Адаптация персонала в компании и инструменты для нее – Блог Mirapolis

Адаптация персонала в компании и инструменты для нее – Блог Mirapolis Аналитика

7 советов, как сделать ваш удаленный онбординг более эффективным

«Адаптировать новых сотрудников удалённо – сложнее. Есть риск, что они не поймут корпоративную культуру, не вольются как следует в коллектив и не будут ощущать себя частью большой команды», – рассказывает основатель онлайн-школы английского EnglishDom Максим Сундалов.

Но команда Сундалова справилась с этой задачей: «85 % ребят, которых мы онбордили онлайн, прошли испытательный срок и ощущают себя полноценной частью команды», – с гордостью делится owner EnglishDom8. Как им это удалось?

Совет #1 Структурируйте онбординг на удалёнке

По данным исследования Silkroad 95 % компаний с низкой текучестью кадров имеют структурированный процесс адаптации9 новых сотрудников.

Мы предложили чек-лист преонбординга: вы можете взять его за основу и дополнить дальнейшими шагами. Включите в него действия и инструменты для адаптации нового специалиста: регламенты, локально-нормативные акты, рабочую документацию, видео и презентации, рассказывающие о вашей корпоративной культуре.

Совет #2Разбейте онбординг на временны́е отрезки

Это могут быть подготовка к работе, знакомство с командой, обучение, испытательный срок и т. д. – этапы и их продолжительность варьируются в зависимости от позиции сотрудника и специфики деятельности компании.

На каждом этапе проводите онлайн-встречи, на которых вы сможете обсудить, как протекает та или иная стадия адаптация и свериться с индивидуальным планом сотрудника на испытательный период. Это позволит вам владеть ситуацией и своевременно реагировать, если сотруднику требуется помощь.

Совет #3 Настройте регулярную обратную связь

Устраивайте с новичками короткие созвоны в конце рабочей недели, чтобы оперативно решать возникающие трудности и не проморгать внезапное изменение настроения перспективного кандидата по отношению к работе в вашей компании.

Если у вас есть основания считать, что новым сотрудникам некомфортно говорить о сложностях в формате личной беседы или таких сотрудников много (например, компания набирает пополнение в сервисный центр или открывает новый филиал), помните о таком инструменте сбора обратной связи, как пульс-опросы.

Совет #4 Создайте хэндбук для новых сотрудников 

Соберите материалы для адаптации персонала в одном месте: в специальной папке на общем диске или теме на корпоративном портале. Пусть это будет доступно сотруднику в любое время. 

Проще и быстрее всего создать единый текстовый документ. Но информация лучше воспринимается в виде наглядных схем, коротких видео и небольших текстов. Постепенно старайтесь от долгих и монотонных письменных инструкций переходить к более интерактивным форматам.

Пусть в вашей базе данных помимо имён и фотографий сотрудников будут презентации, посвященные организационной структуре компании и описанию основных бизнес-процессов. 

Расскажите о вашей миссии и целях. Поделитесь историями успеха и видео с конференций и корпоративов. Виртуальная «галерея славы» – отличный способ показать, как вы цените ваших сотрудников и в чём ключевая роль каждого из них.

Совет #5 Создайте виртуальный «курс молодого бойца»

В компании Bitobe разработан специальный онлайн-курс для новичков – «Твоя жизнь на планете Bitobe». Курс помогает новым сотрудникам постепенно осваивать новую рабочую среду и самостоятельно искать необходимую информацию.

Совет #6Включите новичка в общие коммуникативные каналы

Или расскажите о том, как он может к ним присоединяться самостоятельно. Но в 2-3 целевых канала лучше завести сотрудника целенаправленно. Важно на каждом шаге не забывать, что всё кажущееся вам очевидным, может пугать и повергать в ступор человека, который никогда не работал с тем или иным инструментом коммуникации.

Если сотрудников на испытательном сроке много, полезно создать для них отдельный канал, в котором они смогут задать вопросы наставнику или менеджеру по персоналу, отвечающему за адаптацию. Это в том числе частично решит проблему повторения одних и тех же вопросов для действующего сотрудника, так как все новенькие видят ответы ментора в едином окне.

