить или нейтрализовать, подготовив данные для принятия соответствующего управленческого решения;
- на результат педагогического анализа необходима моментальная управленческая реакция, т.е. он сразу используется практикой;
- в педагогическом анализе сроки его проведения ограничены ритмом и развитием учебно-воспитательного процесса, результаты не требуют такой тщательности и многогранной проверки как при научном исследовании.
При написании аналитической справки важно учитывать вид педагогического анализа, который Вы осуществляли. Существует классификация педагогического анализа по ряду признаков (Ю.Конаржевский):
–
–
Методологические принципы
При сборе аналитической информации необходимо помнить об основных принципах, которой она должна соответствовать принципам :
1. Принцип объективности – аналитику необходимо знать объективное содержание научного знания, чтобы определить истинное положение дел.
Принцип объективности предусматривает :
- отчленение существенных черт анализируемого объекта от несущественных, обусловленных временными, преходящими факторами развития педагогического явления, фиксацию внутренне и внешне присущих черт данному явлению, установление закономерностей в педагогическом процессе, учет как количественных, так и качественных характеристик для более полного понимания явления;
- признание всей сложности и противоречий в развитии педагогических явлений и процессов;
- исследование источника противоречий, логики их движения, учет их связи с противоречиями, обусловленными общими социальными закономерностями, с конкретными обстоятельствами возникновения и развития данного педагогического явления;
- выявление причинно-следственных связей, являющихся основой для распознания наиболее существенных сторон педагогического процесса;
- изучение руководителем школы каждого отдельного явления; признание субъектом анализа диалектического единства объективного и субъективного при первичности объективного.
2.Принцип детерминизма – утверждает причинную обусловленность всех педагогических явлений, является основой построения причинно-следственных связей
3.Принцип развития
Принцип развития можно сформулировать следующим образом: предметом анализа является ряд последовательных качественных и количественных изменений (предмета, явления), обладающих единой, общей и внутренней для них тенденцией к достижению определенного конечного результата. Иными словами, рассматривать предмет анализа следует в процессе возникновения, становления, изменения и развития.
Таким образом, принцип развития как методологический предъявляет к построению процесса педагогического анализа определенные требования. Они заключаются в необходимости :
- рассматривать предмет анализа в становлении и развитии ;
- вскрывать его противоречивый характер ;
- учитывать количественные и качественные изменения, переходы из одного состояния в другое;
- определять связь между прошлым, настоящим и будущим предмета анализа.
4. Принцип системного подхода – видение объекта как целостного образования, как системы, с ее компонентами и связями между ними.
Для этого принципа характерно стремление рассматривать школу как:
- определенное целостное образование, имеющее многообразие связей, относительно сложную структуру;
- выявление в этой системе элементов, ее составляющих, их качественную и количественную характеристики;
- вычленение элементов системы с целью установления и классификации связей данного множества;
- учет влияния внешней среды на учебно-воспитательный процесс;
- выделение среди огромного количества внутренних связей таких, которые обеспечивают жизнедеятельность анализируемого объекта или процесса как системы, устанавливая, сохраняя и поддерживая определенную упорядоченность ее элементов, понимание школы как иерархической системы (конкретной формой реализации взаимосвязи между различными уровнями системы как раз и является управление);
- представление о сложной системе как целостном действующем образовании, в котором наблюдаются «порождения свойств целого из свойств элементов и, наоборот, порождения свойств элементов из характеристики целого».
Таким образом, принцип системного подхода в педагогическом анализе предусматривает исследование школы как динамичной, целостной системы, взаимодействующей со средой, характеризующейся целесообразностью своей деятельности и наличием совокупности внутренних и внешних связей, среди которых управленческие играют основную роль.
5. Принцип главного звена – не фиксировать все увиденное, а найти главное, что существенно влияет на анализируемое явление. Определив его, можно нейтрализовать действие других факторов
Изучение главного воздействующего фактора, причин его возникновения дает возможность управленцу выработать меры по регулированию процесса и тем самым нейтрализовать действие других факторов, менее существенных или случайных. Поэтому любая программа анализа должна строиться на основе главного звена, или, как его ещё называют, принцип исключения.