Совет #7 Включите новичка в неформальные коммуникации

«Мафия», «Крокодил», чаты по интересам, онлайн-мастермайнд и другие неформальные активности помогают восполнить нехватку живого общения не только действующим сотрудникам, но и новым членам команды.

«90 % сотрудников отмечают, что работают более эффективно, используя геймификации в рабочих процессах. А 69 % планируют задержаться в компании на длительный срок, если она будет использовать нестандартные приёмы повышения мотивации», – сообщает РБК, ссылаясь на проведённые исследования10.

Aihr onboarding

CHECKLIST

 ЭТАП
2

Первыйдень

 Приветствие

❏    
Возьмите торт, пончики или шампанское

❏    
Обсудите повестку дня

❏    
Проведите экскурсию по офису

❏    
Представьте коллегам и команде

❏    
Обговорите 90-дневный план

❏    
Презентация компании

❏    
Недельная и месячная структура

❏    
Пригласите в календарь событий команды и календарь праздников

❏    
Предоставьте доступ к Ресурсам Сотрудника (руководство сотрудника,
форма расходов и т.д.)

 Практичные нюансы

❏    
WiFi-пароль

❏    
Форма удержания налога с заработной платы

❏    
Отправить информацию для системы расчета заработной платы при помощи
формы

❏    
Отсканируйте паспорт форму удержания налога разрешение на работу
(если необходимо) -> загрузите сюда

❏    
Сделайте фото для профиля

 Тренинг

❏    
Программное обеспечение для коммуникаций

❏    
Настройка электронной почты (подпись и т.д.)

❏    
Программное обеспечение для конкретной роли

Приветствие

  1. Возьмите торт, пончики или шампанское. Чтобы сделать этот день
    максимально праздничным, мы начинаем его с торта, пончиков или
    нескольких бутылок шампанского! Мы лакомимся этим со всеми обычно
    после обеда. Это дает прекрасную возможность встретиться со всей
    компанией, познакомиться с культурой компании и официально
    поприветствовать новичка в составе всей команды. 
  2. Обсудите повестку дня. Это происходит в самом начале дня. Здесь
    менеджер и сотрудник проходятся по плану на день. Это дает
    сотруднику структуру. 
  3. Экскурсия по офису. Это тоже происходит в первый час. Мы проводим
    экскурсию по офису: показываем кухню, как работает кофе-машина (это,
    наверное, самая важная часть тура), где уборные, показываем
    кабинеты, принтер, как закрывается офис, когда ты уходишь последним.
  4. Представление коллегам команда. Здесь мы представляем новичка всем
    в компании, обычно это происходит во время тура по офису. Встреча с
    его командой это еще более важный момент. Обычно мы планируем
    встречи 1-на-1 с каждым членом команды в первую неделю, об этом
    дальше в статье.
  5. 90-дневный план. Позднее, в первый день, новичку представляют
    90-дневный план. Он получает его и подробное пояснение к каждому его
    пункту. Это ключевой элемент в адаптации сотрудника и мы детально
    проработаем его позже.
  6. Презентация компании. Это презентация, которая проводится
    собственниками и в основном фокусируется на том, как компания
    работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуры. На этом
    этапе кандидат также получается представление о целях, миссии и
    видении компании, которые делятся со всеми сотрудниками.
  7. Недельная месячная структура. Здесь менеджер представляет новичку
    недельную и месячную структуру. Сюда входят наши ежемесячные
    напитки, бизнес-новости, еженедельный сюрприз на ланч, а также
    еженедельные и ежедневные встречи и много другое. 
  8. Пригласить в командный календарь событий календарь праздников.
    Кандидат добавляется в этот календарь активностей и получает доступ
    к календарю праздников. 
  9. Предоставить доступ к папке Ресурсов Сотрудника (руководство
    сотрудника, форма расходов и т.д.). Это более скучные активности, но
    не менее важные. 

Практичные моменты

  1. WiFi-пароль. Объяснения излишни. Если у вас есть централизованная
    IT-система, это должно быть выполнено там в первый день.
  2. Юридические вопросы. Включает в себя форму удержания налогов, скан
    паспорта и разрешение на работу. Эти активности могут отличаться в
    зависимости от вашего региона, но, тем не менее, очень важно
    позаботиться о них заранее.
  3. Отправить информацию для системы расчета заработной платы. Это можно
    легко сделать онлайн. Как это работает полностью зависит от системы
    вашей компании.
  4. Сделайте фото для профиля. Фото будет использоваться в нашем офисном
    программном обеспечении и на нашем сайте.
Дополнительный анализ:  Как работает wi-fi аналитика - PROBUSINESS.IO

Тренинг

  1. Программное обеспечение для коммуникаций и взаимодействия. Мы
    проводим обучение новых сотрудников использованию программ, которые
    мы используем. Это может быть MS Teams, Yammer,  Slack или
    другие программы, которые используются в вашей организации.
  2. Электронная почта. Этот пункт включает в себя базовое обучение в
    электронной почте, в том числе настройку подписи и политике
    автоответов об отсутствии сотрудника. 
  3. Прочее программное обеспечение, которое используется в этой роли.

На этом первый рабочий день завершается. Все эти активности занимают 4-6
часов. Остаток рабочего дня сотрудник может познакомиться с системами
или поработать со своим первым проектом. Обычно люди довольно
перегружены впечатлениями, поэтому не стоит от них ожидать многого в
остаток дня, просто дайте им немного времени передохнуть и отправьте
домой пораньше. Это особенный день и новичку стоит его
отпраздновать. 

Первая неделя

В первую неделю нужно сделать еще много вещей. Все это вы увидете в
шаблоне ниже.

Перевод

Команда

  1. Выберите ресторан. Каждую пятницу мы заказываем доставку на всю
    компанию и новенький может выбрать ресторан. Выбор ресторана,
    вероятно, самая сложная задача в первую неделю. Всегда есть
    несколько нетерпеливых коллег-гурманов, которые будут (очень) рады
    помочь.
  2. Индивидуальные встречи с прямыми коллегами. Обычно это делается в
    первый день, но в случае, если кого-то не было в этот день, такие
    встречи планируются и происходят в первую неделю.
  3. Один-на-один с нанимающим менеджером. На протяжении первой недели
    нанимающий менеджер будет встречаться с новеньким каждый день. Тем
    не менее, эта встреча призвана подвести итоги первой недели,
    оценить, что прошло хорошо и что стоит улучшить, и есть ли что-то,
    что еще стоит выполнить. 

Нужно сделать

  1. Подготовить рассказ об AIHR. Каждый новый сотрудник должен
    рассказать о том, что такое AIHR всем остальным в компании. Это
    помогает им хорошо и коротко сформулировать, что такое AIHR и чем мы
    все занимаемся.
  2. Добавить на страницу компании. Мы добавляем сотрудника на страницу
    команды “о нас”.
  3. Представить на LinkedIn. Мы всегда делимся информацией о нашем новом
    коллеге на LinkedIn. Это помогает наладить более тесную взаимосвязь
    с нашими клиентами. Обычно это превращается в немедленное
    взаимодействие заказчиков с новенькими, что нам очень
    нравится. 
  4. Планирование контрольных встреч в течение 90-дневного плана. Каждый
    месяц мы оцениваем прогресс по 90-дневному плану. Эти встречи
    планируются в первую неделю, чтобы структурировать процесс. 

Первые 90 дней

Здесь нам нужно поговорить о 90-дневном контрольном списке,
который  является основным продуктом всего процесса адаптации.
Многие моменты до сих пор были сфокусированы на создании отличного опыта
адаптации. Это очень важно. Однако, не менее важно иметь хорошее
представление о своих обязанностях. 

Как мы объясняли уже ранее, мы делаем это благодаря 90-дневному плану.
Такой план адаптации включает в себя ключевые обязанности и проекты, над
которыми человек будет работать. 

Перевод

[ФИ сотрудника] 90-ДНЕВНЫЙ ПЛАН

Привет, (имя)! Добро пожаловать в AIHR!

Это твой 90-дневный план. 90-дневный план это обзор всех твоих задач
на ближайшие 3 месяца. Мы считаем, что очень важно определить
ожидания. Это позволяет нам не лениться, просто не думая об
этом.  Этот план поможет нам предоставить тебе все необходимые
ресурсы, чтоб ты мог выполнять свою работу успешно, а также даст тебе
ясность, чего от тебя ожидают.