Чтобы выделить основное звено, нужно знать его признаки, которые заключаются в следующем:
- главному звену сопутствуют такие условия, максимальное использование которых превращает возможность в действительность (использование этих условий дает возможность достичь цели кратчайшим путём);
- главное звено – это тот элемент системы, на который можно эффективно воздействовать (влиять надо на него в первую очередь, ибо без этого невозможно достичь цели, так как главное звено связано с другими звеньями необходимыми связями).
В процессе управления главные звенья могут меняться местами по мере разрешения тех или иных проблем. В том и состоит искусство управления, чтобы всегда находить такое звено и организовывать работу по разрешению основной для данного момента задачи.
Основывая свою деятельность на принципе главного звена, нельзя забывать о его связи с другими. В целом принцип главного звена помогает лучше ориентироваться в переплетении разнообразных проблем и задач, учит классифицировать, отделять главное от несущественного.
6. Принцип единства анализа и синтеза – анализ предполагает не только расчленение и дифференциацию содержания изучения объектов, но и их синтез и обобщение, показав единство и взаимную обусловленность
Последовательность действий, осуществляемая аналитиком при анализе (эта же логика сохраняется и при изложении материала в справке) можно представить в виде следующей таблицы:
Последовательность действий при анализе :
Этапы | Название этапа | Действия, производимые на этапе | Ключевые вопросы |
1 этап | Этап предварительной ориентации Дает возможность определить тенденцию развития явления или процесса, дав им положит. или отрицат.оценку, наметить направление, в котором должен развертываться весь будущий анализ | Сбор материала, закладка фундамента будущего анализа. Производится оценка обстановки, уяснение ситуации. Определение факторов, повлиявших положительно или отрицательно на анализируемый предмет и разбивка их на две группы: -факторы, сопровождающие данное явление -факторы, предшествующие его возникновению | Аналитик должн должен ответить себе на вопросы: «Что? Где? Когда?» «При каких сопутствующих условиях?» «Что необходимо выяснить?» |
2 этап | Этап раскрытия содержания предмета анализа (анализ субстанции) Позволяет выделить факторы-условия, сопровождавшие анализируемое явление, изучать силу влияния каждого из них на объект анализа и определить ведущие факторы-условия, ускорившие развитие этого процесса | Осуществляется путем декомпозиции, расчленения сложного на более простые составные части – подсистемы по принципу от простого к сложному, но более конкретному | «Что из себя представляет явление?» «При каких обстоятельствах оно развивалось?» «Какие условия и обстоятельства способствовали его появлению?» |
3 этап | Структурное описание предмета анализа (выявление причины) Позволяет изучить предмет анализа «изнутри» – его структуру, т.к. это позволяет установить системно ли он организовано | Надо решить триединую задачу: Во-первых, разобраться во внутреннем способе связи его элементов и подсистем, в совокупности свойств его ведущих элементов, в характере их взаимодействия. Во-вторых, рассмотреть взаимосвязь объекта с внешней средой. В-третьих, рассмотреть взаимосвязь объекта с причинными факторами, ему предшествующими | «Почему это произошло?» «Что лежит в основе возникновения и развития данного явления?» |
4 этап | Завершение анализа (анализ синтез) Позволяет через разработку конкретных предложений улучшить работу или состояние анализируемого объекта | Формулируются окончательные выводы, к которым предъявляются следующие требования:
| «Что необходимо сделать для ликвидации (или развития, если явление положительное)?» «Каким путем необходимо ликвидировать обнаруженную причину?» «При помощи каких средств возможно это сделать?» |
Это – общая схема анализа. Ее необходимо придерживаться как при сборе информации, так и при подготовке итогового доклада (справки).
Упрощенно можно определить следующую логику изложения имеющегося материала:
– вы определяете тезис (через цели и задачи анализа)
– раскрываете содержательный аспект этого тезиса
– находите положительное и отрицательное в разрешении данного вопроса
– выявляете проблемы
– определяете задачи
Рекомендации к составлению аналитической справки
Структура справки
1 часть – вводная (опорные вопросы: Что? Кем? Когда? Зачем?)
2 часть – аналитическая (Что и по каким причинам?)
3 часть – заключительная (Что рекомендуется?)