Компания растет и, конечно, какие-то задачи будут добавлены в
процессе. Однако, с самого начала тебе следуют сконцентриоваться
именно на ключевых обязанностях.
  В конце 90 дней мы проведем оценку твоей производительности,
основываясь в первую очередь на этом документе.

Ключевые обязанности (15 часов в неделю)

     
КУРС ПО МЕНЕДЖМЕНТУ ОТ AIHR АКАДЕМИИ

   
мониторинг обратной связи студента и отчет по этой обратной связи с
планом действий собственникам на ежемесячной основе

   
внедрение процесса обратной связи студентов по старым курсам

   
создание списка улучшений курса

   
увеличение NPS оценка до 60 индивидуально для каждой
сертификационной программы

   
обеспечение актуальной SHRM и HRCI сертификации

     
УПРАВЛЕНИЕ ПЛАТФОРМОЙ

   
оптимизация стратегии содержания для общества менеджеров, включая
привлечение релевантных SME для ответов на вопросы

   
координация и управление списком задач по платформе с помощью Mighty
Networks

     
УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ

   
управление командой по продукту: познакомиться с командой, понять их
мотивацию

   
оптимизировать процесс создания курса

   
1 раз в 2 недели участие во встречах управленческой команды и быть
примером для всей компании


Ключевые проекты (25 часов в неделю)

     
ПРОЕКТ ПО УЛУЧШЕНИЮ КУРСА

   
Первый опыт студента. Оптимизировать первый опыт студента. Цель – побуждать людей иметь
хороший опыт, как нового, так и вернувшегося студента, а также
уменьшение количества возврата денег.

   
Оптимизировать опыт окончания курса. Цель – получить плавный процесс, который занимает меньше времени,
интересный и захватывающий, как для нового, так и для вернувшегося
студента.

   
Обеспечить гармонизацию SHRM, DTEX и GDI курсов. Они разделены на HRBP CP и HRM CP, но не являются полностью
автономными/модульными. Это может затруднять процесс CP.

   
Программа цифровой HR-сертификации. DHRCP уже устаревший и имеет NPS – 42. Цель – получить NPS хотя бы
60. Сделать обзор различных курсов и удостовериться в современности
содержания.

   
Создать план масштабируемости ключевых проектов. Чтобы быть уважаемым институтом, который потенциально может
предложить сертификацию, нам нужно иметь серьезный выпускной экзамен
для каждого курса. Это должно быть заточено под студента и, в тоже
время, не затрагивать нас.

     
СОЗДАНИЕ НОВОГО КУРСА AIHR

   
Создание нового курса. Создать наброски сертификационной программы по организационной
эффективности и управлению изменениями c оглавлением, уроками и
учебными задачами. Мы планируем завершить этот курс примерно в
августе.

   
Создание более масштабируемого процесса производства курса. Оптимизировать существующий процесс создания курса с четко
определенными ролями и обязанностями, чтобы убедиться в
масштабируемости проекта.

   
Гарантия качества. Выстроить систему, которая поможет контролировать  и
гарантировать высшее качество новых курсов и сертификационных
программ. Цель – достичь 60 NPS для каждой новой сертификационной
программы.

     
САМОСТОЯТЕЛЬНО ВНИМАТЕЛЬНО ОЗНАКОМЬТЕСЬ С СОДЕРЖАНИЕМ АКАДЕМИИ

 90-дневный план создан для того, кого мы только наняли. Такой план
содержит в себе ключевые вызовы, с которыми столкнется человек, включая
управление платформой и командой. Мы постарались это сделать как можно
более соответствующим SMART: одна из задач – обеспечить уровень NPS
более 60 для каждой из наших сертификационных программ. 

Помимо обычных обязанностей (которые составляют 15 часов в неделю), есть
ключевые проекты (25 часов в неделю). Это разовые проекты, на которые
человек потратит время и завершит работу до истечения 90 дней.

Как вы могли заметить, 90-дневный план очень структурирован. Мы делаем
это специально, так как поняли, что практически невозможно дать слишком
много структуры на раннем этапе. Ожидается, что по прошествии этих 90
дней сотрудник будет готов к работе, и мы будем постепенно убирать
структуру в зависимости от развития сотрудника. Это будет зависеть от
того, как быстро сотрудник интегрируется, степени, в которой он может
работать самостоятельно и его квалификации/уровня компетенций.