Содержание справки
- Вводная часть:
- предмет изучения
- сроки изучения
- тема проверки
- цель и программа проверки
- кто проверяет
- объем проделанной работы
- Аналитическая часть:
- общая характеристика изучаемого вопроса в ходе проверки;
- достоинства и недостатки его решения;
- факторы или условия, а также причины появления положительных или отрицательных сторон анализируемого объекта или явления. Установление причинно-следственных связей, обеспечивающих получение результатов. Т.о., в этой части справки необходимо ответить на каждый вопрос программы проверки, дать оценку достоинств в решении каждого из вопросов программы.
3.Заключительная часть:
- обобщить результаты анализа, сделать выводы;
- определить конкретные рекомендации с указанием сроков исполнения;
- указать сроки и формы подведения итогов.
4.Подпись составителя справки, дата составления справки.
Справка может содержать приложение:
- результаты анкетирования ;
- результаты контрольных срезов ;
- содержание контрольных работ, тестов ;
- учебно-методический комплекс по предмету;
- указатель литературы и др.
Более правильному написанию справки поможет программа проверки, которая должна содержать:
– цели проверки ;
– предмет проверки ;
– характеристику предмета проверки .
Справка заслушивается, обсуждается, по ней готовится приказ.
Справка должна быть представлена в двухнедельный срок после проведения проверки.
Справка предварительно зачитывается руководителям проверяемых ОУ с целью уточнения выводов, а затем представляется на коллектив.
- алгоритм проведения педагогического анализа, т.к. на его основе строится алгоритм написания справки
- основные положения и характеристики педагогического
анализа как функции управления ;
Анализ по объектам
– анализ системы в целом ;
– отдельного ОУ ;
– отдельной подсистемы
образовательного про-
цесса.
АНАЛИЗ ПО СУБЪЕКТАМ
– анализ деятельности
администрации ;
– анализ структурных под-
разделений ОУ
Анализ по объёму
– анализ полный, итоговый
(анализ итогов семестра,
года) ;
– тематический или локаль-
ный ;
– параметрический, анализи
рующий основные пара-
метры УВП
Анализ по цели
– с целью объективной
оценки деятельности ;
– с целью подведения ито-
гов работы, формулиров-
ки задач деятельности
коллектива;
– с целью выявления опре-
делённых педагогических
резервов ;
-с целью обобщения пере-
дового педагогического
опыта
и т.д.
Точность оценок, исключающая возможность их субъективного толкования
Аргументированность
Логическая
последовательность
изложения материала.
Чёткость построения
Основные
требования к
справке
принцип
детерминизма
принцип
развития
принцип единства
анализа и
синтеза
принцип
главного
звена
принцип
системного
подхода
принцип
объективности
Методологические
принципы
Аннотация или предисловие
Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.
Рассмотрим пример написания аналитических записок.
Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:
…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…
или
…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…
Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:
…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…
Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…
Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:
… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
Показатель, который анализировался | план | факт | % отклонения | причина |
Денежные поступления от реализации, руб | ||||
Складские остатки……… |
Понятие и структура справки
Аналитической справкой называют документальный отчет с внесением показателей различных исследований, которые специалисты проводят в любой сфере занятости. Справка обосновывает и формулирует,на основе доступной информации по различным областям, появившиеся проблемы, для решения которых всегда предлагается несколько вариантов. Документ фиксирует на бумаге результаты такого анализа.
Данные вносят поэтапно, используя логическую последовательность, обоснование, прогнозы, советы, выводы и точность в сведениях. Применяются собственные и дополнительные источники.
Бланк необходим для ведения экономической и финансовой деятельности предприятий всех форм собственности, при прохождении обязательной аттестации на повышение квалификации сотрудников, в учебных заведениях и студентам высших учебных заведений. Для каждой сферы требуют свой бумажный анализ.
С образцами разных видов справок можно ознакомиться здесь.
- Титульным листом (шапкой).
- Аннотацией (введением).
- Содержанием.
- Основной частью.
- Заключением.
- Визами.
- Приложением.
В шапке указывается предмет исследования, автор, город и дата. Аннотация повествует о целевом назначении документа,и может идти в виде заголовка. Здесь подразумеваются причины, методы, обстоятельства, целевые задачи и результаты работы конкретного объекта.
В заключении пишут выводы и рекомендации. Визируется справка подписями участников, проводивших аналитический анализ и составлявших бланк. К приложению прилагают схематические таблицы, графики и другие дополнительные источники, если они необходимы для раскрытия темы.