Дополнительный анализ:  База в Таджикистане и силы ОДКБ пройдут боевую проверку — EADailyRU — Таджикистан. ОДКБ. Новости Таджикистана. Таджикистан новости сегодня.

Это показано в модели ситуативного лидерства, разработанной Херси и
Бланшаром. Эта модель показывает желаемое поддерживающее и директивное
поведение, в зависимости от развития человека. Когда человек только
присоединился к компании, он может быть экспертом мирового уровня, но он
новичок в вашем контексте. Это значит, что за некоторыми исключениями,
ему необходимо руководствоваться тем, как его поведение может наилучшим
образом способствовать реализации стратегии организации и какое
поведение является наиболее важным и может оказать наибольшее влияние.
Вот почему 90-дневный план так критичен.

В конце первого года

Хотя не все могут считать, что адаптация сотрудника должна длиться год,
это хороший момент, чтобы официально завершить процесс адаптации.
Проведите заключительную «адаптацию» со своим сотрудником – в сочетании
с его первой ежегодной оценкой эффективности, если хотите, – в которой
вы охватите:

  • практическую сторону дела, как упоминалось выше (хотя на данный
    момент это больше не должно быть проблемой!)
  • связанные с работой вещи; как работают ваши новые сотрудники?
  • их будущее в компании; вы можете начать говорить о программах
    обучения и развития в вашей компании, спросите об их предпочтениях и
    амбициях в этом отношении и т.д.
  • спросите их еще раз, что они думают об адаптации, и чего, по их
    мнению, не хватает / есть ли у них какие-либо предложения, чтобы
    сделать этот процесс еще лучше

5 лучших практик процесса адаптации

Давайте закончим это руководство по адаптации сотрудников несколькими
практическими советами, которые вы можете применить в своей организации
уже сегодня.

  1. Интегрированные HR-практики. В идеальном мире 90-дневный план
    формируется на основании должностной инструкции и описании вакансии.
    90-дневный план должен включать  в себя в первую очередь
    причины, по которым эта позиция была создана, и должен четко
    отображать описание должности и вакансии. Если это не так, кандидат
    по сути подавал заявку на другую работу. Другими словами, когда
    человек выходит на работу и видит, что реальная работа отличается от
    той, на которую он претендовал, результат – несчастливый сотрудник и
    значительно большая вероятность того, что он покинет компанию в
    первый год работы. Вот почему так важно интегрировать эти
    HR-практики, создавать отличные объявления, соответствующие описанию
    должности и вакансии, а также  90-дневному плану.
  2. Использование контрольных листов. Мы поделились с вами шаблонами
    контрольных листов для процесса адаптации. Наш совет – скопировать
    их и использовать. Учитывая, что менеджер адаптирует новеньких,
    очень здорово, когда он может распечатать контрольные листы,
    положить у себя на столе и просматривать их каждый день, проверяя.
    Это дает структуру и гарантирует, что необходимые шаги
    сделаны. 
  3. Последовательная адаптация. Ваши контрольные листы хороши настолько,
    насколько они последовательны. Если у менеджеров есть контрольные
    листы, но они их не используют, практика адаптации сразу же
    ухудшится. Введите контрольные листы и убедитесь, что они
    последовательно используются. Вы настолько хороши, насколько хорошо
    ваше последнее исполнение, поэтому сфокусируйтесь на этом и
    последовательно выполняйте.
  4. Оценивайте. Эти контрольные листы у нас работают, но они еще не
    финализированы. Со временем мы получаем отзывы, улучшаем наш
    процесс, настраиваем детали и оптимизируем процесс адаптации. В
    конце концов, нужно, чтоб ваш процесс адаптации стал вашим
    собственным. У вашей организации есть своя собственная культура,
    истории, привычки. Привяжите опыт адаптации к ним, поскольку они
    передают вашу культуру новым сотрудникам. 
  5. Создайте эффективные рабочие процессы. Процесс, который мы вам дали,
    представляет собой аналоговое решение, в основном на бумаге.
    Наверняка в вашей организации уже есть процесс адаптации. Внедрите
    идеи, которые вы почерпнули из этой статьи в существующие
    процессы.  У каждой организации, будь то компания с десятком
    сотрудников, сотней или тысячами, разные системы и процессы, которые
    они используют. Однако сделайте процесс персональным. Одна из
    причин, почему все, кто присоединяются к нашей компании, говорят,
    что мы провели самую лучшую адаптацию, в том, что мы делаем процесс
    максимально персонализированным и даем каждому столько внимания,
    сколько это возможно с самого начала. Убедитесь, что какие бы
    рабочие процессы вы ни использовали в своей организации, вы
    используете адаптацию как способ построения личной и прочной связи
    между непосредственным руководителем и сотрудником.