Важно! Общего стандарта по составлению аналитической справки нет, даже несмотря на предлагаемые положения ГОСТа. Вышеуказанную структуру считают ориентировочной (примерной).
Обжалование решения аттестационной комиссии
Информационно-аналитическая справка зачастую используется как образец и один из инструментов аттестации работника для присвоения ему разряда, категории или квалификации. Наглядный пример: аттестация педагогов и воспитателей. Подобная практика проводится один раз в пять лет, но по желанию работника может быть проведена и ранее.
При этом аналитическую справку работник составляет на себя самостоятельно, а уже аттестационная комиссия проверяет ее на актуальность и достоверность предоставленных сведений.
После проверки справки и прочей документации, аттестационная комиссия выносит решение о присвоении категории или оставлении без нее. Руководитель работника должен уведомить о решении комиссии.
Если сотрудник не согласен с решением аттестационной комиссией – он имеет право обжаловать решение. Что касается педагогов, то такие работники могут подать на обжалование в Департамент по аттестации научно-педагогических и научных работников. При этом следует понимать, что обжаловать саму оценку соответствия занимаемой должности можно только в суде, доказав предвзятость (к примеру, замешаны родственные связи).
Обжаловать решение можно также в судебном порядке.
У аналитической записки широкая сфера применения, из-за этого требования к ее составлению, формы и образцы устанавливаются внутренними нормативными актами (если таковые есть) и методическими рекомендациями определенной сферы применения (если такие установлены).
Образец справки
Иванова Наталья Ивановна, педагогический стаж 24 года, первая квалификационная категория.
В работе применяет следующие инновационные технологии: проектную, личностно-ориентированную, игровую, здоровьесберегающую. Осуществляет систематическую работу, связанную с заполнением электронной и бумажной версий портфолио воспитанников, применяет при этом информационно-коммуникативные навыки и умения.
В проектной работе осуществляет формировании позитивного отношения детей к окружающей действительности. Воспитатель старается раскрывать индивидуальные способности каждого ребенка, следит за личностным ростом детей.
Наблюдается позитивная динамика вовлеченности дошкольников в проектную работу, создание коллективных творческих работ за последние три года. Являясь воспитателем средней группы, Наталья Ивановна стремится к созданию для своих подопечных ситуации успеха.
Результаты проведенного мониторинга показали, что за последние три года наблюдалось повышение уровня формирования коммуникативных компетентностей, инициативности, исследовательского интереса, любознательности с 58 процентов (низкий уровень) до 80 процентов (высокий уровень).
Ежегодно наблюдается увеличение количества детей, которые участвуют в международных и всероссийских конкурсах. У воспитателя есть победители, призеры мероприятий, посвященных изучению дошкольниками правил дорожного движения.
Воспитатель за анализируемый промежуток времени провела работу по апробации проектной технологии на базе дошкольного образовательного учреждения. Ею были проведены педагогические проекты, направленные на коррекцию нарушений осанки, зрения дошкольников.
Работа осуществлялась в тесном контакте с медицинским работником ДОУ.
Как писать аналитическую справку
Аналитические справки могут потребоваться везде. Это обязательный документ при прохождении аттестации учителей, они требуются студентам вузов как подтверждение изучения специальной литературы, их пишут на производстве. Мы рассмотрим, что должно быть отражено в информационно-аналитической справке, посвященной экономической деятельности какой-либо компании, предприятия, фирмы.
Инструкция
2
Укажите общие сведения о
предприятии
: его наименование, юридический адрес, номер государственной регистрации, контактные телефон, факс, адрес электронной почты. Если
предприятие
имеет свой сайт, укажите его адрес в интернете. Приведите информацию о видах деятельности предприятия и характер собственности: государственная, частная, участие в банковском холдинге или финансово-промышленных группах, правовое положение.
Заключительная часть, выводы
Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям.
А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.
Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.
Рассмотрим образец аналитической записки (пример).
… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:
Ожидаемый экономический эффект | К какой дате, должны быть проведены мероприятия | Необходимые действия | Ответственный |
Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.