На этом мы завершаем статью об адаптации сотрудников, в которой мы
объяснили этот процесс, дали вам конкретные шаги и предоставили серию
контрольных списков, которые вы можете использовать в своей организации
для эффективной адаптации новых сотрудников. Удачи!

Корпоративная адаптация и технологии

Несколько слов о корпоративной адаптации и технологиях. Пока что
рассмотренный нами процесс адаптации в основном подходит для стартапов и
малых и средних предприятий. В более крупных организациях, со
значительно большим количеством новых сотрудников (и текучестью),
становится необходимым более автоматизированный и цифровой процесс. И
хотя, менеджеры, конечно же,  по-прежнему должны принимать участие
в вовлечении новых сотрудников, заботы по всему процессу адаптации берет
на себя  HR-департамент. 

Естественно, как только вы достигли определенного числа новеньких,
аналоговый процесс становится нерабочим. Чтобы обеспечить
последовательность процесса адаптации и убедиться, что все пункты
остаются выполненными, вы можете использоваться программное обеспечение.
Этот вид технологий не только автоматизирует (частично) процесс, но и
создает взаимодействие с новыми сотрудниками с самого начала (то есть на
этапе перед приемом на работу), уделяя особое внимание тому, чтобы:

  • избавиться от бумажной волокиты
  • выслать (практическую) информацию о компании
  • познакомить новых сотрудников с их коллегами

В заключение

Адаптация сотрудника это как медовый месяц на работе. Когда ты
закладываешь основу для крепких, долгосрочных отношений между
работодателем и сотрудником.  Отсутствие хорошо структурированного
процесса адаптации имеет серьезные (финансовые) последствия.

Когда речь идет о построении хорошей программы адаптации, есть несколько
моментов, о которых стоит помнить. Конечно, есть и практическая сторона
процесса, например, проверка того, что все необходимые документы в
порядке и что у ваших новых сотрудников есть все необходимое
оборудование и программное обеспечение, готовое к работе в первый день в
офисе.

Но точно также важно позаботиться и о другой стороне адаптации. Той,
которая касается взаимодействия с вашими новыми сотрудниками с момента
их подписания предложения, четкого понимания ожиданий, ознакомления их с
культурой и ценностями вашей компании и помощи им в знакомстве со своими
будущими коллегами.

В зависимости от имеющегося у вас бюджета вы можете автоматизировать и
оптимизировать (большую часть) процесса адаптации сотрудников. Это не
только сэкономит вам много времени, но и будет большим подспорьем в
обеспечении того, чтобы ваши новые сотрудники получили отличный старт в
вашей организации. И повысит шансы на счастливую жизнь вместе.

Faq

Что такое адаптация?

Адаптация сотрудника – это процесс, во время которого новенький
знакомится с организацией, людьми и культурой компании, которой он
присоединился. 

Почему адаптация важна?

Адаптация важна, потому что, с одной стороны, она помогает новым
сотрудникам начать работать как можно быстрее, а с другой – формирует у
них важнейшие первые впечатления о компании.

Каков наилучший процесс адаптации сотрудников?

Каждая организация индивидуальна, но хороший процесс адаптации
структурирован, постоянно развивается и, что, возможно, самое главное,
очень персональный.

Как долго должна длиться адаптация персонала?

Как долго длится период адаптации может варьироваться, но отличное время
для официального завершения процесса адаптации через год.

Дополнительный анализ:  uXprice – Мониторинг и анализ цен конкурентов. Автоматический парсинг цен интернет магазинов. Сервис отслеживания цен в интернете.

Принципы эффективного удалённого онбординга

Чтобы сократить период адаптации и повысить эффективность ваших мероприятий по интеграции сотрудника, важно наличие списка задач с контрольными точками, цель которого – помочь с освоением профессиональных требований. Обычно его составляют руководитель и наставник, но полезно и участие HR-a.

Включите в план расписание дистанционных встреч и рабочих совещаний. Продумайте площадку проведения, цели и метрики. Составляя план действий, учитывайте психотип сотрудника, его опыт и квалификацию.

Первые три месяца работы обычно очень насыщенные для сотрудника. Новичкам приходится адаптироваться в разных направлениях:

  1. осваивать пул рабочих задач и основную зону ответственности, 
  2. учиться работать в корпоративных цифровых пространствах,
  3. знакомиться с коллегами и их стилем общения,
  4. изучать корпоративные правила;
  5. справляться со стрессом на новом месте,
  6. учиться принимать самостоятельные решения.

Что делать в это время специалисту по адаптации сотрудника?

  1. Осуществлять поддержку сотрудника в его первый рабочий день и далее.
  2. Брать обратную связь у сотрудника об успехах.
  3. Давать обратную связь по работе и околорабочим вопросам сотрудника.

Разработанная программа адаптации поможет и HR-специалисту, и новому сотруднику отслеживать прогресс его погружения в рабочие вопросы и изучения корпоративной культуры.

Уделите новому сотруднику достаточно времени. Он должен видеть, что в нём и его квалификации заинтересованы: так он почувствует себя более уверенно. Это поможет снизить стресс, который обычно возникает у людей при выходе на новую работу.

Основным упущением HR-специалистов является полностью замкнутая система удалённой адаптации персонала, которая не предполагает дальнейший выход сотрудников в офлайн-среду. Такие активности реальной жизни, как разговор с коллегой по телефону, дополняют онлайн-коммуникации, помогая сотрудникам устанавливать более глубокие связи друг с другом.

HR-руководитель делового журнала Fortune Майкл Дж. Вессон, рассказывая о преимуществах информационной ориентации удалённого онбординга, рекомендует уделить особое внимание коммуникационными процессам, с которыми на практике чаще всего возникают сложности11.

Онбординг на удалёнке не так сложен, как может показаться. Главное – правильно выстроить шаги по адаптации нового сотрудника, чтобы достичь эффективности в работе. 

Это способствует решению таких задач,  как:

Налаженный удалённый онбординг поможет сделать из перспективного новичка лояльного сотрудника, которому ценности компании понятны и близки. Такой работник быстро прокачает любые hard и soft skills, чтобы решать задачи на благо компании и выстраивать продуктивную коммуникацию даже дистанционно.

  1. ВЦИОМ: число работающих удаленно россиян во время пандемии возросло в восемь раз // Тасс. 2020.
  2. Дома работники: число россиян на удаленке выросло за год в 110 раз // Известия. Максим Ходыкин. 2020.
  3. Причины увольнения сотрудников // Исследование технологической Hr-компании Hibob. 2021
  4. Буллинг на работе: кто и почему подвергается травле со стороны коллег // Husle. Константин Волков.2020.
  5. Вебинар «Удалённая адаптация и онбординг сотрудников» // Hurma. Роман Дронов. 2020.
  6. Онбординг по полочкам: как принимать новичков, чтобы они хотели остаться в вашей компании // Work.UA. Алина Белкина.
  7. Онбординг: как мы адаптируем сотрудников на удалёнке // Habr.2020.
  8. Онбординг на удалёнке, как мы адаптируем сотрудников // AIN.UA. Максим Сундалов. 2021
  9. Как улучшить онбординг нового сотрудника: подход с точки зрения Customer Experience // HR-portal. Дмитирий Силаев. 2021
  10. Как геймификация помогает командам работать на удалёнке // РБК тренд. Антон Зима.
  11. Онлайн-онбординг, как адаптировать новых сотрудников удалённо // BITOBE

Чем адаптация на удалёнке отличается от обычного онбординга?

Онлайн-онбординг отличается от обычной адаптации сотрудников не только и не столько удалённым режимом работы, сколько дополнительными вызовами, с которыми сталкивается новичок, HR-специалист как его проводник и ближайшие коллеги как «принимающая команда».

Но есть и плюсы – искусственный интеллект, который активно развивается в изменившейся рабочей среде, помогает HR-специалистам эффективнее проводить предварительную оценку кандидатов и делать на её основе более точные прогнозы их успешного или неуспешного внедрения в компанию.