Образцы, как написать аналитическую справку
При написании аналитической справки важно понимание особенностей отрасли, о которой идет речь. Например, если речь идет об оформлении данного типа документа по ФГОС или для воспитателя в ДОУ, в него должны включаться такие критерии оценки работы с детьми, как:
- забота о сохранении и укреплении физического здоровья;
- помощь в личностном росте;
- проведение игрового досуга;
- умственное развитие.
Описывая, какими технологиями в своей работе пользуется определенный воспитатель, и какой результат они дают, можно сделать вывод об эффективности работы. Похожие принципы используются в других случаях (работа методиста, успеваемость в школе). При составлении справки об успеваемости определенных классов в школе идет сбор информации в разрезе по четвертям, по предметам, по программам преподавания.
Результаты аттестации у психолога должны отображаться в справке в следующем порядке: информация о причине приема, затем результат индивидуальных и комплексных занятий. В качестве заключения – итоговое состояние на определенный период.
Корректно составленная справка должна полностью отвечать на изначально поставленные вопросы целевой аудитории. Помимо этого, важны рекомендации, которые может дать исследователь по результатам изучения.
Требования к оформлению справки
Чтобы оформить аналитическую справку, необходимо ориентироваться на совокупность нормативных требований документоведения, а также учитывать особенности составления внутренней отчетности фирмы. Основное правило — документ должен быть написан понятно, с соблюдением норм и правил русского языка.
Текст печатается 12-м кеглем на листах формата А4, что обеспечивает комфортность чтения. Информация размещается на одной стороне листа. Величина левого отступа не должна быть меньше 3 см, чтобы в дальнейшем можно было подшить документ в папку. Ограничения по расстоянию справа – от 1,5 сантиметров, слева и снизу – как минимум по два сантиметра. Допускается незначительная коррекция всех полей, за исключением правого.
Первоочередное значение имеет актуальность и достоверность предоставленных данных. Цитаты и ссылки оформляются по общепринятым нормам. В перечень используемой литературы могут входить не только справочники, но и сайты, помогающие проводить исследовательскую работу, которые следует указывать в полном объёме.
Анализ следует излагать полно, но не слишком объёмно и не включать лишнюю для такого исследования информацию. Изложение документа должно кратко описывать проблему и раскрывать её полностью.
Общие рекомендации
https://www.youtube.com/watch?v=QqMfn78I004
Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:
- Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
- Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
- В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
- Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
- Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
- Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
- Более подробное раскрытие излагаемой темы.
- Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.
Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.
Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных
Рекомендации по написанию справки
Какова бы ни была цель составления аналитического документа, есть общие рекомендации, которые пригодятся составителю в любой области:
- Каждый из разделов лучше начинать с новой страницы.
- Не следует отклоняться от темы, подробно описывая, к примеру, историю школы, вуза или предприятия, если исследуемая проблема не вызвана прошлым.
- Используйте нумерацию и разделение на параграфы для более логичного структурирования текста.
- Если используются цитаты или ссылки на литературу, оформление ссылок должно также производиться по соответствующим нормам.
- Перечень литературы, которая применялась при составлении аналитической справки, лучше составить отдельно и разместить в качестве приложения к документу.
- Если как источник использовался интернет-ресурс, то он тоже должен быть указан. Причем лучше указывать полноразмерный вариант адреса, а не просто название сайта.
- Оптимальный размер справки — от 5 до 12 страниц.
- Следует избегать как чрезмерной краткости и неполного раскрытия материала, так излишнего раздувания объема текста.
- Следует описывать не только текущую ситуацию, но и, по возможности, прогноз ее развития в будущем.
Основная часть документа
В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:
- Описание проблемы, которая подлежала анализу.
- Методики, используемые при анализе.
Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.
Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.
Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.
Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%.
Что дает аналитическая справка
Справка чаще всего составляется учителями в образовательных учреждениях в рамках обязательных программ исследования школьных коллективов, уровня успеваемости отдельных учащихся. Такой документ прилагается в портфолио педагога и в дальнейшем учитывается при повышении категории, проведении аттестации на соответствие, премировании и т.п.
Заказать проведение того или иного исследования может практически любая компания. Чаще всего изучаются потребности клиентов, рыночная конъюнктура в той или иной сфере, на основе чего формулируются бизнес-стратегии развития на ближайшее время. Исследования проводятся маркетологами, социологами, психологами и другими экспертами. Они выступают исполнителями задания.
В качестве заказчиков могут быть:
- частные компании;
- федеральные и местные органы власти;
- предприниматели.
Задачи, ход исследования и его результаты оформляются в виде довольно большого документа, содержащего теоретическую и практическую часть. Поэтому для удобства восприятия информации создается специальная аналитическая справка, которая содержит краткие выдержки, отвечающие на конкретные вопросы.
Что такое и цели справки
Исследование работ, возникших проблем, анализ сложившейся ситуации – это основные причины составления аналитической справки. Цели такого документа сводятся:
- к выявлению проблемных участков. К примеру, почему на предприятии снизились продажи продукта, в то время как число заказчиков увеличилось, и цена осталась прежней;
- к разрешению проблемных участков. В аналитической записке должны быть даны выводы по сложившейся ситуации, а также мероприятия, которые решат данные проблемы;
- анализ сложившегося положения. Зачастую руководство заказывает аналитику по предприятию за квартал или прошедший год;
- для дачи оценки работы отделу, коллективу или отдельному работнику. Так, подобная аналитическая справка (пример написания есть на нашей странице) составляется для дальнейшей аттестации работника (менеджера, учителя, воспитателя, руководителя отдела и прочее).
Пример образец
Постарайтесь уместить информацию на 5-7 страниц печатного текста А4. Для удобства – в содержании бумаги должны быть включены наименования структурных частей справки.
Стандартные требования к оформлению сводятся к следующим характеристикам:
| Шрифт не менее 12 пунктов | Делайте отступы в справке: от левого края – 3 см, от нижнего и верхнего – 1,5 см, от правого – 2 см. Особенно придерживайтесь отступа с левого края – это необходимо для подшивки документа в папку |
| Печать только односторонняя | В конце справки поставьте подпись |
| На печатном документе не должно быть разводов, полос и других дефектов от принтера | Прилагаемые документы (акты, таблицы и схемы, счета и прочие) прикладывайте отдельно к разделу «Приложения» |
Кто составляет аналитическую записку
Обязанность составления аналитического документа ложится на плечи специализированного отдела, компании или сотрудника, который компетентен в таких вопросах.
В любом случае, составитель справки должен разбираться в вопросе, и, по необходимости, привлекать к работе сотрудников из других отделов для полноты раскрываемой в справке информации.
Кстати! В конце составленного документа указывается составитель и ставится его личная подпись.
При этом заказчиком бумаги может стать любое лицо:
- юридическое;
- частное;
- физическое, оформленное индивидуальным предпринимателем.
Также существуют специализированные компании, которые занимаются такой аналитикой.
Подпись и приложения
В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.
Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.
Нормативное регулирование
Написание аналитической записки не регламентируется каким-либо нормативно-правовым актом в целом. К такой бумаге не предъявляется жестких стандартов:
- не определена единая форма информационно-аналитической справки;
- не установлен единый образец;
- не установлены требования к структуре;
- не даны единые рекомендации по написанию документа.
Чтобы сориентироваться в правильности составления справки – используйте локальные нормативно-правовые акты, касающиеся написания таких документов, а также рекомендации, установленные управляющей компанией, или определенные в качестве отраслевых требований по составлению такой бумаги.
Структура документа
На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:
- шапка документа, название;
- аннотация;
- введение;
- суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
- выводы и заключение;
- подпись составителя и дата.
В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.
Сфера применения
Сфера применения аналитической записки – любая, где требуется проведение исследования. Таким образом, аналитическая справка используется в любой области: от производства до предоставления услуг.
Это может быть:
- исследование спроса на продукт или услугу;
- проведение анализа сложившегося экономического положения на предприятии;
- оценка эффективности деятельности структурного отдела;
- исследование конъюнктуры рынка;
- оценка профессиональных качеств структурной единицы или отдельного работника.
Шапка и название документа
Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.
Пример написания аналитических записок:
Руководителю ООО….
Ф.И.О
(от) кого
Руководитель структурного подразделения ….
Ф.И.О
Аналитическая записка
Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.
Аналитическая справка и записка
Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.
Как написать аналитическую записку основные правила
Поскольку единых требований к составлению аналитического документа нет, воспользуйтесь общими рекомендациями, которые пригодятся составителю (это требования к структуре, инструкции и образец документа).