Признаки некачественного онбординга5

Первый месяц в компании очень важен для нового сотрудника: именно в этот период принимается взаимное решение работника и компании – сотрудничать или продолжать поиск. Огромное влияние на результат оказывает система адаптации персонала, действующая в организации.

Есть ряд прямых и косвенных признаков, указывающих, что ваша система адаптации работает неэффективно: 

  • ценные сотрудники увольняются на этапе прохождения испытания,
  • новички приступают к работе без энтузиазма или быстро теряют его,
  • процесс адаптации затягивается, снижая общую производительность труда и качество оказываемых услуг,
  • проблемные зоны остаются скрытыми от руководителей и HR-специалистов,
  • новые сотрудники отказываются от участий в корпоративных мерприятиях,
  • в некоторых отделах наблюдается текучка из-за конфликтов руководителя и новых сотрудников,
  • микроклимат в организации становится токсичным,
  • аналитические показатели лояльности персонала к компании снижаются,
  • компания начинает терять проверенных сотрудников,
  • у компании начались проблемы с репутацией на рынке труда.

Чек-лист преонбординга для HR-специалистов6

Чтобы адаптация удалённого сотрудника, которого вы с таким трудом подобрали после отсева сотен резюме и десятков интервью, прошла успешно, полезно структурировать этот процесс. И первый, подготовительный этап – это преонбординг специалиста.

Преонбординг начинается с момента принятия новым сотрудником оффера и заканчивается его первым выходом на работу. Обычно в зависимости от срочности вакансии он длится от пары дней до двух-трех недель. В преонбординг входят следующие 5 шагов.

Шаг 1. Рабочее место на удалёнке

Задача HR-а – узнать у будущего сотрудника о наличии оборудованной рабочей зоны и инструментов, которые ему нужны для нормального выполнения обязанностей. Если чего-то не хватает, компания так или иначе предоставляет это сотруднику.

Шаг 2. Настройка доступов к корпоративной среде

Важный этап – предоставить новому сотруднику доступы ко всем внутренним сервисам компании, которые могут понадобится для работы. Если сотрудник не всем умеет пользоваться (например, никогда раньше не работал в CRM-системах), на предварительном этапе его обучают работе с внутренними инструментами организации.

Шаг 3. Составление плана работ на прохождение испытания

Важно договориться «на берегу», что считается успешным или неуспешным прохождением испытательного срока. Это внесёт ясность и облегчит принятие окончательного решение и вам, и сотруднику.

Шаг 4. Выбор наставника на период адаптации

Первое время сотрудник, которого вы подобрали, будет нуждаться в постоянном проводнике. В некоторых случаях наставником может остаться HR-менеджер, но чаще это непосредственный руководитель, более опытный коллега или бизнес-тренер компании. 

В любом случае, новые сотрудники должны знать, что есть по крайней мере один человек, которому можно задавать вопросы обо всём, с чем они сталкиваются, включая элементы новой для них корпоративной культуры. Это стоит прописать в программе адаптации.

Шаг 5. Подготовка команды к присоединению нового игрока

Самое простое, что можно сделать, – это небольшое оповещение о том, что команда расширяется, и скоро появится новый сотрудник, который возьмёт на себя часть старых и много новых процессов. 

Полезно сразу задать сотрудникам тональность реакции: напомнить им, как важно поприветствовать коллегу в первый день и просто дать понять, что коллеги открыты для коммуникации.

Некоторые эксперты HR советуют создать у сотрудника ощущение, что вы его очень ждали: 

  • отправить в первый рабочий день welcome-письмо с тёплым приветствием, контактами непосредственных коллег, ссылками на необходимые информационные ресурсы и планом работы на ближайшие недели;
  • провести предварительную беседу с отделом и попросить старших сотрудников по возможности помогать и всячески поддерживать новичка на первое время.

«Адаптация переносилась легче, так как я была не одна – нас таких было четверо. Коллеги постоянно брали обратную связь: уточняли все ли в порядке, заботились. А также решали вообще любой вопрос или просьбу», – рассказывает Анна, младший бизнес-аналитик NAUMEN7.

Оцените статью
Аналитик-эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector